Det ”papirløse kontoret” vi ble lovet, ser aldri ut til å komme for mange mennesker. Realiteten er imidlertid at et papirfritt kontor er her i dag hvis du vil dra nytte av det.
Hvis du fremdeles er noen som skriver ut e-post, websider og andre dokumenter, kan du stoppe nå. Det er bedre måter å holde oversikt over informasjonen din og få raskere tilgang til - du kan tross alt ikke søke etter ord på fysiske papirer.
Saken mot utskrift
Utskrift er kostbart og upraktisk, og krever ofte dyre blekkpatroner, skriverpapir og nye skrivere når den billige blekkskriveren uunngåelig mislykkes. Alt papiret blir rot som må ordnes ordentlig, ellers vil du aldri kunne finne det du leter etter. Du får ikke tilgang til det når du er borte fra kontoret, du kan ikke søke på det, og du har bare ett eksemplar, så du er i trøbbel hvis noe skjer med det.
Utskrift var nødvendig når datamaskiner var tunge murstein som satt fast på skrivebordene. Vi går nå rundt med datamaskiner i lommene, nettbrett som kan tilnærme seg størrelsen på et papir, og skytjenester som kan sikkerhetskopiere og synkronisere alle dokumentene dine på alle enhetene dine. Du kan søke etter dokumenter du har lagret med ordene de inneholder, slik at du ikke trenger å konfigurere og mestre et komplisert arkivsystem.
Hvordan ikke skrive ut
Vi geeks kan ha sluttet å skrive ut for lenge siden, men det er mange der ute som fremdeles skriver ut e-post og websider regelmessig. Vi vil prøve å tilby noen tips for å lede deg bort fra skriveren og inn i en ny måte å lagre og organisere informasjon som gir mening.
- Lag et digitalt arkivskap : Først vil du bestemme hvor du vil lagre ting i stedet for å skrive dem ut. Det hjelper å ha en konsekvent plassering der du lagrer alt. Vi vil anbefale en slags skytjeneste som synkroniseres på tvers av alle enhetene dine, slik at du kan få tilgang til dem på smarttelefoner og nettbrett, så vel som på din PC. Mange bruker Evernote som deres arkiv for alle notatene og dokumentene, men du kan også velge å lagre i en skylagringstjeneste som Dropbox , Google Drive , eller Microsoft OneDrive . Hvis du virkelig foretrekker lokal lagring, kan du lagre filene i en enkelt mappe på PC-en - men sørg for å sikkerhetskopiere den. Dette vil være mindre praktisk da du må kopiere filer manuelt til de andre enhetene dine hvis du vil se dem andre steder.
- Skriv ut til PDF : Alt du vil skrive ut - enten det er kvittering, dokument, e-post eller webside - kan skrives ut i en PDF-fil. Først må du installer en PDF-skriver på Windows-datamaskinen . Deretter kan du gå gjennom utskriftsprosessen som vanlig ved å velge den virtuelle PDF-skriveren. Du får en fil som du kan lagre i noe som Evernote eller Dropbox.
- Skrive ut e-post : E-post kan skrives ut på PDF på samme måte. Du kan også prøve å stjerne dem (hvis du bruker Gmail) eller legge dem til i en spesiell mappe eller etikett der du kan henvise til dem senere. Du får tilgang til disse e-postene senere fra hvilken som helst enhet med en e-postklient - du trenger ikke å skrive ut.
- Skrive ut websider : Hvis du skriver ut websider for å referere til senere, kan du skrive dem ut til PDF i stedet. Du kan også legge dem til bokmerker for å se dem senere ( bokmerkene dine kan synkroniseres på tvers av alle enhetene dine ). Hvis du vil lese websiden senere, kan du bruke en tjeneste som Lomme eller Instapaper for å lage en liste over ting du vil lese. Tjenester som disse tar en webside, konverterer den til en lesbar, kun tekstartikkel og lagrer den til og med offline på mobile enheter, slik at du kan lese websiden senere uten å måtte skrive ut.
- Skrive ut kart : Du trenger ikke å skrive ut kart hvis du har en smarttelefon med GPS. Hvis du bruker Google Maps, kan du logge på Google Maps-appen og se en liste over søk du har gjort på Google Maps-nettstedet på din PC. Du kan også bare skrive ut kartet til PDF, selvfølgelig.
- fa-dokumenter : Noen forkalkede gamle bedrifter krever fremdeles fakser. Du kan bruke en tjeneste som HelloFax å sende fakser over nettet. HelloFax tilbyr fem gratis fakser per måned - dette bør være mer enn nok for hjemmebrukere som bare av og til trenger å fakse en bedrift.
- Når noen insisterer på trykte dokumenter : Dessverre insisterer noen organisasjoner fortsatt på trykte dokumenter. Det er bare ikke å komme rundt dette. Hvis de ikke tar en PDF på e-post, kan det hende du må skrive ut.
- Hva du skal gjøre med dine gamle papirdokumenter : Det er lettere å begynne fremover på en papirløs måte i stedet for å bestemme å metodisk konvertere alle dine gamle papirdokumenter til digitale versjoner - det kan være mye arbeid. Likevel kan du skanne dine gamle dokumenter til PDF-filer med en skanner.
Bruke digitale filer
Det digitale arbeidsområdet ditt har nå en rekke fordeler som papir ikke har:
- Sikkerhetskopiering : Filene dine blir sikkerhetskopiert hvis du har lagret dem med en tjeneste som Evernote, Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Hvis huset ditt brenner ned, mister du ikke viktige dokumenter.
- Søk : Du kan enkelt søke i alle elektroniske dokumenter for å finne dokumentene du trenger uten å sile gjennom fjell av papir. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, til og med Windows - de har alle søkefunksjoner i fulltekst.
- Tilgang overalt : Du kan få tilgang til papirene dine hvor som helst fra PC, smarttelefon eller nettbrett. Hvis du er ute og trenger å slå opp noe, kan du gjøre det fra smarttelefonen din i stedet for å gå hjem og grave gjennom papirene dine.
- Ingen rot : Du trenger ikke å bekymre deg for å lagre, organisere, gi plass til og rydde opp i dokumentene dine.
- Ingen utskriftskostnader: Hvis du ikke trenger å kjøpe dyrt blekk, billige skrivere og bunker med papir, sparer du penger.
Selvfølgelig kan noen dokumenter være for følsomme til å lagres online. I situasjoner som dette kan du alltid bruke kryptering - lage en kryptert container og lagre den i en tjeneste som Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Folk trenger passordet før de får tilgang til dokumentene dine.
Bildekreditt: Sarah Kolb-Williams på Flickr , cellanr på Flickr , jeremyfoo på Flickr
