"Paperiton toimisto", jota meille luvattiin, ei koskaan näytä saapuvan monille ihmisille. Todellisuus on kuitenkin se, että paperiton toimisto on tänään täällä, jos haluat hyödyntää sitä.
Jos olet edelleen joku, joka tulostaa sähköposteja, verkkosivuja ja muita asiakirjoja, voit lopettaa nyt. On olemassa parempia tapoja seurata tietojasi ja käyttää niitä nopeammin - et voi silti etsiä sanoja fyysisistä papereista.
Tapaus tulostusta vastaan
Tulostaminen on kallista ja hankalaa, ja se vaatii usein kalliita mustepatruunoita, tulostuspaperia ja uusia tulostimia, kun tämä halpa mustesuihkutulostin epäonnistuu. Kaikesta paperista tulee sotku, joka on järjestettävä oikein, tai et koskaan löydä etsimääsi. Et pääse siihen, kun olet poissa toimistostasi, et voi etsiä sen kautta ja sinulla on vain yksi kopio, joten olet vaikeuksissa, jos sille koskaan tapahtuu jotain.
Tulostus oli välttämätöntä, kun tietokoneet olivat raskaita tiiliä, jotka istuivat pöydissä. Kävelemme nyt tietokoneiden taskussa, tabletit, jotka voivat arvioida paperin koon, ja pilvipalvelut, jotka voivat varmuuskopioida ja synkronoida kaikki asiakirjat kaikilla laitteillasi. Voit etsiä tallentamiasi asiakirjoja niiden sisältämillä sanoilla, jotta sinun ei tarvitse perustaa ja hallita monimutkaista arkistointijärjestelmää.
Kuinka ei tulostaa
Me geeksit ovat saattaneet lopettaa tulostamisen kauan sitten, mutta siellä on monia ihmisiä, jotka edelleen tulostavat sähköposteja ja verkkosivuja säännöllisesti. Yritämme antaa joitain vinkkejä, jotka ohjaavat sinut pois tulostimesta uuteen järkevään tapaan tallentaa ja järjestää tietoja.
- Luo digitaalinen arkistokaappi : Ensinnäkin, sinun on päätettävä, mihin tallennat asiat, sen sijaan että tulostat ne. Se auttaa saamaan yhden yhtenäisen sijainnin, johon tallennat kaiken. Suosittelemme jonkinlaista pilvipalvelua, joka synkronoi kaikki laitteesi, jotta voit käyttää niitä älypuhelimilla ja tableteilla sekä tietokoneellasi. Monet ihmiset käyttävät Evernote kaikkien heidän muistiinpanojensa ja asiakirjojensa arkistona, mutta voit myös halutessasi tallentaa pilvipalveluun, kuten Dropbox , Google Drive tai Microsoft OneDrive . Jos todella pidät paikallisesta tallennustilasta, voit tallentaa tiedostosi tietokoneesi yhteen kansioon - mutta muista varmuuskopioida se. Tämä on vähemmän kätevää, koska sinun on kopioitava tiedostot manuaalisesti muille laitteille, jos haluat tarkastella niitä muualla.
- Tulosta PDF-tiedostoon : Kaikki, mitä haluat tulostaa - olipa kyseessä kuitti, asiakirja, sähköposti tai verkkosivu -, voidaan tulostaa PDF-tiedostoon. Ensin sinun on asenna PDF-tulostin Windows-tietokoneellesi . Voit sitten käydä läpi tulostusprosessin normaalisti valitsemalla virtuaalisen PDF-tulostimen. Saat tiedoston, jonka voit tallentaa esimerkiksi Evernoteen tai Dropboxiin.
- Sähköpostien tulostaminen : Sähköpostit voidaan tulostaa PDF-muodossa samalla tavalla. Voit myös yrittää tähdellä niitä (jos käytät Gmailia) tai lisätä ne erityiseen kansioon tai tarraan, jossa voit viitata niihin myöhemmin. Voit käyttää näitä sähköposteja myöhemmin millä tahansa laitteella, jolla on sähköpostiohjelma - tulostusta ei tarvita.
- Verkkosivujen tulostaminen : Jos tulostat verkkosivuja myöhempää käyttöä varten, voit tulostaa ne PDF-muotoon. Voit myös lisätä ne kirjanmerkkeihin, jotta voit tarkastella niitä myöhemmin ( kirjanmerkkisi voivat synkronoida kaikki laitteet ). Jos haluat lukea verkkosivun myöhemmin, käytä sellaista palvelua kuin Tasku tai Instapaper luoda luettelo asioista, jotka haluat lukea. Tällaiset palvelut ottavat verkkosivun, muuntavat sen luettavaksi, vain tekstiä käsitteleväksi artikkeliksi ja jopa säilyttävät sen offline-tilassa mobiililaitteilla, jotta voit lukea verkkosivun myöhemmin tarvitsematta tulostaa.
- Karttojen tulostaminen : Sinun ei tarvitse tulostaa karttoja, jos sinulla on älypuhelin, jossa on GPS. Jos käytät Google Mapsia, voit kirjautua sisään Google Maps -sovellukseen ja tarkastella luetteloa hauista, jotka olet tehnyt Google Maps -sivustolla tietokoneellasi. Voit myös vain tulostaa kartan PDF-muotoon.
- fa-asiakirjat : Jotkut kalkkeutuneet vanhat yritykset vaativat edelleen fakseja. Voit käyttää palvelua, kuten HelloFax lähettää fakseja verkon kautta. HelloFax tarjoaa viisi ilmaista faksia kuukaudessa - tämän pitäisi olla enemmän kuin tarpeeksi kotikäyttäjille, joiden on vain satunnaisesti tarpeen faksata yritys.
- Kun joku vaatii painettuja asiakirjoja : Valitettavasti jotkut organisaatiot vaativat edelleen painettuja asiakirjoja. Tätä ei voi kiertää. Jos he eivät ota PDF-tiedostoa sähköpostitse, sinun on ehkä tulostettava.
- Mitä tehdä vanhoilla paperidokumenteillasi : On helpompaa aloittaa eteenpäin paperittomalla tavalla sen sijaan, että päätät muuntaa kaikki vanhat paperidokumenttisi järjestelmällisesti digitaalisiksi versioiksi - se voi olla paljon työtä. Voit kuitenkin skannata vanhat asiakirjat PDF-tiedostoiksi skannerilla.
Digitaalisten tiedostojen käyttäminen
Digitaalisella työtilallasi on nyt useita etuja, joita paperilla ei ole:
- Varmuuskopioida : Tiedostot varmuuskopioidaan, jos olet tallentanut ne palveluun, kuten Evernote, Dropbox, Google Drive tai SkyDrive. Jos talosi palaa, et menetä tärkeitä asiakirjojasi.
- Hae : Voit helposti etsiä kaikista sähköisistä asiakirjoistasi löytääksesi tarvitsemasi asiakirjat siivilöimatta paperivuoria. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, jopa Windows - niillä kaikilla on kokotekstit.
- Pääsy kaikkialle : Papereihisi pääsee käsiksi missä tahansa, tietokoneelta, älypuhelimelta tai tabletilta. Jos olet poissa ja sinun on etsittävä jotain, voit tehdä sen älypuhelimestasi sen sijaan, että menisit kotiin ja kaivaisi papereitasi.
- Ei sotkua : Sinun ei tarvitse huolehtia asiakirjojesi tallentamisesta, järjestämisestä, varaamisesta ja pudottamisesta.
- Ei tulostuskustannuksia: Jos sinun ei tarvitse ostaa kalliita musteita, halpoja tulostimia ja tulostuspaperipinoja, säästät rahaa.
Tietenkin jotkut asiakirjat voivat olla liian arkaluonteisia, jotta niitä voidaan tallentaa verkkoon. Tällaisissa tilanteissa voit aina käyttää salausta - luoda salattu säilö ja tallenna se palveluun, kuten Dropbox, Google Drive tai SkyDrive. Ihmiset tarvitsevat salasanan, ennen kuin he voivat käyttää asiakirjojasi.
Kuvahyvitys: Sarah Kolb-Williams on Flickr , cellanr on Flickr , jeremyfoo on Flickr
