Обещанный нам «безбумажный офис», похоже, многим так и не дойдет. Однако реальность такова, что безбумажный офис существует сегодня, если вы хотите им воспользоваться.
Если вы все еще печатаете электронные письма, веб-страницы и другие документы, вы можете остановиться прямо сейчас. Есть более эффективные способы отслеживать свою информацию и быстрее получать к ней доступ - в конце концов, вы не можете искать слова на физических листах бумаги.
Дело против печати
Печать - дело дорогостоящее и неудобное, требуя зачастую дорогих картриджей с чернилами, бумаги для принтера и новых принтеров, когда этот дешевый струйный принтер неизбежно выходит из строя. Вся эта бумага превращается в беспорядок, который необходимо правильно организовать, иначе вы никогда не сможете найти то, что ищете. Вы не можете получить к нему доступ, когда находитесь вдали от офиса, вы не можете выполнять поиск по нему, и у вас есть только одна копия, поэтому у вас будут проблемы, если с ней что-нибудь случится.
Печать была необходима, когда компьютеры представляли собой тяжелые кирпичи, прикрепленные к столам. Теперь мы ходим с компьютерами в карманах, планшетами, которые могут быть размером примерно с лист бумаги, и облачными службами, которые могут создавать резервные копии и синхронизировать все ваши документы на всех ваших устройствах. Вы можете искать сохраненные вами документы по словам, которые они содержат, поэтому вам не придется настраивать и осваивать сложную файловую систему.
Как не печатать
Мы, гики, возможно, давно перестали печатать, но есть много людей, которые до сих пор регулярно печатают электронные письма и веб-страницы. Мы постараемся предложить несколько советов, которые помогут вам перейти от принтера к новому способу сохранения и упорядочивания информации, который имеет смысл.
- Создать цифровой файловый кабинет : Во-первых, вам нужно решить, где вы будете сохранять файлы, а не печатать их. Это помогает иметь одно постоянное место, где вы все сохраняете. Мы бы порекомендовали какой-то облачный сервис, который синхронизируется на всех ваших устройствах, чтобы вы могли получить к ним доступ на смартфонах и планшетах, а также на вашем ПК. Многие используют Evernote в качестве своего архива для всех своих заметок и документов, но вы также можете сохранить в облачном хранилище, например Dropbox , Гугл драйв , или Microsoft OneDrive . Если вы действительно предпочитаете локальное хранилище, вы можете сохранить свои файлы в одной папке на своем компьютере, но обязательно сделайте резервную копию. Это будет менее удобно, поскольку вам придется вручную копировать файлы на другие устройства, если вы хотите просмотреть их где-нибудь еще.
- Распечатать в PDF : Все, что вы хотите распечатать, будь то квитанция, документ, электронное письмо или веб-страница, можно распечатать в файле PDF. Во-первых, вам нужно установить PDF-принтер на свой компьютер с Windows . Затем вы можете продолжить процесс печати как обычно, выбрав виртуальный принтер PDF. Вы получите файл, который можно сохранить в Evernote или Dropbox.
- Печать электронных писем : Электронные письма можно распечатать в формате PDF таким же образом. Вы также можете попробовать пометить их звездочкой (если вы используете Gmail) или добавить их в специальную папку или на ярлык, где вы сможете ссылаться на них позже. Вы можете получить доступ к этим электронным письмам позже с любого устройства с почтовым клиентом - печатать не нужно.
- Печать веб-страниц : Если вы распечатываете веб-страницы для последующего просмотра, вы можете распечатать их в формате PDF. Вы также можете добавить их в закладки, чтобы просмотреть их позже ( ваши закладки могут синхронизироваться на всех ваших устройствах ). Если вы хотите прочитать веб-страницу позже, используйте такую услугу, как Карман или Instapaper чтобы создать список того, что вы хотите прочитать. Подобные службы принимают веб-страницу, преобразуют ее в читаемую статью, состоящую только из текста, и даже хранят ее в автономном режиме на мобильных устройствах, чтобы вы могли читать веб-страницу позже, не распечатывая.
- Печать карт : Вам не нужно распечатывать карты, если у вас есть смартфон с GPS. Если вы используете Google Maps, вы можете войти в приложение Google Maps и просмотреть список поисков, которые вы выполнили на веб-сайте Google Maps на своем компьютере. Вы также можете, конечно, просто распечатать карту в формате PDF.
- документы fa : Некоторые обыкновенные старые предприятия по-прежнему требуют факсов. Вы можете использовать такую услугу, как HelloFax для отправки факсов через Интернет. HelloFax предлагает пять бесплатных факсов в месяц - этого должно быть более чем достаточно для домашних пользователей, которым требуется лишь изредка отправлять факсы в бизнес.
- Когда кто-то настаивает на распечатанных документах : К сожалению, некоторые организации по-прежнему настаивают на печатных документах. Этого просто не избежать. Если они не получат PDF-файл по электронной почте, возможно, вам придется его распечатать.
- Что делать со старыми бумажными документами : Проще начать безбумажный путь, вместо того чтобы методично преобразовывать все свои старые бумажные документы в цифровые версии - это может потребовать много работы. Тем не менее, вы можете сканировать свои старые документы в файлы PDF с помощью сканера.
Использование ваших цифровых файлов
У вашего цифрового рабочего места теперь есть ряд преимуществ, которых нет у бумаги:
- Резервное копирование : Ваши файлы будут скопированы, если вы сохранили их с помощью такой службы, как Evernote, Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Если ваш дом сгорит, вы не потеряете важные документы.
- Поиск : Вы можете легко искать нужные документы во всех своих электронных документах, не просматривая горы бумаги. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, даже Windows - все они имеют функции полнотекстового поиска.
- Доступ везде : Ваши документы могут быть доступны в любом месте с ПК, смартфона или планшета. Если вас нет дома и вам нужно что-то найти, вы можете сделать это со своего смартфона, а не идти домой и копаться в своих документах.
- Без беспорядка : Вам не нужно беспокоиться о хранении, упорядочивании, освобождении места для документов и расшифровке их.
- Нет затрат на печать: Если вам не нужно покупать дорогие чернила, дешевые принтеры и стопки бумаги для принтеров, вы сэкономите деньги.
Конечно, некоторые документы могут быть слишком конфиденциальными для хранения в Интернете. В подобных ситуациях вы всегда можете использовать шифрование - создать зашифрованный контейнер и сохраните его в сервисе, таком как Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Людям потребуется пароль, прежде чем они смогут получить доступ к вашим документам.
Кредит изображения: Сара Колб-Уильямс на Flickr , Cellanr на Flickr , jeremyfoo на Flickr
