우리가 약속 한“종이없는 사무실”은 많은 사람들에게 결코 도착하지 않는 것 같습니다. 그러나 현실은 당신이 그것을 활용하고 싶다면 오늘날 종이없는 사무실이 여기에 있다는 것입니다.
여전히 이메일, 웹 페이지 및 기타 문서를 인쇄하는 사람이라면 지금 중지 할 수 있습니다. 정보를 추적하고 더 빨리 액세스 할 수있는 더 좋은 방법이 있습니다. 결국 실제 종이에서 단어를 검색 할 수는 없습니다.
인쇄 반대 사례
인쇄는 비용이 많이 들고 불편하며 값싼 잉크젯 프린터가 필연적으로 실패 할 경우 종종 값 비싼 잉크 카트리지, 프린터 용지 및 새 프린터가 필요합니다. 모든 종이는 적절하게 정리되어야하는 어수선 해집니다. 그렇지 않으면 원하는 것을 찾을 수 없습니다. 사무실 밖에서는 액세스 할 수없고, 검색 할 수도없고, 사본이 하나뿐이므로 문제가 발생해도 문제가 발생합니다.
컴퓨터가 책상에 붙어있는 무거운 벽돌 일 때는 인쇄가 필요했습니다. 이제 주머니 속 컴퓨터, 종이 한 장 크기에 가까운 태블릿, 모든 장치에서 모든 문서를 백업하고 동기화 할 수있는 클라우드 서비스를 들고 다닙니다. 저장 한 문서를 포함 된 단어로 검색 할 수 있으므로 복잡한 파일링 시스템을 설정하고 마스터 할 필요가 없습니다.
인쇄하지 않는 방법
우리 괴짜들은 오래 전에 인쇄를 중단했을지 모르지만 여전히 이메일과 웹 페이지를 정기적으로 인쇄하는 많은 사람들이 있습니다. 프린터를 사용하지 않고 의미있는 정보를 저장하고 구성하는 새로운 방법을 안내하는 몇 가지 팁을 제공하려고 노력할 것입니다.
- 디지털 파일 캐비닛 만들기 : 먼저 인쇄하는 대신 저장할 위치를 결정해야합니다. 모든 것을 저장하는 하나의 일관된 위치를 갖는 것이 도움이됩니다. 스마트 폰과 태블릿은 물론 PC에서도 액세스 할 수 있도록 모든 기기에서 동기화되는 일종의 클라우드 서비스를 권장합니다. 많은 사람들이 사용 Evernote 모든 메모와 문서를 보관할 수 있지만 다음과 같은 클라우드 스토리지 서비스에 저장할 수도 있습니다. 드롭 박스 , 구글 드라이브 , 또는 Microsoft OneDrive . 로컬 저장소를 선호하는 경우 파일을 PC의 단일 폴더에 저장할 수 있지만 반드시 백업하십시오. 다른 기기에서 파일을 보려면 파일을 다른 기기에 수동으로 복사해야하므로 편리하지 않습니다.
- PDF로 인쇄 : 영수증, 문서, 이메일 또는 웹 페이지 등 인쇄하려는 모든 항목을 PDF 파일로 인쇄 할 수 있습니다. 먼저 Windows 컴퓨터에 PDF 프린터 설치 . 그런 다음 가상 PDF 프린터를 선택하여 정상적으로 인쇄 프로세스를 진행할 수 있습니다. Evernote 또는 Dropbox와 같은 곳에 저장할 수있는 파일을 받게됩니다.
- 이메일 인쇄 : 이메일도 같은 방법으로 PDF로 인쇄 할 수 있습니다. 별표 표시 (Gmail을 사용하는 경우)하거나 나중에 참조 할 수있는 특수 폴더 또는 라벨에 추가 할 수도 있습니다. 나중에 인쇄 할 필요없이 이메일 클라이언트가있는 모든 장치에서 이러한 이메일에 액세스 할 수 있습니다.
- 웹 페이지 인쇄 : 나중에 참조하기 위해 웹 페이지를 인쇄하는 경우 대신 PDF로 인쇄 할 수 있습니다. 나중에 볼 수 있도록 책갈피를 지정할 수도 있습니다 ( 북마크는 모든 기기에서 동기화 될 수 있습니다. ). 나중에 웹 페이지를 읽으려면 다음과 같은 서비스를 사용하십시오. 포켓 또는 Instapaper 읽고 싶은 내용의 목록을 만들 수 있습니다. 이와 같은 서비스는 웹 페이지를 가져와 읽을 수있는 텍스트 전용 기사로 변환하고 모바일 장치에 오프라인으로 저장하여 나중에 인쇄하지 않고도 웹 페이지를 읽을 수 있도록합니다.
- 지도 인쇄 : GPS 기능이있는 스마트 폰이 있으면지도를 인쇄 할 필요가 없습니다. Google지도를 사용하는 경우 Google지도 앱에 로그인하여 PC에서 Google지도 웹 사이트에서 검색 한 목록을 볼 수 있습니다. 물론지도를 PDF로 인쇄 할 수도 있습니다.
- fa 문서 : 석회화 된 일부 오래된 사업체는 여전히 팩스를 요구합니다. 다음과 같은 서비스를 사용할 수 있습니다. HelloFax 웹을 통해 팩스를 보냅니다. HelloFax는 한 달에 5 개의 무료 팩스를 제공합니다.이 정도면 업무에 가끔씩 만 팩스를 보내야하는 가정 사용자에게 충분합니다.
- 누군가가 인쇄 된 문서를 요구할 때 : 안타깝게도 일부 조직에서는 여전히 인쇄 된 문서를 고집합니다. 이 문제를 해결할 방법이 없습니다. 이메일로 PDF를 가져 오지 않는 경우 인쇄해야 할 수 있습니다.
- 오래된 종이 문서로해야 할 일 : 모든 오래된 종이 문서를 체계적으로 디지털 버전으로 변환하기로 결정하는 대신 종이없는 방식으로 진행을 시작하는 것이 더 쉽습니다. 이는 많은 작업이 될 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 스캐너를 사용하여 이전 문서를 PDF 파일로 스캔 할 수 있습니다.
디지털 파일 사용
이제 디지털 작업 공간에는 종이에없는 여러 가지 이점이 있습니다.
- 지원 : Evernote, Dropbox, Google Drive 또는 SkyDrive와 같은 서비스에 파일을 저장 한 경우 파일이 백업됩니다. 집이 불에 타도 중요한 문서를 잃어 버리지 않습니다.
- 검색 : 모든 전자 문서를 쉽게 검색하여 많은 종이를 훑어 보지 않고도 필요한 문서를 찾을 수 있습니다. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, 심지어 Windows까지 모두 전체 텍스트 검색 기능이 있습니다.
- 어디서나 액세스 : 논문은 PC, 스마트 폰, 태블릿 등 어디서나 열람 할 수 있습니다. 밖에 나가서 무언가를 찾아봐야 할 경우 집에 가서 서류를 뒤지는 대신 스마트 폰에서 할 수 있습니다.
- 어수선 함 없음 : 문서 저장, 정리, 공간 확보 및 정리에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
- 인쇄 비용 없음 : 값 비싼 잉크, 값싼 프린터, 프린터 용지 더미를 구입할 필요가 없다면 비용을 절약 할 수 있습니다.
물론 일부 문서는 너무 민감하여 온라인에 저장할 수 없습니다. 이와 같은 상황에서는 항상 암호화를 사용할 수 있습니다. 암호화 된 컨테이너 생성 Dropbox, Google Drive 또는 SkyDrive와 같은 서비스에 저장합니다. 사람들이 문서에 액세스하려면 암호가 필요합니다.
이미지 크레딧 : Flickr의 Sarah Kolb-Williams , Flickr의 cellanr , Flickr의 jeremyfoo
