Το «γραφείο χωρίς χαρτί» που υποσχεθήκαμε δεν φαίνεται να φτάνει για πολλούς ανθρώπους. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι ότι ένα γραφείο χωρίς χαρτί είναι σήμερα εδώ αν θέλετε να το εκμεταλλευτείτε.
Εάν εξακολουθείτε να είστε κάποιος που εκτυπώνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστοσελίδες και άλλα έγγραφα, μπορείτε να σταματήσετε τώρα. Υπάρχουν καλύτεροι τρόποι για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες σας και να τις αποκτάτε πιο γρήγορα - τελικά δεν μπορείτε να αναζητήσετε λέξεις σε φυσικά κομμάτια χαρτιού.
Η υπόθεση κατά της εκτύπωσης
Η εκτύπωση είναι δαπανηρή και άβολη, απαιτώντας συχνά ακριβά δοχεία μελανιού, χαρτί εκτυπωτή και νέους εκτυπωτές όταν αυτός ο φθηνός εκτυπωτής inkjet αποτυγχάνει αναπόφευκτα. Όλο αυτό το χαρτί γίνεται ακαταστατικό που πρέπει να είναι σωστά οργανωμένο, διαφορετικά δεν θα μπορείτε ποτέ να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν όταν βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας, δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση σε αυτό και έχετε μόνο ένα αντίγραφο, ώστε να έχετε πρόβλημα εάν κάτι συμβεί ποτέ σε αυτό.
Η εκτύπωση ήταν απαραίτητη όταν οι υπολογιστές ήταν βαριά τούβλα που ήταν προσαρτημένα σε γραφεία. Τώρα περπατάμε με υπολογιστές στις τσέπες μας, tablet που μπορούν να προσεγγίσουν το μέγεθος ενός χαρτιού και υπηρεσίες cloud που μπορούν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας και να συγχρονίσουν όλα τα έγγραφά σας σε όλες τις συσκευές σας. Μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα που έχετε αποθηκεύσει με τις λέξεις που περιέχουν, ώστε να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε και να διαχειριστείτε ένα περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης.
Πώς να μην εκτυπώσετε
Εμείς οι geeks μπορεί να έχουν σταματήσει να εκτυπώνουν εδώ και πολύ καιρό, αλλά υπάρχουν πολλοί άνθρωποι εκεί έξω που εξακολουθούν να εκτυπώνουν τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστοσελίδες. Θα προσπαθήσουμε να προσφέρουμε μερικές συμβουλές για να σας καθοδηγήσουμε μακριά από τον εκτυπωτή και για έναν νέο τρόπο αποθήκευσης και οργάνωσης πληροφοριών που έχουν νόημα.
- Δημιουργία ψηφιακού γραφείου αρχείων : Πρώτον, θα θέλετε να αποφασίσετε πού θα αποθηκεύσετε πράγματα αντί να τα εκτυπώσετε. Βοηθά να έχουμε μια συνεπή τοποθεσία όπου αποθηκεύετε τα πάντα. Θα συνιστούσαμε ένα είδος υπηρεσίας cloud που συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές σας, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά σε smartphone και tablet, καθώς και στον υπολογιστή σας. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν Evernote ως αρχείο τους για όλες τις σημειώσεις και τα έγγραφά τους, αλλά θα μπορούσατε επίσης να επιλέξετε να αποθηκεύσετε σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως Dropbox , Google Drive , ή Microsoft OneDrive . Εάν προτιμάτε πραγματικά την τοπική αποθήκευση, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας σε έναν μόνο φάκελο στον υπολογιστή σας - αλλά φροντίστε να το δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Αυτό θα είναι λιγότερο βολικό, καθώς θα πρέπει να αντιγράψετε με μη αυτόματο τρόπο αρχεία στις άλλες συσκευές σας εάν θέλετε να τα δείτε αλλού.
- Print to PDF : Οτιδήποτε θέλετε να εκτυπώσετε - είτε πρόκειται για απόδειξη, έγγραφο, email ή ιστοσελίδα - μπορεί να εκτυπωθεί σε αρχείο PDF. Πρώτα, θα πρέπει εγκαταστήστε έναν εκτυπωτή PDF στον υπολογιστή σας των Windows . Στη συνέχεια, μπορείτε να περάσετε τη διαδικασία εκτύπωσης ως συνήθως, επιλέγοντας τον εικονικό εκτυπωτή PDF. Θα λάβετε ένα αρχείο που μπορείτε να αποθηκεύσετε σε κάτι όπως το Evernote ή το Dropbox.
- Εκτύπωση email : Τα email μπορούν να εκτυπωθούν σε PDF με τον ίδιο τρόπο. Θα μπορούσατε επίσης να δοκιμάσετε να τους επισημάνετε με αστέρι (εάν χρησιμοποιείτε το Gmail) ή να τους προσθέσετε σε έναν ειδικό φάκελο ή ετικέτα όπου μπορείτε να τους ανατρέξετε αργότερα. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα από οποιαδήποτε συσκευή με πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - δεν χρειάζεται εκτύπωση
- Εκτύπωση ιστοσελίδων : Εάν εκτυπώνετε ιστοσελίδες για να αναφερθείτε αργότερα, μπορείτε να τις εκτυπώσετε σε PDF. Θα μπορούσατε επίσης να τους προσθέσετε σελιδοδείκτες για να τους δείτε αργότερα ( οι σελιδοδείκτες σας μπορούν να συγχρονιστούν σε όλες τις συσκευές σας ). Εάν θέλετε να διαβάσετε την ιστοσελίδα αργότερα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία όπως Τσέπη ή Instapaper για να δημιουργήσετε μια λίστα με πράγματα που θέλετε να διαβάσετε. Υπηρεσίες όπως αυτές λαμβάνουν μια ιστοσελίδα, τη μετατρέπουν σε αναγνώσιμο, μόνο κείμενο και ακόμη και την αποθηκεύουν εκτός σύνδεσης σε κινητές συσκευές, ώστε να μπορείτε να διαβάσετε την ιστοσελίδα αργότερα χωρίς να χρειάζεται να εκτυπώσετε.
- Εκτύπωση χαρτών : Δεν πρέπει να εκτυπώνετε χάρτες εάν έχετε smartphone με GPS. Εάν χρησιμοποιείτε τους Χάρτες Google, μπορείτε να συνδεθείτε στην εφαρμογή Χάρτες Google και να δείτε μια λίστα με τις αναζητήσεις που έχετε πραγματοποιήσει στον ιστότοπο των Χαρτών Google στον υπολογιστή σας. Φυσικά, θα μπορούσατε επίσης να εκτυπώσετε τον χάρτη σε PDF.
- έγγραφα fa : Ορισμένες ασβεστοποιημένες παλιές επιχειρήσεις εξακολουθούν να απαιτούν φαξ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία όπως Γεια σου Φαξ για να στείλετε φαξ μέσω του διαδικτύου. Το HelloFax προσφέρει πέντε δωρεάν φαξ ανά μήνα - αυτό θα πρέπει να είναι περισσότερο από αρκετό για οικιακούς χρήστες που χρειάζονται περιστασιακά μόνο για φαξ μιας επιχείρησης.
- Όταν κάποιος επιμένει στα έντυπα έγγραφα : Δυστυχώς, ορισμένοι οργανισμοί εξακολουθούν να επιμένουν στα έντυπα έγγραφα. Απλώς δεν ξεφεύγουμε από αυτό. Εάν δεν λάβουν PDF μέσω email, ίσως χρειαστεί να εκτυπώσετε.
- Τι να κάνετε με τα παλιά σας έγγραφα : Είναι πιο εύκολο να ξεκινήσετε να προχωράτε χωρίς χαρτί αντί να αποφασίσετε να μετατρέψετε μεθοδικά όλα τα παλιά σας έντυπα έγγραφα σε ψηφιακές εκδόσεις - αυτό μπορεί να είναι πολύ δουλειά. Ωστόσο, μπορείτε να σαρώσετε τα παλιά σας έγγραφα σε αρχεία PDF με σαρωτή.
Χρήση των ψηφιακών σας αρχείων
Ο ψηφιακός χώρος εργασίας σας έχει τώρα ορισμένα πλεονεκτήματα που δεν διαθέτει το χαρτί:
- Αντιγράφων ασφαλείας : Τα αρχεία σας δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας εάν τα έχετε αποθηκεύσει με μια υπηρεσία όπως το Evernote, το Dropbox, το Google Drive ή το SkyDrive. Εάν το σπίτι σας κάψει, δεν θα χάσετε τα σημαντικά σας έγγραφα.
- Αναζήτηση : Μπορείτε εύκολα να κάνετε αναζήτηση σε όλα τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα για να βρείτε τα έγγραφα που χρειάζεστε χωρίς να περάσετε από χαρτιά. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, ακόμη και Windows - όλα διαθέτουν δυνατότητες αναζήτησης πλήρους κειμένου.
- Πρόσβαση παντού : Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα χαρτιά σας οπουδήποτε κι αν βρίσκεστε από υπολογιστή, smartphone ή tablet. Εάν είστε έξω και θέλετε να αναζητήσετε κάτι, μπορείτε να το κάνετε από το smartphone σας αντί να πάτε σπίτι και να σκάψετε μέσα από τα χαρτιά σας.
- Χωρίς ακαταστασία : Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποθήκευση, την οργάνωση, τη δημιουργία χώρου και την κατάργηση των εγγράφων σας.
- Χωρίς κόστος εκτύπωσης: Εάν δεν χρειάζεται να αγοράσετε ακριβό μελάνι, φθηνούς εκτυπωτές και σωρούς χαρτιού εκτυπωτή, θα εξοικονομήσετε χρήματα.
Φυσικά, ορισμένα έγγραφα ενδέχεται να είναι πολύ ευαίσθητα για να αποθηκεύονται στο Διαδίκτυο. Σε καταστάσεις όπως αυτή, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε κρυπτογράφηση - δημιουργήστε ένα κρυπτογραφημένο κοντέινερ και αποθηκεύστε το σε μια υπηρεσία όπως το Dropbox, το Google Drive ή το SkyDrive. Οι χρήστες θα χρειαστούν τον κωδικό πρόσβασης για να έχουν πρόσβαση στα έγγραφά σας.
Πιστωτική εικόνα: Sarah Kolb-Williams στο Flickr , cellanr στο Flickr , jeremyfoo στο Flickr
