Het "papierloze kantoor" dat ons was beloofd, lijkt voor veel mensen nooit aan te komen. De realiteit is echter dat er vandaag een papierloos kantoor is als u er gebruik van wilt maken.
Als u nog steeds iemand bent die e-mails, webpagina's en andere documenten afdrukt, kunt u nu stoppen. Er zijn betere manieren om uw informatie bij te houden en er sneller toegang toe te krijgen. U kunt immers niet naar woorden op fysieke stukjes papier zoeken.
De zaak tegen afdrukken
Afdrukken is duur en lastig, en vereist vaak dure inktpatronen, printerpapier en nieuwe printers wanneer die goedkope inkjetprinter onvermijdelijk het begeeft. Al dat papier wordt rommel die goed moet worden georganiseerd, anders kun je nooit vinden wat je zoekt. Je hebt er geen toegang toe als je niet op kantoor bent, je kunt er niet in zoeken en je hebt maar één exemplaar, dus je hebt problemen als er ooit iets mee gebeurt.
Afdrukken was nodig als computers zware stenen waren die aan bureaus waren bevestigd. We lopen nu rond met computers in onze zakken, tablets die ongeveer zo groot kunnen zijn als een stuk papier en cloudservices die een back-up kunnen maken van al uw documenten en deze kunnen synchroniseren op al uw apparaten. U kunt documenten die u heeft opgeslagen zoeken op de woorden die ze bevatten, zodat u geen ingewikkeld archiveringssysteem hoeft op te zetten en te beheersen.
Hoe niet te printen
Wij geeks zijn misschien al lang geleden gestopt met afdrukken, maar er zijn veel mensen die nog steeds regelmatig e-mails en webpagina's afdrukken. We zullen proberen enkele tips te geven om u weg te leiden van de printer naar een nieuwe manier om informatie op te slaan en te ordenen die logisch is.
- Maak een digitale archiefkast : Ten eerste moet u beslissen waar u dingen opslaat in plaats van ze af te drukken. Het helpt om één consistente locatie te hebben waar u alles opslaat. We raden een soort cloudservice aan die op al uw apparaten wordt gesynchroniseerd, zodat u ze zowel op smartphones en tablets als op uw pc kunt openen. Veel mensen gebruiken Evernote als hun archief voor al hun aantekeningen en documenten, maar u kunt er ook voor kiezen om op te slaan in een cloudopslagdienst zoals Dropbox , Google Drive , of Microsoft OneDrive . Als u echt de voorkeur geeft aan lokale opslag, kunt u uw bestanden opslaan in een enkele map op uw pc, maar zorg ervoor dat u er een back-up van maakt. Dit is minder handig omdat u bestanden handmatig naar uw andere apparaten moet kopiëren als u ze ergens anders wilt bekijken.
- Afdrukken naar pdf : Alles wat u wilt afdrukken, of het nu een ontvangstbewijs, document, e-mail of webpagina is, kan worden afgedrukt naar een pdf-bestand. Ten eerste moet u installeer een pdf-printer op uw Windows-computer . U kunt dan zoals gewoonlijk door het afdrukproces gaan en de virtuele PDF-printer selecteren. Je krijgt een bestand dat je kunt opslaan in bijvoorbeeld Evernote of Dropbox.
- E-mails afdrukken : E-mails kunnen op dezelfde manier naar PDF worden afgedrukt. Je zou ook kunnen proberen om ze een ster te geven (als je Gmail gebruikt) of ze toe te voegen aan een speciale map of label waar je ze later kunt raadplegen. U kunt deze e-mails later openen vanaf elk apparaat met een e-mailclient - afdrukken is niet nodig.
- Webpagina's afdrukken : Als u webpagina's afdrukt om later naar te verwijzen, kunt u ze in plaats daarvan als pdf afdrukken. U kunt ze ook een bladwijzer maken om ze later te bekijken ( uw bladwijzers kunnen op al uw apparaten worden gesynchroniseerd ). Als je de webpagina later wilt lezen, gebruik dan een service zoals Zak of Instapaper om een lijst te maken met dingen die u wilt lezen. Dergelijke services nemen een webpagina, zetten deze om in een leesbaar artikel met alleen tekst en slaan deze zelfs offline op mobiele apparaten op, zodat u de webpagina later kunt lezen zonder te hoeven afdrukken.
- Kaarten afdrukken : U hoeft geen kaarten af te drukken als u een smartphone met gps heeft. Als u Google Maps gebruikt, kunt u inloggen bij de Google Maps-app en een lijst met zoekopdrachten die u heeft uitgevoerd op de Google Maps-website op uw pc bekijken. U kunt de kaart natuurlijk ook gewoon naar pdf afdrukken.
- fa documenten : Sommige verkalkte oude bedrijven vragen nog steeds om faxen. U kunt een service zoals HelloFax om faxen via internet te verzenden. HelloFax biedt vijf gratis faxen per maand - dit zou meer dan genoeg moeten zijn voor thuisgebruikers die slechts af en toe een bedrijf hoeven te faxen.
- Als iemand aandringt op afgedrukte documenten : Helaas staan sommige organisaties nog steeds op gedrukte documenten. Je kunt hier gewoon niet omheen. Als ze geen pdf per e-mail willen ontvangen, moet u wellicht afdrukken.
- Wat te doen met uw oude papieren documenten : Het is gemakkelijker om op een papierloze manier voorwaarts te gaan in plaats van te besluiten al uw oude papieren documenten methodisch om te zetten in digitale versies - dat kan veel werk zijn. Toch kunt u uw oude documenten met een scanner naar pdf-bestanden scannen.
Uw digitale bestanden gebruiken
Uw digitale werkruimte heeft nu een aantal voordelen die papier niet heeft:
- Back-up : Er wordt een back-up van uw bestanden gemaakt als u ze heeft opgeslagen met een service zoals Evernote, Dropbox, Google Drive of SkyDrive. Als uw huis afbrandt, verliest u uw belangrijke documenten niet.
- Zoeken : U kunt gemakkelijk in al uw elektronische documenten zoeken om de documenten te vinden die u nodig hebt, zonder door bergen papier te bladeren. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, zelfs Windows - ze hebben allemaal functies voor zoeken in volledige tekst.
- Overal toegang : Uw papieren zijn overal toegankelijk vanaf een pc, smartphone of tablet. Als u niet thuis bent en iets moet opzoeken, kunt u dat vanaf uw smartphone doen in plaats van naar huis te gaan en uw papieren te doorzoeken.
- Geen rommel : U hoeft zich geen zorgen te maken over het opslaan, ordenen, ruimte maken en opruimen van uw documenten.
- Geen drukkosten: Als u geen dure inkt, goedkope printers en stapels printerpapier hoeft te kopen, bespaart u geld.
Natuurlijk kunnen sommige documenten te gevoelig zijn om online te worden opgeslagen. In dergelijke situaties kunt u altijd codering gebruiken - maak een gecodeerde container en sla het op in een service zoals Dropbox, Google Drive of SkyDrive. Mensen hebben het wachtwoord nodig voordat ze toegang kunnen krijgen tot uw documenten.
Afbeelding tegoed: Sarah Kolb-Williams op Flickr , cellanr op Flickr , jeremyfoo op Flickr
