Wiele osób wydaje się nigdy nie docierać do obiecanego nam „biura bez papieru”. Jednak rzeczywistość jest taka, że biuro bez papieru jest tu dzisiaj, jeśli chcesz z niego skorzystać.
Jeśli nadal jesteś osobą, która drukuje e-maile, strony internetowe i inne dokumenty, możesz teraz przestać. Istnieją lepsze sposoby na śledzenie informacji i szybszy dostęp do nich - w końcu nie można wyszukiwać słów na fizycznych kartkach papieru.
Sprawa przeciwko drukowaniu
Drukowanie jest kosztowne i niewygodne, wymaga często drogich wkładów atramentowych, papieru do drukarek i nowych drukarek, gdy ta tania drukarka atramentowa nieuchronnie zawodzi. Cały ten papier staje się bałaganem, który musi być odpowiednio uporządkowany, w przeciwnym razie nigdy nie będziesz w stanie znaleźć tego, czego szukasz. Nie możesz uzyskać do niego dostępu, gdy jesteś poza biurem, nie możesz przeszukiwać go, a masz tylko jedną kopię, więc masz kłopoty, jeśli cokolwiek się z nim stanie.
Drukowanie było konieczne, gdy komputery były ciężkimi cegłami przymocowanymi do biurka. Chodzimy teraz z komputerami w naszych kieszeniach, tabletami, które mogą w przybliżeniu odpowiadać rozmiarowi kartki papieru, oraz usługami w chmurze, które mogą tworzyć kopie zapasowe i synchronizować wszystkie dokumenty na wszystkich urządzeniach. Możesz wyszukiwać zapisane dokumenty według zawartych w nich słów, dzięki czemu nie musisz konfigurować i opanowywać skomplikowanego systemu archiwizacji.
Jak nie drukować
My, maniacy, już dawno przestaliśmy drukować, ale jest wielu ludzi, którzy nadal regularnie drukują e-maile i strony internetowe. Postaramy się przedstawić kilka wskazówek, które pomogą Ci odejść od drukarki i znaleźć nowy sposób zapisywania i porządkowania informacji, który ma sens.
- Utwórz cyfrowy magazyn plików : Najpierw zdecyduj, gdzie będziesz zapisywać rzeczy, zamiast je drukować. Dobrze jest mieć jedną spójną lokalizację, w której wszystko jest zapisywane. Zalecamy jakąś usługę w chmurze, która synchronizuje się na wszystkich Twoich urządzeniach, dzięki czemu masz do nich dostęp na smartfonach i tabletach, a także na komputerze. Wiele osób używa Evernote jako archiwum wszystkich swoich notatek i dokumentów, ale możesz także zapisać je w usłudze przechowywania w chmurze, takiej jak Dropbox , dysk Google lub Microsoft OneDrive . Jeśli naprawdę wolisz pamięć lokalną, możesz zapisać swoje pliki w jednym folderze na komputerze, ale pamiętaj, aby wykonać kopię zapasową. Będzie to mniej wygodne, ponieważ będziesz musiał ręcznie skopiować pliki na inne urządzenia, jeśli chcesz je wyświetlić w innym miejscu.
- Drukuj do PDF : Wszystko, co chcesz wydrukować - niezależnie od tego, czy jest to pokwitowanie, dokument, e-mail czy strona internetowa - można wydrukować w pliku PDF. Po pierwsze, musisz zainstaluj drukarkę PDF na komputerze z systemem Windows . Następnie możesz normalnie przejść przez proces drukowania, wybierając wirtualną drukarkę PDF. Otrzymasz plik, który możesz przechowywać w czymś takim jak Evernote lub Dropbox.
- Drukowanie wiadomości e-mail : Wiadomości e-mail można drukować do formatu PDF w ten sam sposób. Możesz także spróbować oznaczyć je gwiazdką (jeśli używasz Gmaila) lub dodać je do specjalnego folderu lub etykiety, gdzie możesz później się do nich odwołać. Możesz później uzyskać dostęp do tych wiadomości e-mail z dowolnego urządzenia z klientem poczty e-mail - bez konieczności drukowania.
- Drukowanie stron internetowych : Jeśli drukujesz strony internetowe, aby odwołać się do nich później, możesz wydrukować je w formacie PDF. Możesz również dodać je do zakładek, aby wyświetlić je później ( Twoje zakładki mogą synchronizować się na wszystkich Twoich urządzeniach ). Jeśli chcesz później przeczytać stronę internetową, skorzystaj z usługi takiej jak Kieszeń lub Instapaper aby stworzyć listę rzeczy, które chcesz przeczytać. Usługi takie jak te pobierają stronę internetową, przekształcają ją w czytelny artykuł tekstowy, a nawet przechowują ją w trybie offline na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu można ją później przeczytać bez konieczności drukowania.
- Drukowanie map : Nie musisz drukować map, jeśli masz smartfon z GPS. Jeśli korzystasz z Map Google, możesz zalogować się do aplikacji Mapy Google i wyświetlić listę wyszukiwań przeprowadzonych w witrynie Mapy Google na komputerze. Możesz też oczywiście wydrukować mapę w formacie PDF.
- fa dokumenty : Niektóre zwapnione stare firmy nadal wymagają faksów. Możesz skorzystać z usługi takiej jak HelloFax do wysyłania faksów przez Internet. HelloFax oferuje pięć bezpłatnych faksów miesięcznie - to powinno być więcej niż wystarczające dla użytkowników domowych, którzy tylko od czasu do czasu potrzebują faksowania firmy.
- Gdy ktoś nalega na wydrukowane dokumenty : Niestety, niektóre organizacje nadal nalegają na drukowane dokumenty. Po prostu nie da się tego obejść. Jeśli nie przyjmą pliku PDF pocztą e-mail, może być konieczne wydrukowanie.
- Co zrobić ze starymi papierowymi dokumentami : Łatwiej jest zacząć działać bez użycia papieru, zamiast decydować się na metodyczną konwersję wszystkich starych dokumentów papierowych na wersje cyfrowe - to może być dużo pracy. Niemniej jednak możesz skanować swoje stare dokumenty do plików PDF za pomocą skanera.
Korzystanie z plików cyfrowych
Twój cyfrowy obszar roboczy ma teraz wiele zalet, których nie ma papier:
- Utworzyć kopię zapasową : Twoje pliki są archiwizowane, jeśli zapisałeś je w usłudze takiej jak Evernote, Dropbox, Dysk Google lub SkyDrive. Jeśli Twój dom się spali, nie stracisz ważnych dokumentów.
- Szukaj : Możesz łatwo przeszukiwać wszystkie dokumenty elektroniczne, aby znaleźć potrzebne dokumenty bez przeszukiwania stosów papieru. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, a nawet Windows - wszystkie mają funkcje wyszukiwania pełnotekstowego.
- Dostęp z każdego miejsca : Twoje dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca na komputerze, smartfonie lub tablecie. Jeśli jesteś poza domem i chcesz coś sprawdzić, możesz to zrobić ze swojego smartfona, zamiast wracać do domu i grzebać w papierach.
- Bez bałaganu : Nie musisz się martwić o przechowywanie, porządkowanie, zwalnianie miejsca i porządkowanie dokumentów.
- Brak kosztów drukowania: Jeśli nie musisz kupować drogiego atramentu, tanich drukarek i stosów papieru do drukarek, zaoszczędzisz pieniądze.
Oczywiście niektóre dokumenty mogą być zbyt poufne, aby można je było przechowywać online. W takich sytuacjach zawsze możesz użyć szyfrowania - utwórz zaszyfrowany kontener i przechowuj je w usłudze takiej jak Dropbox, Google Drive lub SkyDrive. Użytkownicy będą potrzebować hasła, aby uzyskać dostęp do Twoich dokumentów.
Źródło zdjęcia: Sarah Kolb-Williams na Flickr , cellanr na Flickr , jeremyfoo na Flickr
