נראה כי "המשרד נטול הנייר" שהובטח לנו לעולם לא מגיע לאנשים רבים. אולם המציאות היא שמשרד ללא נייר נמצא כאן היום אם אתה רוצה לנצל אותו.
אם אתה עדיין מישהו שמדפיס דוא"ל, דפי אינטרנט ומסמכים אחרים, אתה יכול להפסיק עכשיו. יש דרכים טובות יותר לעקוב אחר המידע שלך ולגשת אליו מהר יותר - אחרי הכל, אתה לא יכול לחפש מילים על פיסות נייר.
המקרה נגד הדפסה
ההדפסה היא יקרה ולא נוחה, ודורשת מחסניות דיו יקרות לעיתים קרובות, נייר מדפסת ומדפסות חדשות כאשר מדפסת הזרקת דיו זולה בהכרח נכשלת. כל הנייר הזה הופך לבלאגן שחייב להיות מאורגן כראוי, או שלעולם לא תוכלו למצוא את מבוקשכם. אתה לא יכול לגשת אליו כשאתה רחוק מהמשרד שלך, אתה לא יכול לחפש בו, ויש לך רק עותק אחד, כך שאתה בבעיה אם יקרה לו משהו.
הדפסה הייתה הכרחית כאשר מחשבים היו לבנים כבדות שישבו מחוברות לשולחנות. כעת אנו מסתובבים עם מחשבים בכיסים, טאבלטים שיכולים לערוך גודל של פיסת נייר ושירותי ענן שיכולים לגבות ולסנכרן את כל המסמכים שלך בכל המכשירים שלך. אתה יכול לחפש מסמכים ששמרת לפי המילים שהם מכילים כדי שלא תצטרך להגדיר ולשלוט במערכת תיוק מסובכת.
איך לא להדפיס
אנו הגיקים אולי הפסקנו להדפיס מזמן, אך ישנם אנשים רבים שם שעדיין מדפיסים מיילים ודפי אינטרנט באופן קבוע. ננסה להציע כמה טיפים שיעזרו לך להתרחק מהמדפסת ולדרך חדשה של שמירה וארגון מידע הגיוני.
- צור ארון קבצים דיגיטלי : ראשית, תרצה להחליט היכן תחסוך דברים במקום להדפיס אותם. זה עוזר למיקום אחד עקבי שבו אתה שומר הכל. אנו ממליצים על שירות ענן כלשהו שמסתנכרן בין כל המכשירים שלך כדי שתוכל לגשת אליהם בסמארטפונים וטאבלטים כמו גם במחשב האישי שלך. אנשים רבים משתמשים Evernote כארכיב שלהם לכל ההערות והמסמכים שלהם, אבל אתה יכול גם לבחור לשמור בשירות אחסון ענן כמו דרופבוקס , גוגל דרייב , או Microsoft OneDrive . אם אתה באמת מעדיף אחסון מקומי, תוכל לשמור את הקבצים שלך בתיקיה אחת במחשב האישי שלך - אך הקפד לגבות אותה. זה יהיה פחות נוח מכיוון שתצטרך להעתיק קבצים באופן ידני למכשירים האחרים שלך אם אתה רוצה להציג אותם במקום אחר.
- הדפס לקובץ PDF : כל מה שתרצה להדפיס - בין אם זה קבלה, מסמך, דוא"ל או דף אינטרנט - ניתן להדפיס לקובץ PDF. ראשית, תצטרך התקן מדפסת PDF במחשב Windows שלך . לאחר מכן תוכל לעבור את תהליך ההדפסה כרגיל, ולבחור במדפסת PDF הווירטואלית. תקבל קובץ שתוכל לאחסן במשהו כמו Evernote או Dropbox.
- הדפסת מיילים : ניתן להדפיס דואר אלקטרוני ל- PDF באותו אופן. אתה יכול גם לנסות לככב בהם (אם אתה משתמש ב- Gmail) או להוסיף אותם לתיקייה או תווית מיוחדת שבה תוכל להתייחס אליהם מאוחר יותר. אתה יכול לגשת למיילים אלה מאוחר יותר מכל מכשיר עם לקוח דוא"ל - אין צורך בהדפסה.
- הדפסת דפי אינטרנט : אם אתה מדפיס דפי אינטרנט להפניה מאוחר יותר, אתה יכול להדפיס אותם ל- PDF במקום זאת. תוכל גם להוסיף אותם לסימניות כדי להציג אותם מאוחר יותר ( הסימניות שלך יכולות להסתנכרן בכל המכשירים שלך ). אם אתה רוצה לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר, השתמש בשירות כמו כִּיס אוֹ מסמך כדי ליצור רשימה של דברים שאתה רוצה לקרוא. שירותים כמו אלה לוקחים דף אינטרנט, ממירים אותו למאמר קריא וטקסט בלבד ואפילו מאחסנים אותו במצב לא מקוון במכשירים ניידים, כך שתוכל לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר מבלי שתצטרך להדפיס.
- הדפסת מפות : לא צריך להדפיס מפות אם יש לך טלפון חכם עם GPS. אם אתה משתמש במפות Google, תוכל להיכנס לאפליקציית מפות Google ולהציג רשימה של חיפושים שביצעת באתר מפות Google במחשב שלך. אתה יכול פשוט גם להדפיס את המפה ל- PDF, כמובן.
- מסמכי fa : יש עסקים ישנים מסותתים שעדיין דורשים פקסים. אתה יכול להשתמש בשירות כמו HelloFax לשלוח פקסים דרך האינטרנט. HelloFax מציעה חמישה פקסים בחינם - זה אמור להספיק למשתמשים ביתיים שרק מדי פעם צריכים לשלוח עסק בפקס.
- כשמישהו מתעקש על מסמכים מודפסים : למרבה הצער, ארגונים מסוימים עדיין מתעקשים על מסמכים מודפסים. פשוט אין לעקוף את זה. אם הם לא יקחו PDF בדוא"ל, ייתכן שיהיה עליך להדפיס.
- מה לעשות עם מסמכי הנייר הישנים שלך : קל יותר להתחיל הלאה בדרך ללא נייר במקום להחליט להמיר באופן שיטתי את כל מסמכי הנייר הישנים שלך לגרסאות דיגיטליות - זה יכול להיות הרבה עבודה. עם זאת, אתה יכול לסרוק את המסמכים הישנים שלך לקובצי PDF באמצעות סורק.
שימוש בקבצים הדיגיטליים שלך
לסביבת העבודה הדיגיטלית שלך יש כעת מספר יתרונות שאין לנייר:
- גיבוי : הקבצים שלך מגובים אם שמרת אותם בשירות כמו Evernote, Dropbox, Google Drive או SkyDrive. אם הבית שלך נשרף, לא תאבד את המסמכים החשובים שלך.
- לחפש : אתה יכול לחפש בקלות בכל המסמכים האלקטרוניים שלך כדי למצוא את המסמכים שאתה זקוק להם מבלי לנפות בין הררי נייר. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, ואפילו Windows - לכולם יש תכונות חיפוש בטקסט מלא.
- גישה לכל מקום : ניתן לגשת לניירות שלך בכל מקום שאתה נמצא ממחשב, סמארטפון או טאבלט. אם אתה בחוץ ואתה צריך לחפש משהו, אתה יכול לעשות את זה מהסמארטפון שלך ולא לחזור הביתה ולחפור בניירות שלך.
- אין עומס : אינך צריך לדאוג לאחסון, ארגון, פינוי מקום ומסמכים שלך.
- ללא עלויות הדפסה: אם אינך צריך לקנות דיו יקר, מדפסות זולות וערימות נייר מדפסת, תחסוך כסף.
כמובן, כמה מסמכים עשויים להיות רגישים מכדי להיות מאוחסנים באינטרנט. במצבים כאלה אתה תמיד יכול להשתמש בהצפנה - ליצור מיכל מוצפן ולאחסן אותו בשירות כמו Dropbox, Google Drive או SkyDrive. אנשים יזדקקו לסיסמה לפני שהם יכולים לגשת למסמכים שלך.
אשראי תמונה: שרה קולב וויליאמס בפליקר , צ'לנר על פליקר , jeremyfoo בפליקר
