Det ”papperslösa kontoret” som vi lovades verkar aldrig komma för många människor. Verkligheten är dock att ett pappersfritt kontor är här idag om du vill dra nytta av det.
Om du fortfarande är någon som skriver ut e-post, webbsidor och andra dokument kan du sluta nu. Det finns bättre sätt att hålla reda på din information och komma åt den snabbare - du kan trots allt inte söka efter ord på fysiska pappersbitar.
Fallet mot utskrift
Utskrift är kostsamt och obekvämt och kräver ofta dyra bläckpatroner, skrivarpapper och nya skrivare när den billiga bläckstråleskrivaren oundvikligen misslyckas. Allt papper blir rörigt som måste ordnas ordentligt, annars kommer du aldrig att kunna hitta det du letar efter. Du kan inte komma åt den när du inte är på kontoret, du kan inte söka över den och du har bara en kopia så att du är i trubbel om någonting händer med det.
Utskrift var nödvändig när datorer var tunga tegelstenar som satt fästa vid skrivbord. Vi går nu runt med datorer i fickorna, surfplattor som kan uppskatta storleken på ett papper och molntjänster som kan säkerhetskopiera och synkronisera alla dina dokument på alla dina enheter. Du kan söka efter dokument som du har sparat med orden de innehåller så att du inte behöver konfigurera och behärska ett komplicerat arkivsystem.
Hur man inte skriver ut
Vi nördar kanske har slutat skriva ut för länge sedan, men det finns många människor där ute som fortfarande skriver ut e-post och webbsidor regelbundet. Vi kommer att försöka erbjuda några tips som leder dig bort från skrivaren och in i ett nytt sätt att spara och organisera information som är vettigt.
- Skapa ett digitalt arkivskåp : Först vill du bestämma var du ska spara saker istället för att skriva ut dem. Det hjälper att ha en konsekvent plats där du sparar allt. Vi rekommenderar någon form av molntjänst som synkroniseras över alla dina enheter så att du kan komma åt dem på smartphones och surfplattor såväl som din dator. Många använder Evernote som deras arkiv för alla sina anteckningar och dokument, men du kan också välja att spara till en molnlagringstjänst som Dropbox , Google Drive , eller Microsoft OneDrive . Om du verkligen föredrar lokal lagring kan du spara dina filer i en enda mapp på din dator - men var noga med att säkerhetskopiera den. Detta blir mindre bekvämt eftersom du måste kopiera filer manuellt till dina andra enheter om du vill visa dem någon annanstans.
- Skriv ut till PDF : Allt du vill skriva ut - oavsett om det är ett kvitto, dokument, e-post eller webbsida - kan skrivas ut i en PDF-fil. Först måste du installera en PDF-skrivare på din Windows-dator . Du kan sedan gå igenom utskriftsprocessen som vanligt genom att välja den virtuella PDF-skrivaren. Du får en fil som du kan lagra i något som Evernote eller Dropbox.
- Skriva ut e-post : E-postmeddelanden kan skrivas ut på PDF på samma sätt. Du kan också försöka att stjärna dem (om du använder Gmail) eller lägga till dem i en speciell mapp eller etikett där du kan hänvisa till dem senare. Du kan komma åt dessa e-postmeddelanden senare från vilken enhet som helst med en e-postklient - inget behov av utskrift.
- Skriva ut webbsidor : Om du skriver ut webbsidor för att referera till senare kan du skriva ut dem till PDF istället. Du kan också lägga till dem som bokmärke för att se dem senare ( dina bokmärken kan synkroniseras över alla dina enheter ). Om du vill läsa webbsidan senare, använd en tjänst som Ficka eller Instapaper för att skapa en lista med saker du vill läsa. Tjänster som dessa tar en webbsida, konverterar den till en läsbar artikel med endast text och till och med lagrar den offline på mobila enheter så att du kan läsa webbsidan senare utan att behöva skriva ut.
- Skriva ut kartor : Du behöver inte skriva ut kartor om du har en smartphone med GPS. Om du använder Google Maps kan du logga in på Google Maps-appen och visa en lista med sökningar du har gjort på webbplatsen Google Maps på din dator. Du kan naturligtvis också bara skriva ut kartan till PDF.
- fa-dokument : Vissa förkalkade gamla företag kräver fortfarande fax. Du kan använda en tjänst som HelloFax att skicka fax över webben. HelloFax erbjuder fem gratis fax per månad - detta borde vara mer än tillräckligt för hemanvändare som bara ibland behöver faxa ett företag.
- När någon insisterar på utskrivna dokument : Tyvärr insisterar vissa organisationer fortfarande på tryckta dokument. Det går bara inte att komma runt detta. Om de inte tar en PDF via e-post kan du behöva skriva ut.
- Vad du ska göra med dina gamla pappersdokument : Det är lättare att börja framåt på pappersfritt sätt istället för att besluta att metodiskt konvertera alla dina gamla pappersdokument till digitala versioner - det kan vara mycket arbete. Ändå kan du skanna dina gamla dokument till PDF-filer med en skanner.
Använda dina digitala filer
Din digitala arbetsyta har nu ett antal fördelar som papper inte har:
- Säkerhetskopiering : Dina filer säkerhetskopieras om du har lagrat dem med en tjänst som Evernote, Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Om ditt hus brinner ner förlorar du inte dina viktiga dokument.
- Sök : Du kan enkelt söka igenom alla dina elektroniska dokument för att hitta de dokument du behöver utan att sikta igenom berg av papper. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, till och med Windows - de har alla sökfunktioner i fulltext.
- Åtkomst överallt : Dina papper kan nås var du än är från en PC, smartphone eller surfplatta. Om du är ute och behöver leta upp något kan du göra det från din smartphone istället för att gå hem och gräva igenom dina papper.
- Ingen röran : Du behöver inte oroa dig för att lagra, organisera, skapa plats för och rensa dina dokument.
- Inga utskriftskostnader: Om du inte behöver köpa dyra bläck, billiga skrivare och högar med skrivarpapper sparar du pengar.
Naturligtvis kan vissa dokument vara för känsliga för att kunna lagras online. I sådana situationer kan du alltid använda kryptering - skapa en krypterad behållare och lagra den i en tjänst som Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Människor behöver lösenordet innan de kan komma åt dina dokument.
Bildkredit: Sarah Kolb-Williams på Flickr , cellanr på Flickr , jeremyfoo på Flickr
