“Văn phòng không giấy tờ” mà chúng tôi đã hứa dường như không bao giờ đến đối với nhiều người. Tuy nhiên, thực tế là ngày nay có một văn phòng không giấy tờ nếu bạn muốn tận dụng nó.
Nếu bạn vẫn là người in email, trang web và các tài liệu khác, bạn có thể dừng lại ngay bây giờ. Có nhiều cách tốt hơn để theo dõi thông tin của bạn và truy cập thông tin nhanh hơn - bạn không thể tìm kiếm các từ trên các mẩu giấy vật lý.
Vỏ chống in
Việc in ấn rất tốn kém và bất tiện, đòi hỏi hộp mực in, giấy máy in, máy in mới đắt tiền thì chiếc máy in phun giá rẻ đó không tránh khỏi những lỗi hỏng hóc. Tất cả những tờ giấy đó trở nên lộn xộn và phải được sắp xếp hợp lý, nếu không bạn sẽ không bao giờ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn không thể truy cập nó khi vắng mặt tại văn phòng của mình, bạn không thể tìm kiếm trên đó và bạn chỉ có một bản sao, vì vậy bạn sẽ gặp rắc rối nếu có điều gì xảy ra với nó.
Việc in ấn là cần thiết khi máy tính là những viên gạch nặng gắn liền với bàn làm việc. Giờ đây, chúng tôi dạo quanh với máy tính trong túi, máy tính bảng có thể xấp xỉ kích thước của một tờ giấy và các dịch vụ đám mây có thể sao lưu và đồng bộ hóa tất cả tài liệu của bạn trên tất cả các thiết bị của bạn. Bạn có thể tìm kiếm các tài liệu bạn đã lưu bằng các từ chứa trong chúng, do đó bạn không cần phải thiết lập và thành thạo một hệ thống lưu trữ phức tạp.
Làm thế nào để không in
Chúng tôi có thể đã ngừng in từ lâu, nhưng có rất nhiều người vẫn in email và trang web thường xuyên. Chúng tôi sẽ cố gắng đưa ra một số mẹo để hướng dẫn bạn cách sử dụng máy in và sử dụng một cách mới để lưu và tổ chức thông tin có ý nghĩa.
- Tạo tủ tệp kỹ thuật số : Trước tiên, bạn sẽ muốn quyết định nơi bạn sẽ lưu mọi thứ thay vì in chúng. Nó giúp có một vị trí nhất quán nơi bạn lưu mọi thứ. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một số loại dịch vụ đám mây đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của mình để bạn có thể truy cập chúng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng cũng như PC của mình. Nhiều người sử dụng Evernote làm kho lưu trữ cho tất cả các ghi chú và tài liệu của họ, nhưng bạn cũng có thể chọn lưu vào dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox , Google Drive , hoặc là Microsoft OneDrive . Nếu bạn thực sự thích lưu trữ cục bộ, bạn có thể lưu các tệp của mình vào một thư mục duy nhất trên PC - nhưng hãy nhớ sao lưu nó. Điều này sẽ kém tiện lợi hơn vì bạn sẽ phải sao chép thủ công tệp sang các thiết bị khác của mình nếu bạn muốn xem chúng ở nơi khác.
- In sang PDF : Bất kỳ thứ gì bạn có thể muốn in - cho dù đó là biên lai, tài liệu, email hay trang web - đều có thể được in thành tệp PDF. Trước tiên, bạn sẽ cần cài đặt máy in PDF trên máy tính Windows của bạn . Sau đó, bạn có thể thực hiện quá trình in như bình thường, chọn máy in PDF ảo. Bạn sẽ nhận được một tệp mà bạn có thể lưu trữ trong một cái gì đó như Evernote hoặc Dropbox.
- In Email : Email có thể được in sang PDF theo cách tương tự. Bạn cũng có thể thử gắn dấu sao cho chúng (nếu bạn sử dụng Gmail) hoặc thêm chúng vào một thư mục hoặc nhãn đặc biệt để bạn có thể tham khảo chúng sau này. Bạn có thể truy cập những email này sau đó từ bất kỳ thiết bị nào có ứng dụng email - không cần in.
- In trang web : Nếu bạn in các trang web để tham khảo sau này, bạn có thể in chúng sang PDF thay thế. Bạn cũng có thể đánh dấu trang để xem sau ( dấu trang của bạn có thể đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn ). Nếu bạn muốn đọc trang web sau, hãy sử dụng một dịch vụ như Bỏ túi hoặc là Instapaper để tạo danh sách những thứ bạn muốn đọc. Các dịch vụ như thế này lấy một trang web, chuyển đổi nó thành một bài báo chỉ có thể đọc, văn bản và thậm chí lưu trữ nó ngoại tuyến trên thiết bị di động để bạn có thể đọc trang web sau đó mà không cần phải in.
- In bản đồ : Bạn không cần phải in bản đồ nếu bạn có điện thoại thông minh có GPS. Nếu bạn đang sử dụng Google Maps, bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng Google Maps và xem danh sách các tìm kiếm bạn đã thực hiện trên trang web Google Maps trên PC của mình. Tất nhiên, bạn cũng có thể in bản đồ thành PDF.
- tài liệu fa : Một số doanh nghiệp cũ bị vôi hóa vẫn yêu cầu fax. Bạn có thể sử dụng một dịch vụ như HelloFax để gửi fax qua web. HelloFax cung cấp năm bản fax miễn phí mỗi tháng - điều này là quá đủ cho những người dùng gia đình chỉ thỉnh thoảng cần fax cho một doanh nghiệp.
- Khi ai đó nhấn vào tài liệu đã in : Đáng buồn thay, một số tổ chức vẫn nhấn mạnh vào các tài liệu in. Chẳng có gì phải bàn cãi cả. Nếu họ không nhận PDF qua email, bạn có thể phải in.
- Làm gì với tài liệu giấy cũ của bạn : Sẽ dễ dàng hơn để bắt đầu tiếp tục theo cách không cần giấy tờ thay vì quyết định chuyển đổi một cách có phương pháp tất cả các tài liệu giấy cũ của bạn sang các phiên bản kỹ thuật số - điều này có thể tốn rất nhiều công sức. Tuy nhiên, bạn có thể quét tài liệu cũ của mình sang tệp PDF bằng máy quét.
Sử dụng tệp kỹ thuật số của bạn
Không gian làm việc kỹ thuật số của bạn hiện có một số lợi thế mà giấy không có:
- Sao lưu : Các tệp của bạn được sao lưu nếu bạn đã lưu trữ chúng bằng một dịch vụ như Evernote, Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Nếu ngôi nhà của bạn bị cháy, bạn sẽ không bị mất các tài liệu quan trọng của mình.
- Tìm kiếm : Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm trên tất cả các tài liệu điện tử của mình để tìm tài liệu bạn cần mà không cần sàng lọc hàng núi giấy. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, thậm chí cả Windows - tất cả chúng đều có tính năng tìm kiếm toàn văn bản.
- Truy cập mọi nơi : Giấy tờ của bạn có thể được truy cập mọi lúc mọi nơi từ PC, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Nếu bạn đang ra ngoài và cần tra cứu điều gì đó, bạn có thể làm điều đó từ điện thoại thông minh của mình thay vì về nhà và xem lại giấy tờ của mình.
- Không lộn xộn : Bạn không phải lo lắng về việc lưu trữ, sắp xếp, tạo dung lượng và khai báo tài liệu của mình.
- Không có chi phí in ấn: Nếu bạn không cần phải mua mực in đắt tiền, máy in giá rẻ và hàng đống giấy máy in, bạn sẽ tiết kiệm được tiền.
Tất nhiên, một số tài liệu có thể quá nhạy cảm để được lưu trữ trực tuyến. Trong những tình huống như thế này, bạn luôn có thể sử dụng mã hóa - tạo một vùng chứa được mã hóa và lưu trữ nó trong một dịch vụ như Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Mọi người sẽ cần mật khẩu trước khi họ có thể truy cập tài liệu của bạn.
Tín dụng hình ảnh: Sarah Kolb-Williams trên Flickr , cellanr trên Flickr , jeremyfoo trên Flickr
