L '"ufficio senza carta" che ci era stato promesso sembra non arrivare mai per molte persone. La realtà, tuttavia, è che un ufficio senza carta è qui oggi se vuoi approfittarne.
Se sei ancora qualcuno che stampa e-mail, pagine web e altri documenti, puoi fermarti ora. Esistono modi migliori per tenere traccia delle tue informazioni e accedervi più rapidamente: dopotutto non puoi cercare parole su pezzi di carta fisici.
Il caso contro la stampa
La stampa è costosa e scomoda e richiede cartucce d'inchiostro, carta per stampanti e nuove stampanti spesso costose quando quella stampante a getto d'inchiostro a buon mercato inevitabilmente fallisce. Tutta quella carta diventa un disordine che deve essere organizzato correttamente, altrimenti non sarai mai in grado di trovare quello che stai cercando. Non puoi accedervi quando sei lontano dal tuo ufficio, non puoi cercare in esso e hai solo una copia, quindi sei nei guai se dovesse succedere qualcosa.
La stampa era necessaria quando i computer erano mattoni pesanti attaccati alle scrivanie. Ora andiamo in giro con computer in tasca, tablet che possono avere le dimensioni approssimative di un foglio di carta e servizi cloud in grado di eseguire il backup e sincronizzare tutti i tuoi documenti su tutti i tuoi dispositivi. Puoi cercare i documenti che hai salvato in base alle parole che contengono in modo da non dover impostare e padroneggiare un complicato sistema di archiviazione.
Come non stampare
Noi geek potremmo aver smesso di stampare molto tempo fa, ma ci sono molte persone là fuori che stampano ancora regolarmente e-mail e pagine web. Cercheremo di offrire alcuni suggerimenti per guidarti lontano dalla stampante e verso un nuovo modo di salvare e organizzare le informazioni che abbia senso.
- Crea un archivio di file digitali : Innanzitutto, vorrai decidere dove salvare le cose invece di stamparle. È utile avere una posizione coerente in cui salvare tutto. Consigliamo una sorta di servizio cloud che si sincronizzi su tutti i tuoi dispositivi in modo che tu possa accedervi su smartphone e tablet oltre che sul tuo PC. Molte persone usano Evernote come archivio per tutte le loro note e documenti, ma puoi anche scegliere di salvare su un servizio di archiviazione cloud come Dropbox , Google Drive , o Microsoft OneDrive . Se preferisci davvero l'archiviazione locale, puoi salvare i tuoi file in una singola cartella sul tuo PC, ma assicurati di eseguirne il backup. Questo sarà meno conveniente in quanto dovrai copiare manualmente i file sugli altri dispositivi se desideri visualizzarli altrove.
- Stampa in PDF : Tutto ciò che potresti voler stampare, che si tratti di una ricevuta, un documento, un'email o una pagina web, può essere stampato in un file PDF. Per prima cosa, dovrai installa una stampante PDF sul tuo computer Windows . È quindi possibile eseguire il processo di stampa normalmente, selezionando la stampante PDF virtuale. Otterrai un file che puoi archiviare in qualcosa come Evernote o Dropbox.
- Stampa di e-mail : Le e-mail possono essere stampate in PDF allo stesso modo. Puoi anche provare a metterli come protagonisti (se usi Gmail) o ad aggiungerli a una cartella o un'etichetta speciale in cui puoi fare riferimento a loro in seguito. Puoi accedere a queste e-mail in un secondo momento da qualsiasi dispositivo con un client e-mail, senza bisogno di stampare.
- Stampa di pagine web : Se si stampano pagine Web a cui fare riferimento in seguito, è possibile stamparle invece in PDF. Puoi anche aggiungerli ai preferiti per visualizzarli in seguito ( i tuoi segnalibri possono essere sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi ). Se desideri leggere la pagina web in un secondo momento, utilizza un servizio come Tasca o Instapaper per creare un elenco di cose che vuoi leggere. Servizi come questi prendono una pagina web, la convertono in un articolo leggibile di solo testo e la memorizzano anche offline sui dispositivi mobili in modo da poter leggere la pagina web in un secondo momento senza doverla stampare.
- Stampa di mappe : Non dovresti essere costretto a stampare le mappe se hai uno smartphone con GPS. Se utilizzi Google Maps, puoi accedere all'app Google Maps e visualizzare un elenco delle ricerche che hai effettuato sul sito web di Google Maps sul tuo PC. Ovviamente potresti anche stampare la mappa in PDF.
- documenti fa : Alcune vecchie imprese calcificate richiedono ancora i fax. Puoi usare un servizio come HelloFax per inviare fax sul Web. HelloFax offre cinque fax gratuiti al mese: questo dovrebbe essere più che sufficiente per gli utenti domestici che solo occasionalmente hanno bisogno di inviare fax a un'azienda.
- Quando qualcuno insiste sui documenti stampati : Purtroppo, alcune organizzazioni insistono ancora sui documenti stampati. Non c'è modo di aggirare questo problema. Se non accettano un PDF tramite e-mail, potrebbe essere necessario stamparlo.
- Cosa fare con i tuoi vecchi documenti cartacei : È più facile iniziare ad andare avanti in modo senza carta invece di decidere di convertire metodicamente tutti i tuoi vecchi documenti cartacei in versioni digitali: può essere molto faticoso. Tuttavia, puoi scansionare i tuoi vecchi documenti in file PDF con uno scanner.
Utilizzo dei file digitali
Il tuo spazio di lavoro digitale ora ha una serie di vantaggi che la carta non ha:
- Backup : Viene eseguito il backup dei file se li hai archiviati con un servizio come Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Se la tua casa brucia, non perderai i tuoi documenti importanti.
- Ricerca : Puoi cercare facilmente in tutti i tuoi documenti elettronici per trovare i documenti di cui hai bisogno senza setacciare montagne di carta. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, persino Windows: hanno tutti funzionalità di ricerca nel testo completo.
- Accedi ovunque : È possibile accedere ai tuoi documenti ovunque ti trovi da un PC, smartphone o tablet. Se sei fuori e hai bisogno di cercare qualcosa, puoi farlo dal tuo smartphone invece di andare a casa e frugare tra i tuoi documenti.
- Nessun disordine : Non devi preoccuparti di archiviare, organizzare, fare spazio e ripulire i tuoi documenti.
- Nessun costo di stampa: Se non hai bisogno di acquistare inchiostro costoso, stampanti economiche e pile di carta per stampanti, risparmierai denaro.
Naturalmente, alcuni documenti potrebbero essere troppo sensibili per essere archiviati online. In situazioni come questa, puoi sempre utilizzare la crittografia: creare un contenitore crittografato e archiviarlo in un servizio come Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Le persone avranno bisogno della password prima di poter accedere ai tuoi documenti.
Credito immagine: Sarah Kolb-Williams su Flickr , cellanr su Flickr , jeremyfoo su Flickr
