La “oficina sin papel” que nos prometieron nunca parece llegar para muchas personas. La realidad, sin embargo, es que una oficina sin papel está aquí hoy si quiere aprovecharla.
Si todavía eres alguien que imprime correos electrónicos, páginas web y otros documentos, puedes dejar de hacerlo ahora. Existen mejores formas de realizar un seguimiento de su información y acceder a ella más rápidamente; después de todo, no puede buscar palabras en hojas de papel físicas.
El caso contra la impresión
La impresión es costosa e incómoda, ya que requiere cartuchos de tinta, papel de impresora e impresoras nuevas, a menudo costosos, cuando esa impresora de inyección de tinta barata falla inevitablemente. Todo ese papel se convierte en un desorden que debe organizarse correctamente, o nunca podrá encontrar lo que está buscando. No puede acceder a él cuando está fuera de su oficina, no puede buscar en él y solo tiene una copia, por lo que tiene problemas si algo le sucede.
La impresión era necesaria cuando las computadoras eran ladrillos pesados que estaban pegados a los escritorios. Ahora caminamos con computadoras en nuestros bolsillos, tabletas que pueden aproximarse al tamaño de una hoja de papel y servicios en la nube que pueden realizar copias de seguridad y sincronizar todos sus documentos en todos sus dispositivos. Puede buscar los documentos que ha guardado por las palabras que contienen para no tener que configurar y dominar un complicado sistema de archivo.
Cómo no imprimir
Es posible que los geeks dejamos de imprimir hace mucho tiempo, pero hay muchas personas que todavía imprimen correos electrónicos y páginas web con regularidad. Intentaremos ofrecer algunos consejos que lo guiarán fuera de la impresora y en una nueva forma de guardar y organizar la información que tenga sentido.
- Crear un archivador digital : Primero, querrá decidir dónde guardará las cosas en lugar de imprimirlas. Es útil tener una ubicación coherente donde guardar todo. Recomendamos algún tipo de servicio en la nube que se sincronice en todos sus dispositivos para que pueda acceder a ellos en teléfonos inteligentes y tabletas, así como en su PC. Mucha gente usa Evernote como su archivo para todas sus notas y documentos, pero también puede optar por guardar en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox , Google Drive o Microsoft OneDrive . Si realmente prefiere el almacenamiento local, puede guardar sus archivos en una sola carpeta en su PC, pero asegúrese de hacer una copia de seguridad. Esto será menos conveniente ya que tendrá que copiar archivos manualmente a sus otros dispositivos si desea verlos en otro lugar.
- Imprimir en PDF : Todo lo que desee imprimir, ya sea un recibo, un documento, un correo electrónico o una página web, se puede imprimir en un archivo PDF. Primero, necesitará instalar una impresora PDF en su computadora con Windows . A continuación, puede realizar el proceso de impresión de forma normal, seleccionando la impresora PDF virtual. Obtendrá un archivo que puede almacenar en algo como Evernote o Dropbox.
- Impresión de correos electrónicos : Los correos electrónicos se pueden imprimir en PDF de la misma manera. También puede intentar destacarlos (si usa Gmail) o agregarlos a una carpeta o etiqueta especial donde puede consultarlos más adelante. Puede acceder a estos correos electrónicos más tarde desde cualquier dispositivo con un cliente de correo electrónico, sin necesidad de imprimir.
- Impresión de páginas web : Si imprime páginas web para consultarlas más adelante, puede imprimirlas en PDF. También puede marcarlos para verlos más tarde ( sus marcadores pueden sincronizarse en todos sus dispositivos ). Si desea leer la página web más tarde, utilice un servicio como Bolsillo o Instapaper para crear una lista de las cosas que desea leer. Servicios como estos toman una página web, la convierten en un artículo legible de solo texto e incluso la almacenan sin conexión en dispositivos móviles para que pueda leer la página web más tarde sin tener que imprimir.
- Impresión de mapas : No debería tener que imprimir mapas si tiene un teléfono inteligente con GPS. Si usa Google Maps, puede iniciar sesión en la aplicación Google Maps y ver una lista de las búsquedas que ha realizado en el sitio web de Google Maps en su PC. También puede imprimir el mapa en PDF, por supuesto.
- fa documentos : Algunas empresas antiguas calcificadas todavía exigen faxes. Puedes usar un servicio como HolaFax para enviar faxes a través de la web. HelloFax ofrece cinco faxes gratuitos por mes; esto debería ser más que suficiente para los usuarios domésticos que solo ocasionalmente necesitan enviar un fax a una empresa.
- Cuando alguien insiste en documentos impresos : Lamentablemente, algunas organizaciones todavía insisten en los documentos impresos. Simplemente no hay forma de evitar esto. Si no aceptan un PDF por correo electrónico, es posible que deba imprimirlo.
- Qué hacer con sus documentos en papel antiguos : Es más fácil empezar a avanzar sin papel en lugar de decidir convertir metódicamente todos sus documentos antiguos en papel a versiones digitales; eso puede suponer mucho trabajo. Sin embargo, puede escanear sus documentos antiguos a archivos PDF con un escáner.
Uso de sus archivos digitales
Su espacio de trabajo digital ahora tiene una serie de ventajas que el papel no tiene:
- Apoyo : Se realiza una copia de seguridad de sus archivos si los ha almacenado con un servicio como Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Si su casa se incendia, no perderá sus documentos importantes.
- Buscar : Puede buscar fácilmente en todos sus documentos electrónicos para encontrar los documentos que necesita sin tener que examinar montañas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive e incluso Windows: todos tienen funciones de búsqueda de texto completo.
- Accede a todas partes : Puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar desde una PC, teléfono inteligente o tableta. Si está fuera y necesita buscar algo, puede hacerlo desde su teléfono inteligente en lugar de ir a casa y revisar sus papeles.
- Sin desorden : No tiene que preocuparse por almacenar, organizar, hacer espacio y ordenar sus documentos.
- Sin costos de impresión: Si no necesita comprar tinta cara, impresoras baratas y montones de papel de impresora, ahorrará dinero.
Por supuesto, algunos documentos pueden ser demasiado confidenciales para almacenarse en línea. En situaciones como esta, siempre puede usar el cifrado: crear un contenedor encriptado y almacenarlo en un servicio como Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Las personas necesitarán la contraseña antes de poder acceder a sus documentos.
Credito de imagen: Sarah Kolb-Williams en Flickr , cellanr en Flickr , jeremyfoo en Flickr
