Bize söz verdiğimiz “kağıtsız ofis” pek çok insan için asla gelmeyecek gibi görünüyor. Ancak gerçek şu ki, bundan yararlanmak istiyorsanız, kağıtsız bir ofis bugün burada.
Hâlâ e-postaları, web sayfalarını ve diğer belgeleri yazdıran biriyseniz, şimdi durabilirsiniz. Bilgilerinizi takip etmenin ve bunlara daha hızlı erişmenin daha iyi yolları vardır - sonuçta fiziksel kağıt parçalarında sözcükleri arayamazsınız.
Baskıya Karşı Dava
Baskı pahalı ve zahmetlidir, ucuz mürekkep püskürtmeli yazıcı kaçınılmaz olarak başarısız olduğunda genellikle pahalı mürekkep kartuşları, yazıcı kağıdı ve yeni yazıcılar gerektirir. Tüm bu kağıtlar, düzgün bir şekilde organize edilmesi gereken bir dağınıklık haline gelir, yoksa aradığınızı asla bulamazsınız. Ofisinizden uzakta olduğunuzda ona erişemezsiniz, üzerinde arama yapamazsınız ve yalnızca bir kopyanız vardır, bu yüzden başına bir şey gelirse başınız belaya girer.
Bilgisayarlar masalara tutturulmuş ağır tuğlalar olduğunda baskı gerekliydi. Artık ceplerimizde bilgisayarlar, bir kağıt parçası boyutuna yaklaşan tabletler ve tüm belgelerinizi tüm cihazlarınızda yedekleyip senkronize edebilen bulut hizmetleriyle dolaşıyoruz. Kaydettiğiniz dokümanları, içerdikleri kelimelere göre arayabilir, böylece karmaşık bir dosyalama sistemi kurmanıza ve bu sistemde ustalaşmanıza gerek kalmaz.
Nasıl Yazdırılamaz
Biz meraklılar uzun zaman önce yazdırmayı bırakmış olabiliriz, ancak dışarıda hala e-postaları ve web sayfalarını düzenli olarak yazdıran birçok insan var. Sizi yazıcıdan uzaklaştırıp mantıklı olan bilgileri kaydetmenin ve düzenlemenin yeni bir yoluna yönlendirmek için bazı ipuçları sunmaya çalışacağız.
- Dijital Dosya Dolabı Oluşturun : Öncelikle, bir şeyleri yazdırmak yerine nereye kaydedeceğinize karar vermelisiniz. Her şeyi kaydettiğiniz tek bir tutarlı konuma sahip olmanıza yardımcı olur. Bilgisayarınızın yanı sıra akıllı telefon ve tabletlerden de erişebilmeniz için tüm cihazlarınız arasında senkronize olan bir tür bulut hizmeti öneriyoruz. Birçok insan kullanır Evernote tüm notları ve belgeleri için arşivleri olarak, ancak aynı zamanda bir bulut depolama hizmetine kaydetmeyi de tercih edebilirsiniz. Dropbox , Google sürücü veya Microsoft OneDrive . Yerel depolamayı gerçekten tercih ediyorsanız, dosyalarınızı PC'nizde tek bir klasöre kaydedebilirsiniz - ancak yedeklediğinizden emin olun. Dosyaları başka bir yerde görüntülemek istiyorsanız diğer cihazlarınıza manuel olarak kopyalamanız gerekeceğinden, bu daha az kullanışlı olacaktır.
- PDF olarak yazdır : Makbuz, belge, e-posta veya web sayfası olsun, yazdırmak isteyebileceğiniz her şey bir PDF dosyasına yazdırılabilir. Öncelikle yapmanız gerekenler Windows bilgisayarınıza bir PDF yazıcısı kurun . Daha sonra sanal PDF yazıcısını seçerek yazdırma sürecinden normal şekilde geçebilirsiniz. Evernote veya Dropbox gibi bir şeyde saklayabileceğiniz bir dosya alacaksınız.
- E-postaları Yazdırma : E-postalar da aynı şekilde PDF olarak yazdırılabilir. Ayrıca onlara yıldız eklemeyi (Gmail kullanıyorsanız) veya onları daha sonra başvurabileceğiniz özel bir klasöre veya etikete eklemeyi deneyebilirsiniz. Bu e-postalara daha sonra bir e-posta istemcisi olan herhangi bir cihazdan erişebilirsiniz - yazdırmaya gerek yoktur.
- Web Sayfalarını Yazdırma : Web sayfalarını daha sonra başvurmak üzere yazdırırsanız, bunun yerine bunları PDF olarak yazdırabilirsiniz. Ayrıca daha sonra görüntülemek için yer imlerine de ekleyebilirsiniz ( yer işaretleriniz tüm cihazlarınız arasında senkronize edilebilir ). Web sayfasını daha sonra okumak isterseniz, gibi bir hizmet kullanın. Cep veya Instapaper okumak istediğiniz şeylerin bir listesini oluşturmak için. Bunun gibi hizmetler bir web sayfasını alır, onu okunabilir, salt metin içeren bir makaleye dönüştürür ve hatta onu daha sonra yazdırmak zorunda kalmadan web sayfasını okuyabilmeniz için mobil cihazlarda çevrimdışı olarak depolar.
- Haritaları Yazdırma : GPS'li bir akıllı telefonunuz varsa haritaları yazdırmanız gerekmez. Google Haritalar kullanıyorsanız, Google Haritalar uygulamasında oturum açabilir ve PC'nizdeki Google Haritalar web sitesinde yaptığınız aramaların bir listesini görüntüleyebilirsiniz. Elbette haritayı PDF olarak da yazdırabilirsiniz.
- fa belgeleri : Bazı kireçlenmiş eski işletmeler hala faks talep ediyor. Gibi bir hizmeti kullanabilirsiniz HelloFax Web üzerinden faks göndermek için. HelloFax, ayda beş ücretsiz faks sunar - bu, yalnızca ara sıra bir işletmeyi fakslaması gereken ev kullanıcıları için fazlasıyla yeterli olacaktır.
- Birisi Basılı Belgelerde Israr Ettiğinde : Ne yazık ki, bazı kuruluşlar hala basılı belgeler konusunda ısrar ediyor. Bunu aşmak yok. E-postayla bir PDF almayacaklarsa, yazdırmanız gerekebilir.
- Eski Kağıt Belgelerinizle Ne Yapmalısınız? : Tüm eski kağıt belgelerinizi metodik olarak dijital sürümlere dönüştürmeye karar vermek yerine kağıtsız bir şekilde ilerlemeye başlamak daha kolaydır - bu çok fazla iş olabilir. Yine de eski belgelerinizi bir tarayıcı ile PDF dosyalarına tarayabilirsiniz.
Dijital Dosyalarınızı Kullanma
Dijital çalışma alanınız artık kağıdın sahip olmadığı birçok avantaja sahiptir:
- Destek olmak : Dosyalarınız Evernote, Dropbox, Google Drive veya SkyDrive gibi bir hizmetle sakladıysanız yedeklenir. Eviniz yanarsa, önemli belgelerinizi kaybetmezsiniz.
- Arama : İhtiyaç duyduğunuz belgeleri bulmak için kağıt yığınlarını taramadan kolayca tüm elektronik belgelerinizde arama yapabilirsiniz. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, hatta Windows - hepsinde tam metin arama özellikleri var.
- Her Yerden Erişim : Kağıtlarınıza bir bilgisayardan, akıllı telefondan veya tabletten istediğiniz yerden erişilebilir. Dışarıdaysanız ve bir şeye bakmanız gerekiyorsa, bunu eve gidip kağıtlarınızı karıştırmak yerine akıllı telefonunuzdan yapabilirsiniz.
- Dağınıklık Yok : Belgelerinizi saklama, düzenleme, yer açma ve düzenleme konusunda endişelenmenize gerek yok.
- Baskı Maliyeti Yok: Pahalı mürekkep, ucuz yazıcılar ve yazıcı kağıdı yığınları satın almanız gerekmiyorsa, paradan tasarruf edersiniz.
Elbette, bazı belgeler çevrimiçi saklanamayacak kadar hassas olabilir. Böyle durumlarda her zaman şifreleme kullanabilirsiniz - şifreli bir kapsayıcı oluştur ve Dropbox, Google Drive veya SkyDrive gibi bir hizmette saklayın. Kişilerin belgelerinize erişebilmeleri için parolaya ihtiyaçları olacaktır.
Resim Kredisi: Sarah Kolb-Williams Flickr'da , Flickr'da cellanr , Flickr'da jeremyfoo
