Det "papirløse kontor", som vi blev lovet, ser aldrig ud til at ankomme for mange mennesker. Virkeligheden er dog, at et papirløst kontor er her i dag, hvis du vil drage fordel af det.
Hvis du stadig er en person, der udskriver e-mails, websider og andre dokumenter, kan du stoppe nu. Der er bedre måder at holde styr på dine oplysninger og få adgang til dem hurtigere - du kan trods alt ikke søge efter ord på fysiske stykker papir.
Sagen mod udskrivning
Udskrivning er dyrt og ubelejligt og kræver ofte dyre blækpatroner, printerpapir og nye printere, når den billige inkjetprinter uundgåeligt fejler. Alt det papir bliver rod, der skal organiseres ordentligt, ellers kan du aldrig finde det, du leder efter. Du kan ikke få adgang til det, når du er væk fra kontoret, du kan ikke søge på tværs af det, og du har kun en kopi, så du er i problemer, hvis der nogensinde sker noget med det.
Udskrivning var nødvendig, når computere var tunge mursten, der sad fastgjort til skriveborde. Vi går nu rundt med computere i lommerne, tablets, der kan tilnærme størrelsen på et stykke papir, og cloud-tjenester, der kan sikkerhedskopiere og synkronisere alle dine dokumenter på tværs af alle dine enheder. Du kan søge efter dokumenter, du har gemt med de ord, de indeholder, så du ikke behøver at konfigurere og mestre et kompliceret arkivsystem.
Sådan udskrives ikke
Vi nørder er måske stoppet med at udskrive for længe siden, men der er mange mennesker derude, der stadig udskriver e-mails og websider regelmæssigt. Vi prøver at tilbyde nogle tip, der kan guide dig væk fra printeren og til en ny måde at gemme og organisere information, der giver mening.
- Opret et digitalt arkivskab : Først vil du beslutte, hvor du gemmer ting i stedet for at udskrive dem. Det hjælper med at have en ensartet placering, hvor du gemmer alt. Vi vil anbefale en slags skytjeneste, der synkroniseres på tværs af alle dine enheder, så du kan få adgang til dem på smartphones og tablets samt din pc. Mange mennesker bruger Evernote som deres arkiv for alle deres noter og dokumenter, men du kan også vælge at gemme i en cloud storage-tjeneste som Dropbox , Google Drive , eller Microsoft OneDrive . Hvis du virkelig foretrækker lokal opbevaring, kan du gemme dine filer i en enkelt mappe på din pc - men sørg for at sikkerhedskopiere det. Dette vil være mindre praktisk, da du bliver nødt til manuelt at kopiere filer til dine andre enheder, hvis du vil se dem andre steder.
- Udskriv til PDF : Alt hvad du måske vil udskrive - uanset om det er en kvittering, et dokument, en e-mail eller en webside - kan udskrives til en PDF-fil. Først skal du installer en PDF-printer på din Windows-computer . Du kan derefter gennemgå udskrivningsprocessen som normalt ved at vælge den virtuelle PDF-printer. Du får en fil, som du kan gemme i noget som Evernote eller Dropbox.
- Udskrivning af e-mails : E-mails kan udskrives til PDF på samme måde. Du kan også prøve at stjerne dem (hvis du bruger Gmail) eller føje dem til en speciel mappe eller etiket, hvor du senere kan henvise til dem. Du kan få adgang til disse e-mails senere fra enhver enhed med en e-mail-klient - intet behov for udskrivning.
- Udskrivning af websider : Hvis du udskriver websider, der skal henvises til senere, kan du udskrive dem til PDF i stedet. Du kan også bogmærke dem for at se dem senere ( dine bogmærker kan synkroniseres på tværs af alle dine enheder ). Hvis du vil læse websiden senere, skal du bruge en tjeneste som Lomme eller Instapaper for at oprette en liste over ting, du vil læse. Tjenester som disse tager en webside, konverterer den til en læsbar, kun tekstartikel og gemmer den endda offline på mobile enheder, så du kan læse websiden senere uden at skulle udskrive.
- Udskrivning af kort : Du skal ikke skulle udskrive kort, hvis du har en smartphone med GPS. Hvis du bruger Google Maps, kan du logge på Google Maps-appen og se en liste over søgninger, du har foretaget på Google Maps-webstedet på din pc. Du kan naturligvis også bare udskrive kortet til PDF.
- fa-dokumenter : Nogle forkalkede gamle virksomheder kræver stadig fax. Du kan bruge en tjeneste som HelloFax at sende faxer over internettet. HelloFax tilbyder fem gratis fax pr. Måned - dette skal være mere end nok for hjemmebrugere, der kun lejlighedsvis har brug for at faxe en virksomhed.
- Når nogen insisterer på trykte dokumenter : Desværre insisterer nogle organisationer stadig på trykte dokumenter. Der er bare ingen at komme rundt om dette. Hvis de ikke tager en PDF via e-mail, skal du muligvis udskrive.
- Hvad skal jeg gøre med dine gamle papirdokumenter : Det er lettere at starte fremad på en papirløs måde i stedet for at beslutte at metodisk konvertere alle dine gamle papirdokumenter til digitale versioner - det kan være meget arbejde. Ikke desto mindre kan du scanne dine gamle dokumenter til PDF-filer med en scanner.
Brug af dine digitale filer
Dit digitale arbejdsområde har nu en række fordele, som papir ikke har:
- Backup : Dine filer er sikkerhedskopieret, hvis du har gemt dem med en tjeneste som Evernote, Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Hvis dit hus brænder ned, mister du ikke dine vigtige dokumenter.
- Søg : Du kan let søge på tværs af alle dine elektroniske dokumenter for at finde de dokumenter, du har brug for, uden at sigtes gennem bjerge papir. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive og endda Windows - de har alle søgefunktioner i fuldtekst.
- Adgang overalt : Du kan få adgang til dine papirer hvor som helst du er fra en pc, smartphone eller tablet. Hvis du er ude og har brug for at slå noget op, kan du gøre det fra din smartphone i stedet for at gå hjem og grave igennem dine papirer.
- Ingen rod : Du behøver ikke bekymre dig om at gemme, organisere, skabe plads til og fjerne dine dokumenter.
- Ingen udskrivningsomkostninger: Hvis du ikke har brug for at købe dyrt blæk, billige printere og bunker printerpapir, sparer du penge.
Naturligvis kan nogle dokumenter være for følsomme til at blive gemt online. I situationer som denne kan du altid bruge kryptering - oprette en krypteret container og gem den i en tjeneste som Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Folk har brug for adgangskoden, før de kan få adgang til dine dokumenter.
Billedkredit: Sarah Kolb-Williams på Flickr , cellanr på Flickr , jeremyfoo på Flickr
