“ สำนักงานไร้กระดาษ” ที่เราเคยสัญญาไว้ดูเหมือนว่าจะไม่มีวันมาถึงสำหรับคนจำนวนมาก อย่างไรก็ตามความจริงก็คือสำนักงานไร้กระดาษอยู่ที่นี่ในวันนี้หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากมัน
หากคุณยังเป็นคนที่พิมพ์อีเมลหน้าเว็บและเอกสารอื่น ๆ คุณสามารถหยุดได้เลย มีวิธีที่ดีกว่าในการติดตามข้อมูลของคุณและเข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น - คุณไม่สามารถค้นหาคำบนกระดาษได้เลย
กรณีต่อต้านการพิมพ์
การพิมพ์มีค่าใช้จ่ายสูงและไม่สะดวกโดยต้องใช้ตลับหมึกพิมพ์กระดาษเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์ใหม่ที่มีราคาแพงอยู่บ่อยครั้งเมื่อเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทราคาถูกนั้นล้มเหลวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ กระดาษทั้งหมดนั้นกลายเป็นของรกที่ต้องจัดอย่างถูกต้องมิฉะนั้นคุณจะไม่พบสิ่งที่ต้องการ คุณไม่สามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานคุณไม่สามารถค้นหาได้และคุณมีเพียงสำเนาเดียวดังนั้นคุณจะประสบปัญหาหากมีอะไรเกิดขึ้นกับสำนักงาน
การพิมพ์เป็นสิ่งที่จำเป็นเมื่อคอมพิวเตอร์เป็นก้อนอิฐหนักที่ติดกับโต๊ะทำงาน ตอนนี้เราเดินไปรอบ ๆ พร้อมกับคอมพิวเตอร์ในกระเป๋าแท็บเล็ตที่มีขนาดประมาณกระดาษได้และบริการคลาวด์ที่สามารถสำรองและซิงค์เอกสารทั้งหมดของคุณในอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณบันทึกไว้โดยใช้คำที่มีอยู่ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องตั้งค่าและควบคุมระบบการจัดเก็บที่ซับซ้อน
วิธีไม่พิมพ์
เราอาจจะหยุดพิมพ์ไปนานแล้ว แต่ก็มีหลายคนที่ยังคงพิมพ์อีเมลและหน้าเว็บเป็นประจำ เราจะพยายามนำเสนอเคล็ดลับบางประการเพื่อนำคุณออกจากเครื่องพิมพ์และไปสู่วิธีใหม่ในการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลที่เหมาะสม
- สร้างตู้เก็บไฟล์ดิจิทัล : ขั้นแรกคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะบันทึกสิ่งต่างๆไว้ที่ใดแทนที่จะพิมพ์ออกมา ช่วยให้มีตำแหน่งเดียวที่คุณบันทึกทุกอย่างได้ เราขอแนะนำบริการคลาวด์บางประเภทที่ซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้บนสมาร์ทโฟนแท็บเล็ตรวมถึงพีซีของคุณ หลายคนใช้ Evernote เป็นที่เก็บถาวรสำหรับบันทึกย่อและเอกสารทั้งหมดของพวกเขา แต่คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกลงในบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น Dropbox , Google ไดรฟ์ , หรือ Microsoft OneDrive . หากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บในตัวเครื่องจริงๆคุณสามารถบันทึกไฟล์ของคุณลงในโฟลเดอร์เดียวบนพีซีของคุณได้ แต่อย่าลืมสำรองข้อมูลไว้ วิธีนี้จะสะดวกน้อยกว่าเนื่องจากคุณจะต้องคัดลอกไฟล์ไปยังอุปกรณ์อื่น ๆ ด้วยตนเองหากคุณต้องการดูที่อื่น
- พิมพ์เป็น PDF : สิ่งที่คุณอาจต้องการพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จเอกสารอีเมลหรือหน้าเว็บสามารถพิมพ์เป็นไฟล์ PDF ได้ ขั้นแรกคุณจะต้อง ติดตั้งเครื่องพิมพ์ PDF บนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ . จากนั้นคุณสามารถดำเนินการพิมพ์ตามปกติโดยเลือกเครื่องพิมพ์ PDF เสมือน คุณจะได้รับไฟล์ที่เก็บไว้ใน Evernote หรือ Dropbox
- การพิมพ์อีเมล : สามารถพิมพ์อีเมลเป็น PDF ได้ในลักษณะเดียวกัน คุณยังสามารถลองติดดาวพวกเขา (หากคุณใช้ Gmail) หรือเพิ่มลงในโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับพิเศษที่คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง คุณสามารถเข้าถึงอีเมลเหล่านี้ได้ในภายหลังจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีไคลเอนต์อีเมล - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์
- การพิมพ์หน้าเว็บ : หากคุณพิมพ์หน้าเว็บเพื่ออ้างอิงในภายหลังคุณสามารถพิมพ์เป็น PDF แทนได้ คุณยังสามารถบุ๊กมาร์กเพื่อดูในภายหลังได้ ( บุ๊กมาร์กของคุณสามารถซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ ). หากคุณต้องการอ่านหน้าเว็บในภายหลังให้ใช้บริการเช่น กระเป๋า หรือ Instapaper เพื่อสร้างรายการสิ่งที่คุณต้องการอ่าน บริการเช่นนี้ใช้หน้าเว็บแปลงเป็นบทความที่อ่านได้ข้อความอย่างเดียวและแม้กระทั่งจัดเก็บแบบออฟไลน์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้คุณสามารถอ่านหน้าเว็บได้ในภายหลังโดยไม่ต้องพิมพ์
- การพิมพ์แผนที่ : คุณไม่ควรพิมพ์แผนที่หากคุณมีสมาร์ทโฟนที่มี GPS หากคุณใช้ Google Maps คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้แอป Google Maps และดูรายการการค้นหาที่คุณทำบนเว็บไซต์ Google Maps บนพีซีของคุณ คุณสามารถพิมพ์แผนที่เป็น PDF ได้แน่นอน
- ฟะเอกสาร : ธุรกิจเก่าแก่บางแห่งยังคงต้องการแฟกซ์ คุณสามารถใช้บริการเช่น สวัสดีแฟกซ์ เพื่อส่งแฟกซ์ผ่านเว็บ HelloFax ให้บริการแฟกซ์ฟรีห้าครั้งต่อเดือนซึ่งน่าจะเกินพอสำหรับผู้ใช้ตามบ้านที่ต้องการแฟกซ์ธุรกิจเป็นครั้งคราวเท่านั้น
- เมื่อมีคนยืนยันในเอกสารที่พิมพ์ : น่าเศร้าที่บางองค์กรยังคงยืนยันที่จะพิมพ์เอกสาร ไม่มีการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ หากพวกเขาไม่ใช้ PDF ทางอีเมลคุณอาจต้องพิมพ์
- จะทำอย่างไรกับเอกสารกระดาษเก่าของคุณ : มันง่ายกว่าที่จะเริ่มดำเนินการต่อแบบไม่ใช้กระดาษแทนที่จะตัดสินใจแปลงเอกสารกระดาษเก่าทั้งหมดของคุณอย่างเป็นระบบให้เป็นเวอร์ชันดิจิทัลซึ่งอาจเป็นงานที่ต้องทำมากมาย อย่างไรก็ตามคุณสามารถสแกนเอกสารเก่าของคุณเป็นไฟล์ PDF ด้วยเครื่องสแกน
การใช้ไฟล์ดิจิทัลของคุณ
ขณะนี้พื้นที่ทำงานดิจิทัลของคุณมีข้อดีหลายประการที่กระดาษไม่มี:
- การสำรองข้อมูล : ไฟล์ของคุณได้รับการสำรองข้อมูลหากคุณจัดเก็บไว้ด้วยบริการเช่น Evernote, Dropbox, Google Drive หรือ SkyDrive หากบ้านของคุณไฟไหม้คุณจะไม่สูญเสียเอกสารสำคัญของคุณ
- ค้นหา : คุณสามารถค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดของคุณเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องลอดผ่านกองกระดาษ Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive หรือแม้แต่ Windows - ทั้งหมดนี้มีคุณสมบัติการค้นหาข้อความแบบเต็ม
- เข้าถึงได้ทุกที่ : สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้ทุกที่จากพีซีสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต หากคุณออกไปข้างนอกและต้องการค้นหาบางอย่างคุณสามารถทำได้จากสมาร์ทโฟนของคุณแทนที่จะกลับบ้านและอ่านเอกสาร
- ไม่มีความยุ่งเหยิง : คุณไม่ต้องกังวลกับการจัดเก็บจัดระเบียบเพิ่มพื้นที่และทำให้เอกสารของคุณเสียหาย
- ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์: หากคุณไม่จำเป็นต้องซื้อหมึกราคาแพงเครื่องพิมพ์ราคาถูกและกองกระดาษเครื่องพิมพ์คุณจะประหยัดเงินได้
แน่นอนว่าเอกสารบางอย่างอาจมีความอ่อนไหวเกินกว่าที่จะจัดเก็บทางออนไลน์ ในสถานการณ์เช่นนี้คุณสามารถใช้การเข้ารหัสได้ตลอดเวลา - สร้างคอนเทนเนอร์ที่เข้ารหัส และจัดเก็บไว้ในบริการเช่น Dropbox, Google Drive หรือ SkyDrive ผู้อื่นจะต้องใช้รหัสผ่านก่อนจึงจะเข้าถึงเอกสารของคุณได้
เครดิตรูปภาพ: Sarah Kolb-Williams บน Flickr , cellanr บน Flickr , jeremyfoo บน Flickr
