Das uns versprochene „papierlose Büro“ scheint für viele Menschen nie anzukommen. Die Realität ist jedoch, dass heute ein papierloses Büro hier ist, wenn Sie es nutzen möchten.
Wenn Sie immer noch jemand sind, der E-Mails, Webseiten und andere Dokumente druckt, können Sie jetzt aufhören. Es gibt bessere Möglichkeiten, Ihre Informationen im Auge zu behalten und schneller darauf zuzugreifen. Schließlich können Sie auf physischen Papierstücken nicht nach Wörtern suchen.
Der Fall gegen das Drucken
Das Drucken ist kostspielig und unpraktisch und erfordert häufig teure Tintenpatronen, Druckerpapier und neue Drucker, wenn dieser billige Tintenstrahldrucker unvermeidlich ausfällt. Das ganze Papier wird zu Unordnung, die richtig organisiert sein muss, sonst finden Sie nie das, wonach Sie suchen. Sie können nicht darauf zugreifen, wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind, Sie können nicht danach suchen und Sie haben nur eine Kopie, sodass Sie in Schwierigkeiten sind, wenn jemals etwas passiert.
Drucken war notwendig, wenn Computer schwere Steine waren, die an Schreibtischen befestigt waren. Wir gehen jetzt mit Computern in der Tasche, Tablets, die ungefähr die Größe eines Blattes Papier haben können, und Cloud-Diensten herum, die alle Ihre Dokumente auf allen Ihren Geräten sichern und synchronisieren können. Sie können nach Dokumenten suchen, die Sie anhand der darin enthaltenen Wörter gespeichert haben, sodass Sie kein kompliziertes Ablagesystem einrichten und beherrschen müssen.
Wie man nicht druckt
Wir Geeks haben vielleicht schon vor langer Zeit aufgehört zu drucken, aber es gibt viele Leute da draußen, die immer noch regelmäßig E-Mails und Webseiten drucken. Wir werden versuchen, einige Tipps anzubieten, die Sie vom Drucker wegführen und zu einer neuen Methode zum Speichern und Organisieren von Informationen führen, die sinnvoll sind.
- Erstellen Sie ein digitales Archiv : Zunächst möchten Sie entscheiden, wo Sie Dinge speichern möchten, anstatt sie zu drucken. Es ist hilfreich, einen einheitlichen Speicherort zu haben, an dem Sie alles speichern. Wir empfehlen eine Art Cloud-Dienst, der auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird, damit Sie auf Smartphones und Tablets sowie auf Ihrem PC darauf zugreifen können. Viele Leute benutzen Evernote als Archiv für alle ihre Notizen und Dokumente, aber Sie können sich auch dafür entscheiden, in einem Cloud-Speicherdienst wie zu speichern Dropbox , Google Drive , oder Microsoft OneDrive . Wenn Sie den lokalen Speicher wirklich bevorzugen, können Sie Ihre Dateien in einem einzigen Ordner auf Ihrem PC speichern - aber sichern Sie ihn unbedingt. Dies ist weniger praktisch, da Sie Dateien manuell auf Ihre anderen Geräte kopieren müssen, wenn Sie sie an anderer Stelle anzeigen möchten.
- In PDF drucken : Alles, was Sie drucken möchten - ob Quittung, Dokument, E-Mail oder Webseite - kann in eine PDF-Datei gedruckt werden. Zunächst müssen Sie Installieren Sie einen PDF-Drucker auf Ihrem Windows-Computer . Anschließend können Sie den Druckvorgang wie gewohnt durchführen und den virtuellen PDF-Drucker auswählen. Sie erhalten eine Datei, die Sie in Evernote oder Dropbox speichern können.
- E-Mails drucken : E-Mails können auf die gleiche Weise als PDF gedruckt werden. Sie können auch versuchen, sie zu markieren (wenn Sie Google Mail verwenden) oder sie einem speziellen Ordner oder Label hinzuzufügen, auf das Sie später verweisen können. Sie können später von jedem Gerät mit einem E-Mail-Client auf diese E-Mails zugreifen - ohne Drucken.
- Webseiten drucken : Wenn Sie Webseiten drucken, auf die später verwiesen wird, können Sie sie stattdessen als PDF drucken. Sie können sie auch mit einem Lesezeichen versehen, um sie später anzuzeigen ( Ihre Lesezeichen können auf allen Ihren Geräten synchronisiert werden ). Wenn Sie die Webseite später lesen möchten, verwenden Sie einen Dienst wie Tasche oder Instapaper um eine Liste der Dinge zu erstellen, die Sie lesen möchten. Dienste wie diese nehmen eine Webseite, konvertieren sie in einen lesbaren Artikel, der nur aus Text besteht, und speichern sie sogar offline auf Mobilgeräten, damit Sie die Webseite später lesen können, ohne sie drucken zu müssen.
- Karten drucken : Sie sollten keine Karten drucken müssen, wenn Sie ein Smartphone mit GPS haben. Wenn Sie Google Maps verwenden, können Sie sich bei der Google Maps-App anmelden und eine Liste der auf der Google Maps-Website durchgeführten Suchvorgänge auf Ihrem PC anzeigen. Sie können die Karte natürlich auch einfach als PDF ausdrucken.
- fa Dokumente : Einige verkalkte alte Unternehmen verlangen immer noch Faxe. Sie können einen Dienst wie verwenden Hallo Fax Faxe über das Internet senden. HelloFax bietet fünf kostenlose Faxe pro Monat an - dies sollte mehr als genug für Privatanwender sein, die nur gelegentlich ein Unternehmen faxen müssen.
- Wenn jemand auf gedruckten Dokumenten besteht : Leider bestehen einige Organisationen immer noch auf gedruckten Dokumenten. Daran führt kein Weg vorbei. Wenn sie kein PDF per E-Mail erhalten, müssen Sie möglicherweise drucken.
- Was tun mit Ihren alten Papierdokumenten? : Es ist einfacher, papierlos voranzukommen, als alle alten Papierdokumente methodisch in digitale Versionen umzuwandeln - das kann eine Menge Arbeit sein. Trotzdem können Sie Ihre alten Dokumente mit einem Scanner in PDF-Dateien scannen.
Verwenden Ihrer digitalen Dateien
Ihr digitaler Arbeitsbereich bietet jetzt eine Reihe von Vorteilen, die Papier nicht bietet:
- Backup : Ihre Dateien werden gesichert, wenn Sie sie mit einem Dienst wie Evernote, Dropbox, Google Drive oder SkyDrive gespeichert haben. Wenn Ihr Haus niederbrennt, verlieren Sie Ihre wichtigen Dokumente nicht.
- Suche : Sie können ganz einfach alle Ihre elektronischen Dokumente durchsuchen, um die benötigten Dokumente zu finden, ohne Berge von Papier zu durchsuchen. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive und sogar Windows - alle verfügen über Volltextsuchfunktionen.
- Überall zugreifen : Auf Ihre Papiere kann von einem PC, Smartphone oder Tablet aus überall zugegriffen werden. Wenn Sie unterwegs sind und etwas nachschlagen müssen, können Sie dies von Ihrem Smartphone aus tun, anstatt nach Hause zu gehen und Ihre Papiere zu durchsuchen.
- Keine Unordnung : Sie müssen sich nicht um das Speichern, Organisieren, Platzieren und Entstören Ihrer Dokumente kümmern.
- Keine Druckkosten: Wenn Sie keine teure Tinte, billige Drucker und Stapel Druckerpapier kaufen müssen, sparen Sie Geld.
Natürlich sind einige Dokumente möglicherweise zu sensibel, um online gespeichert zu werden. In solchen Situationen können Sie immer die Verschlüsselung verwenden - Erstellen Sie einen verschlüsselten Container und speichern Sie es in einem Dienst wie Dropbox, Google Drive oder SkyDrive. Personen benötigen das Kennwort, bevor sie auf Ihre Dokumente zugreifen können.
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