O “escritório sem papel” que nos foi prometido nunca parece chegar para muitas pessoas. A realidade, porém, é que um escritório sem papel está aqui hoje, se você quiser aproveitá-lo.
Se você ainda imprime e-mails, páginas da web e outros documentos, pode parar agora. Existem maneiras melhores de controlar suas informações e acessá-las mais rapidamente - afinal, você não pode pesquisar palavras em pedaços físicos de papel.
O caso contra a impressão
A impressão é cara e inconveniente, exigindo cartuchos de tinta frequentemente caros, papel de impressora e novas impressoras quando a impressora jato de tinta barata falha inevitavelmente. Todo aquele papel se torna uma desordem que deve ser organizada adequadamente, ou você nunca será capaz de encontrar o que está procurando. Você não pode acessá-lo quando estiver fora do escritório, não pode pesquisar nele e você só tem uma cópia, então terá problemas se algo acontecer com ele.
A impressão era necessária quando os computadores eram tijolos pesados presos às mesas. Agora andamos por aí com computadores em nossos bolsos, tablets que podem ter o tamanho aproximado de um pedaço de papel e serviços em nuvem que podem fazer backup e sincronizar todos os seus documentos em todos os seus dispositivos. Você pode pesquisar os documentos salvos pelas palavras que eles contêm, para que não precise configurar e dominar um sistema de arquivamento complicado.
Como não imprimir
Nós, geeks, podemos ter parado de imprimir há muito tempo, mas existem muitas pessoas por aí que ainda imprimem e-mails e páginas da web regularmente. Tentaremos oferecer algumas dicas para orientá-lo para longe da impressora e para uma nova maneira de salvar e organizar informações que fazem sentido.
- Criar um arquivo digital : Primeiro, você deve decidir onde salvará as coisas em vez de imprimi-las. Ajuda ter um local consistente onde você salva tudo. Recomendamos algum tipo de serviço de nuvem que sincroniza em todos os seus dispositivos para que você possa acessá-los em smartphones e tablets, bem como em seu PC. Muitas pessoas usam Evernote como seu arquivo para todas as suas notas e documentos, mas você também pode optar por salvar em um serviço de armazenamento em nuvem como Dropbox , Google Drive , ou Microsoft OneDrive . Se você realmente preferir o armazenamento local, poderá salvar seus arquivos em uma única pasta no PC - mas certifique-se de fazer o backup. Isso será menos conveniente, pois você terá que copiar os arquivos manualmente para seus outros dispositivos se quiser visualizá-los em outro lugar.
- Imprimir em PDF : Qualquer coisa que você queira imprimir - seja um recibo, documento, e-mail ou página da web - pode ser impresso em um arquivo PDF. Primeiro, você precisa instale uma impressora PDF em seu computador Windows . Você pode então passar pelo processo de impressão normalmente, selecionando a impressora PDF virtual. Você receberá um arquivo que pode armazenar em algo como o Evernote ou Dropbox.
- Imprimindo Emails : E-mails podem ser impressos em PDF da mesma maneira. Você também pode tentar marcá-los com uma estrela (se usar o Gmail) ou adicioná-los a uma pasta ou marcador especial onde poderá consultá-los mais tarde. Você pode acessar esses e-mails posteriormente de qualquer dispositivo com um cliente de e-mail - sem necessidade de impressão.
- Imprimindo páginas da web : Se você imprimir páginas da web para consultar mais tarde, poderá imprimi-las em PDF. Você também pode marcá-los para visualizá-los mais tarde ( seus favoritos podem ser sincronizados em todos os seus dispositivos ) Se você quiser ler a página da web mais tarde, use um serviço como Bolso ou Instapaper para criar uma lista de coisas que você deseja ler. Serviços como esses pegam uma página da web, convertem-na em um artigo legível, somente texto, e até mesmo armazenam off-line em dispositivos móveis para que você possa ler a página da web mais tarde sem ter que imprimir.
- Impressão de mapas : Você não deve ter que imprimir mapas se tiver um smartphone com GPS. Se estiver usando o Google Maps, você pode fazer login no aplicativo Google Maps e visualizar uma lista de pesquisas que você fez no site do Google Maps em seu PC. Você também pode simplesmente imprimir o mapa em PDF, é claro.
- documentos fa : Algumas empresas antigas calcificadas ainda exigem fax. Você pode usar um serviço como HelloFax para enviar faxes pela web. HelloFax oferece cinco faxes gratuitos por mês - isso deve ser mais do que suficiente para usuários domésticos que precisam enviar um fax apenas ocasionalmente.
- Quando alguém insiste em documentos impressos : Infelizmente, algumas organizações ainda insistem em documentos impressos. Simplesmente não há como contornar isso. Se eles não aceitarem um PDF por e-mail, talvez você precise imprimir.
- O que fazer com seus antigos documentos em papel : É mais fácil começar a trabalhar sem papel em vez de decidir converter metodicamente todos os seus antigos documentos em papel para versões digitais - isso pode dar muito trabalho. No entanto, você pode digitalizar seus documentos antigos em arquivos PDF com um scanner.
Usando seus arquivos digitais
Seu espaço de trabalho digital agora tem uma série de vantagens que o papel não tem:
- Cópia de segurança : Seus arquivos são copiados se você os armazenou em um serviço como Evernote, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Se sua casa pegar fogo, você não perderá seus documentos importantes.
- Pesquisa : Você pode pesquisar facilmente em todos os seus documentos eletrônicos para encontrar os documentos de que precisa, sem vasculhar montanhas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive e até Windows - todos eles têm recursos de pesquisa de texto completo.
- Acesso em qualquer lugar : Seus documentos podem ser acessados de qualquer lugar de um PC, smartphone ou tablet. Se você estiver fora e precisar procurar algo, pode fazer isso em seu smartphone em vez de ir para casa e vasculhar seus papéis.
- Sem desordem : Você não precisa se preocupar em armazenar, organizar, abrir espaço para e organizar seus documentos.
- Sem custos de impressão: Se você não precisa comprar tinta cara, impressoras baratas e pilhas de papel para impressora, você economizará dinheiro.
Obviamente, alguns documentos podem ser muito confidenciais para serem armazenados online. Em situações como esta, você sempre pode usar criptografia - criar um contêiner criptografado e armazene-o em um serviço como Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. As pessoas precisarão da senha antes de acessar seus documentos.
Crédito da imagem: Sarah Kolb-Williams no Flickr , cellanr no Flickr , jeremyfoo no Flickr
