"Kantor tanpa kertas" yang dijanjikan kepada kami tampaknya tidak pernah tiba bagi banyak orang. Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa kantor tanpa kertas ada di sini hari ini jika Anda ingin memanfaatkannya.
Jika Anda masih seseorang yang mencetak email, halaman web, dan dokumen lain, Anda dapat berhenti sekarang. Ada cara yang lebih baik untuk melacak informasi Anda dan mengaksesnya dengan lebih cepat - lagipula, Anda tidak dapat menelusuri kata-kata di selembar kertas fisik.
Kasus Melawan Pencetakan
Pencetakan mahal dan tidak nyaman, membutuhkan kartrid tinta, kertas printer, dan printer baru yang seringkali mahal ketika printer inkjet murah itu pasti gagal. Semua kertas menjadi berantakan yang harus diatur dengan benar, atau Anda tidak akan pernah bisa menemukan apa yang Anda cari. Anda tidak dapat mengaksesnya saat Anda jauh dari kantor, Anda tidak dapat menelusurinya, dan Anda hanya memiliki satu salinan sehingga Anda mendapat masalah jika terjadi sesuatu padanya.
Pencetakan diperlukan ketika komputer adalah batu bata berat yang menempel di meja. Kami sekarang berjalan-jalan dengan komputer di saku kami, tablet yang dapat mendekati ukuran selembar kertas, dan layanan cloud yang dapat mencadangkan dan menyinkronkan semua dokumen Anda di semua perangkat Anda. Anda dapat menelusuri dokumen yang telah Anda simpan dengan kata-kata yang ada di dalamnya sehingga Anda tidak perlu menyiapkan dan menguasai sistem pengarsipan yang rumit.
Bagaimana Tidak Mencetak
Kami para geek mungkin sudah lama berhenti mencetak, tetapi ada banyak orang di luar sana yang masih mencetak email dan halaman web secara teratur. Kami akan mencoba menawarkan beberapa kiat untuk memandu Anda keluar dari printer dan ke cara baru menyimpan dan mengatur informasi yang masuk akal.
- Buat Kabinet File Digital : Pertama, Anda pasti ingin memutuskan di mana Anda akan menyimpan sesuatu daripada mencetaknya. Ini membantu untuk memiliki satu lokasi yang konsisten di mana Anda menyimpan semuanya. Kami akan merekomendasikan beberapa jenis layanan awan yang disinkronkan di semua perangkat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya di ponsel cerdas dan tablet serta PC Anda. Banyak orang menggunakan Evernote sebagai arsip mereka untuk semua catatan dan dokumen mereka, tetapi Anda juga dapat memilih untuk menyimpan ke layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox , google Drive , atau Microsoft OneDrive . Jika Anda benar-benar lebih suka penyimpanan lokal, Anda dapat menyimpan file Anda ke satu folder di PC Anda - tetapi pastikan untuk mencadangkannya. Ini akan menjadi kurang nyaman karena Anda harus menyalin file ke perangkat lain secara manual jika Anda ingin melihatnya di tempat lain.
- Cetak ke PDF : Apa pun yang ingin Anda cetak - baik itu tanda terima, dokumen, email, atau halaman web - dapat dicetak ke file PDF. Pertama, Anda harus melakukannya instal printer PDF di komputer Windows Anda . Anda kemudian dapat melalui proses pencetakan seperti biasa, memilih printer PDF virtual. Anda akan mendapatkan file yang dapat Anda simpan di sesuatu seperti Evernote atau Dropbox.
- Mencetak Email : Email dapat dicetak ke PDF dengan cara yang sama. Anda juga dapat mencoba memberi bintang pada mereka (jika Anda menggunakan Gmail) atau menambahkannya ke folder atau label khusus di mana Anda dapat merujuknya nanti. Anda dapat mengakses email ini nanti dari perangkat apa pun dengan klien email - tidak perlu mencetak.
- Mencetak Halaman Web : Jika Anda mencetak halaman web untuk referensi nanti, Anda dapat mencetaknya ke PDF. Anda juga dapat mem-bookmark mereka untuk melihatnya nanti ( bookmark Anda dapat disinkronkan di semua perangkat Anda ). Jika Anda ingin membaca halaman web nanti, gunakan layanan seperti Saku atau Instapaper untuk membuat daftar hal-hal yang ingin Anda baca. Layanan seperti ini mengambil halaman web, mengubahnya menjadi artikel yang dapat dibaca, hanya teks, dan bahkan menyimpannya secara offline di perangkat seluler sehingga Anda dapat membaca halaman web nanti tanpa harus mencetak.
- Mencetak Peta : Anda tidak perlu mencetak peta jika Anda memiliki ponsel cerdas dengan GPS. Jika Anda menggunakan Google Maps, Anda dapat masuk ke aplikasi Google Maps dan melihat daftar penelusuran yang telah Anda lakukan di situs web Google Maps pada PC Anda. Anda juga bisa mencetak peta ke PDF, tentunya.
- dokumen fa : Beberapa bisnis lama yang mengalami kalsifikasi masih menuntut faks. Anda dapat menggunakan layanan seperti HelloFax untuk mengirim faks melalui web. HelloFax menawarkan lima faks gratis per bulan - ini seharusnya lebih dari cukup untuk pengguna rumahan yang hanya sesekali perlu mengirim faks untuk bisnis.
- Ketika Seseorang Meminta Dokumen Cetak : Sayangnya, beberapa organisasi masih bersikeras untuk mencetak dokumen. Tidak ada jalan keluar dari ini. Jika mereka tidak mau mengambil PDF melalui email, Anda mungkin harus mencetaknya.
- Apa yang Harus Dilakukan Dengan Dokumen Kertas Lama Anda : Lebih mudah untuk memulai tanpa kertas daripada memutuskan untuk mengonversi semua dokumen kertas lama Anda ke versi digital secara metodis - itu bisa menjadi pekerjaan yang berat. Namun demikian, Anda dapat memindai dokumen lama Anda ke file PDF dengan pemindai.
Menggunakan File Digital Anda
Ruang kerja digital Anda sekarang memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dimiliki kertas:
- Cadangan : File Anda dicadangkan jika Anda menyimpannya dengan layanan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah Anda terbakar, Anda tidak akan kehilangan dokumen penting Anda.
- Cari : Anda dapat dengan mudah mencari di semua dokumen elektronik Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa harus melewati tumpukan kertas. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, bahkan Windows - semuanya memiliki fitur pencarian teks lengkap.
- Akses Di Mana Saja : Kertas Anda dapat diakses di mana pun Anda berada dari PC, smartphone, atau tablet. Jika Anda keluar dan perlu mencari sesuatu, Anda dapat melakukannya dari ponsel cerdas Anda daripada pulang dan mencari-cari di kertas Anda.
- Tidak Ada Clutter : Anda tidak perlu khawatir tentang menyimpan, mengatur, menyediakan ruang untuk, dan mendeklarasikan dokumen Anda.
- Tanpa Biaya Pencetakan: Jika Anda tidak perlu membeli tinta mahal, printer murah, dan tumpukan kertas printer, Anda akan menghemat uang.
Tentu saja, beberapa dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara online. Dalam situasi seperti ini, Anda selalu dapat menggunakan enkripsi - buat penampung terenkripsi dan menyimpannya di layanan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang akan membutuhkan kata sandi sebelum mereka dapat mengakses dokumen Anda.
Kredit Gambar: Sarah Kolb-Williams di Flickr , cellanr di Flickr , jeremyfoo di Flickr
