私たちが約束した「ペーパーレスオフィス」は、多くの人に届くことはないようです。しかし、現実には、ペーパーレスオフィスを利用したいのであれば、今日ここにあります。
あなたがまだメール、ウェブページ、その他のドキュメントを印刷している人なら、今すぐやめることができます。情報を追跡し、より迅速にアクセスするためのより良い方法があります。結局のところ、物理的な紙で単語を検索することはできません。
印刷に対する訴訟
印刷は費用がかかり不便であり、安価なインクジェットプリンタが必然的に故障した場合、しばしば高価なインクカートリッジ、プリンタ用紙、および新しいプリンタが必要になります。その紙はすべて散らかってしまい、適切に整理する必要があります。そうしないと、探しているものを見つけることができなくなります。オフィスから離れているときはアクセスできず、検索することもできません。また、コピーが1つしかないため、何かが起こった場合に問題が発生します。
コンピューターが机に取り付けられた重いレンガである場合、印刷が必要でした。私たちは今、ポケットにコンピューターを入れて歩き回っています。紙のサイズに近いタブレット、すべてのデバイス間ですべてのドキュメントをバックアップおよび同期できるクラウドサービスです。保存したドキュメントは、含まれている単語で検索できるため、複雑なファイリングシステムを設定して習得する必要はありません。
印刷しない方法
私たちオタクはずっと前に印刷をやめたかもしれませんが、それでも定期的に電子メールやWebページを印刷している人はたくさんいます。プリンタから離れて、意味のある情報を保存および整理する新しい方法に導くためのヒントをいくつか紹介します。
- デジタルファイルキャビネットを作成する ：まず、印刷するのではなく、保存する場所を決定する必要があります。すべてを保存する1つの一貫した場所を持つことが役立ちます。 PCだけでなくスマートフォンやタブレットでもアクセスできるように、すべてのデバイス間で同期するある種のクラウドサービスをお勧めします。多くの人が使用します Evernote すべてのメモとドキュメントのアーカイブとして使用できますが、次のようなクラウドストレージサービスに保存することもできます。 ドロップボックス 、 グーグルドライブ 、または Microsoft OneDrive 。ローカルストレージが本当に必要な場合は、ファイルをPCの単一のフォルダーに保存できますが、必ずバックアップしてください。他の場所でファイルを表示する場合は、ファイルを他のデバイスに手動でコピーする必要があるため、これはあまり便利ではありません。
- Ｐりんｔ と ＰＤＦ ：領収書、ドキュメント、メール、ウェブページなど、印刷したいものはすべてPDFファイルに印刷できます。まず、次のことを行う必要があります WindowsコンピューターにPDFプリンターをインストールします 。その後、仮想PDFプリンターを選択して、通常どおり印刷プロセスを実行できます。 EvernoteやDropboxなどに保存できるファイルを入手できます。
- メールの印刷 ：メールも同様にPDFに印刷できます。また、スターを付けたり（Gmailを使用している場合）、後で参照できる特別なフォルダやラベルに追加したりすることもできます。これらの電子メールには、電子メールクライアントを備えた任意のデバイスから後でアクセスできます。印刷する必要はありません。
- Webページの印刷 ：後で参照するためにWebページを印刷する場合は、代わりにPDFに印刷できます。ブックマークして後で表示することもできます（ ブックマークはすべてのデバイス間で同期できます ）。後でWebページを読みたい場合は、次のようなサービスを使用してください。 ポケット または Instapaper 読みたいもののリストを作成します。このようなサービスは、Webページを取得して、読み取り可能なテキストのみの記事に変換し、モバイルデバイスにオフラインで保存して、後で印刷せずにWebページを読むことができるようにします。
- 地図の印刷 ：GPS付きのスマートフォンをお持ちの場合は、地図を印刷する必要はありません。 Googleマップを使用している場合は、Googleマップアプリにログインして、PCのGoogleマップウェブサイトで行った検索のリストを表示できます。もちろん、地図をPDFに印刷することもできます。
- faドキュメント ：一部の石灰化した古い企業は、依然としてファックスを要求しています。あなたはのようなサービスを使うことができます HelloFax Web経由でFAXを送信します。 HelloFaxは、月に5回の無料FAXを提供しています。これは、たまにビジネスにFAXを送信する必要があるホームユーザーには十分すぎるはずです。
- 誰かが印刷された文書を主張するとき ：悲しいことに、一部の組織はまだ印刷されたドキュメントを主張しています。これを回避することはできません。 PDFをメールで受け取らない場合は、印刷する必要があります。
- 古い紙の文書をどうするか ：古い紙のドキュメントをすべてデジタルバージョンに系統的に変換することを決定するよりも、ペーパーレスで進め始める方が簡単です。これは大変な作業になる可能性があります。それでも、スキャナーを使用して古いドキュメントをスキャンしてPDFファイルにすることができます。
デジタルファイルの使用
デジタルワークスペースには、紙にはない多くの利点があります。
- バックアップ ：Evernote、Dropbox、Googleドライブ、SkyDriveなどのサービスでファイルを保存した場合、ファイルはバックアップされます。家が全焼しても、重要な書類を失うことはありません。
- 探す ：山のような紙をふるいにかけることなく、すべての電子ドキュメントを簡単に検索して、必要なドキュメントを見つけることができます。 Evernote、Dropbox、Googleドライブ、SkyDrive、さらにはWindows —これらはすべて全文検索機能を備えています。
- どこからでもアクセス ：PC、スマートフォン、タブレットからどこからでも論文にアクセスできます。外出中に何かを調べる必要がある場合は、家に帰って書類を調べるのではなく、スマートフォンから調べることができます。
- の Ｃぅってｒ ：ドキュメントの保存、整理、スペースの確保、整理について心配する必要はありません。
- 印刷費用なし： 高価なインク、安価なプリンター、およびプリンター用紙の山を購入する必要がない場合は、お金を節約できます。
もちろん、一部のドキュメントは機密性が高すぎてオンラインで保存できない場合があります。このような状況では、いつでも暗号化を使用できます— 暗号化されたコンテナを作成する Dropbox、Googleドライブ、SkyDriveなどのサービスに保存します。人々はあなたの文書にアクセスする前にパスワードを必要とします。
画像クレジット： サラコルブ-Flickrのウィリアムズ 、 Flickrのcellanr 、 Flickrのjeremyfoo
