“Безпаперовий офіс”, який нам обіцяли, для багатьох людей, здається, ніколи не з’явиться. Однак реальність така, що безпаперовий офіс сьогодні тут, якщо ви хочете ним скористатися.
Якщо ви все ще друкуєте електронні листи, веб-сторінки та інші документи, ви можете зупинитись зараз. Є кращі способи відстежувати свою інформацію та швидше отримувати до неї доступ - зрештою, ви не можете шукати слова на фізичних аркушах паперу.
Справа проти друку
Друк є дорогим і незручним, тому потрібні часто дорогі чорнильні картриджі, папір для принтерів та нові принтери, коли цей дешевий струменевий принтер неминуче виходить з ладу. Весь цей папір стає безладним, що повинно бути правильно організовано, інакше ви ніколи не зможете знайти те, що шукаєте. Ви не можете отримати до нього доступ, коли ви знаходитесь поза офісом, не можете здійснювати пошук по ньому, і у вас є лише одна копія, тож у вас трапляються проблеми, якщо щось із цим трапляється.
Друк був необхідний, коли комп’ютери складали важку цеглу, що сиділа прикріплена до парт. Тепер ми ходимо з комп’ютерами в кишенях, планшетами, що приблизно відповідають розміру аркуша паперу, та хмарними службами, які можуть створювати резервні копії та синхронізувати всі ваші документи на всіх ваших пристроях. Ви можете шукати документи, які ви зберегли, за словами, які вони містять, щоб вам не потрібно було налаштовувати та освоювати складну систему подання.
Як не друкувати
Можливо, ми, виродки, вже давно припинили друкувати, але там є багато людей, які все ще регулярно друкують електронні листи та веб-сторінки. Ми спробуємо запропонувати кілька порад, які допоможуть вам відійти від принтера та перейти до нового способу збереження та упорядкування інформації, яка має сенс.
- Створіть цифрову шафу для файлів : По-перше, ви захочете вирішити, куди зберігати речі, а не друкувати їх. Це допомагає мати одне послідовне місце, де ви зберігаєте все. Ми рекомендуємо якусь хмарну службу, яка синхронізується на всіх ваших пристроях, щоб ви могли отримати до них доступ як на смартфонах, планшетах, так і на ПК. Багато людей використовують Evernote як їхній архів для всіх своїх приміток та документів, але ви також можете вибрати збереження в хмарній службі зберігання, наприклад Dropbox , Google Drive , або Microsoft OneDrive . Якщо ви дійсно віддаєте перевагу локальному сховищу, ви можете зберегти файли в одній папці на ПК - але обов’язково створіть резервну копію. Це буде менш зручно, оскільки вам доведеться вручну копіювати файли на інші пристрої, якщо ви хочете переглянути їх в іншому місці.
- Друк у форматі PDF : Все, що вам може знадобитися для друку - будь то квитанція, документ, електронна пошта чи веб-сторінка - можна надрукувати у файлі PDF. По-перше, вам потрібно буде встановіть PDF-принтер на комп’ютер з Windows . Потім ви можете пройти процес друку як зазвичай, вибравши віртуальний PDF-принтер. Ви отримаєте файл, який зможете зберегти в щось на зразок Evernote або Dropbox.
- Друк електронних листів : Електронні листи можна надрукувати в PDF таким же чином. Ви також можете спробувати позначити їх зіркою (якщо ви використовуєте Gmail) або додати до спеціальної папки або мітки, де ви зможете звернутися до них пізніше. Ви зможете отримати доступ до цих електронних листів пізніше з будь-якого пристрою за допомогою поштового клієнта - друк не потрібен.
- Друк веб-сторінок : Якщо ви друкуєте веб-сторінки, на які можна посилатися пізніше, ви можете замість цього роздрукувати їх у форматі PDF. Ви також можете зробити їх закладками, щоб переглянути їх пізніше ( ваші закладки можуть синхронізуватися на всіх ваших пристроях ). Якщо ви хочете прочитати веб-сторінку пізніше, скористайтеся сервісом типу Кишеньковий або Instapaper щоб створити список матеріалів, які ви хочете прочитати. Такі служби беруть веб-сторінку, перетворюють її на читабельну текстову статтю і навіть зберігають у режимі офлайн на мобільних пристроях, щоб ви могли читати веб-сторінку пізніше, не друкуючи.
- Друк карт : Вам не доведеться друкувати карти, якщо у вас смартфон з GPS. Якщо ви використовуєте Карти Google, ви можете увійти в додаток Карти Google і переглянути свій пошук на веб-сайті Карт Google на своєму ПК. Ви також можете просто надрукувати карту у форматі PDF, звичайно.
- фа документи : Деякі кальцифіковані старі підприємства все ще вимагають отримання факсів. Ви можете скористатися такою послугою, як HelloFax надсилати факси через Інтернет. HelloFax пропонує п’ять безкоштовних факсів на місяць - цього має бути більш ніж достатньо для домашніх користувачів, яким лише зрідка потрібно зробити факс.
- Коли хтось наполягає на друкованих документах : На жаль, деякі організації все ще наполягають на друкованих документах. Просто цього не обійти. Якщо вони не візьмуть PDF електронною поштою, можливо, доведеться роздрукувати.
- Що робити зі старими паперовими документами : Простіше почати рухатися вперед безпаперовим способом, замість того, щоб вирішувати методично перетворювати всі ваші старі паперові документи в цифрові версії - це може бути великою роботою. Тим не менше, ви можете сканувати свої старі документи у файли PDF за допомогою сканера.
Використання цифрових файлів
Тепер ваша цифрова робоча область має ряд переваг, яких не має папір:
- Резервне копіювання : Для ваших файлів створюється резервна копія, якщо ви зберігали їх у такій службі, як Evernote, Dropbox, Google Drive або SkyDrive. Якщо ваш будинок згорить, ви не втратите своїх важливих документів.
- Пошук : Ви можете легко шукати в усіх своїх електронних документах, щоб знайти потрібні вам документи, не перебираючи гори паперу. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, навіть Windows - усі вони мають повнотекстові функції пошуку.
- Доступ скрізь : Ваші документи можна отримати в будь-якому місці з ПК, смартфона або планшета. Якщо у вас немає і вам потрібно щось розглянути, ви можете зробити це зі свого смартфона, а не їхати додому та копати свої документи.
- Ніякого безладу : Вам не потрібно турбуватися про зберігання, упорядкування, звільнення місця та заповнення документів.
- Відсутність витрат на друк: Якщо вам не потрібно купувати дорогі чорнило, дешеві принтери та купи паперу для друку, ви заощадите гроші.
Звичайно, деякі документи можуть бути надто чутливими для зберігання в Інтернеті. У подібних ситуаціях ви завжди можете використовувати шифрування - створити зашифрований контейнер і зберігайте його в такій службі, як Dropbox, Google Drive або SkyDrive. Людям знадобиться пароль, перш ніж вони зможуть отримати доступ до ваших документів.
Кредит зображення: Сара Колб-Вільямс на Flickr , cellanr на Flickr , jeremyfoo на Flickr
