Фото: Спарта
Чи перевіряєте ви електронну пошту частіше, ніж потрібно? Чи виникають у вас симптоми відміни, якщо якщо ви давно не перевіряли електронну пошту? Нав'язлива перевірка електронної пошти - це нездорова звичка, яка заважає робити більш важливі справи. Використовуйте позитивну винагороду, щоб встановити здоровіші стосунки з вашою поштовою скринькою.
Електронна пошта не завжди є продуктивною
Є три основні причини, чому електронна пошта не завжди є продуктивною.
1. Електронна пошта віднімає час від інших речей: Можливо, легко виправдати компульсивну перевірку електронної пошти, оскільки здається, що ви щось робите. Зрештою, читання повідомлень, відповідь на деякі повідомлення та спорожнення папки "Вхідні" має бути хорошою справою. Але це продуктивно лише тоді, коли це робиться навмисно - а не в той час, який змінюється на інші, більш важливі завдання.
2. Електронна пошта може нічим не відрізнятися від чат-чату: Використання електронної пошти для спілкування з друзями, колегами чи знайомими може нічим не відрізнятися від чату в обідній залі. Якщо розмова не настільки важлива і виходить за межі розумного часу перерви, це відволікає вас від роботи.
3. Електронна пошта, як правило, стосується інших людей: Електронна пошта заохочує вас задовольняти потреби, запити та запитання інших людей - замість власних. Електронна пошта дійсно має час і місце у ваш день, але вона повинна мати визначений час і місце. Не просто в будь-який час вам хочеться перевірити.
Діагностуйте свою проблему
Люди роблять нав'язливі речі з усіх причин. Найпоширеніша причина - уникати переживання чогось особливо неприємного. Якщо ви перевіряєте електронну пошту десять разів на день без поважних причин, ви, мабуть, намагаєтесь уникнути когось або чогось.
Нав'язлива перевірка електронної пошти може стати вашим способом уникнути:
- Насувається термін
- Блок письменника
- Невизначеність щодо того, що робити далі
- Нудьга
- Вирішення важливої проблеми, яка заважає виконувати роботу
- Підготовка до запланованих заручин
- Власне працюючи над чимось
Дослідіть можливі причини перевірки електронної пошти частіше, ніж потрібно для діагностики проблеми.
Визнайте свою примусову звичку
Наступним кроком у зміні нав'язливої звички електронної пошти є її відстеження. Слідкуйте за тим, скільки разів ви відкривали свою поштову скриньку. Зверніть увагу, скільки часу ви витрачаєте в середньому під час кожного відвідування.
Дотримуйтесь позитивного ставлення в процесі. Не вважайте себе непродуктивним, нецілеспрямованим або невдалим, коли виявляєте слабкі місця або помилки. Самопокарання не допоможе вам зробити позитивні зміни. Просто розпізнайте свої закономірності та дослідіть, якими можуть бути мотивації, як описано вище.
Продовжуйте визнавати свою нав'язливу звичку електронної пошти, поки ви більше не зможете її витримати - поки ви більше не зможете стояти, нічого не роблячи з цим. Тому що єдиний спосіб вирішити компульсивну поведінку - це:
-
1. Прийняття того, що воно існує
-
2. Бути досить чесним, щоб зрозуміти, чому
-
3. Маючи достатньо вагомих причин, щоб щось з цим зробити
Після того, як вас справді спонукає до змін, порівняно легко розпочати кроки дитини.
Почніть із кроків дитини та позитивної винагороди
Фото: Рутієкі
Позитивна винагорода допомагає вам пов’язати бажану поведінку з добрими почуттями та / або позитивними відгуками. Виконайте сім кроків нижче, щоб зробити відвідування поштової скриньки здоровою та продуктивною практикою.
Крок 1: Створіть документ про відповідальність електронною поштою
Створіть документ, на який ви будете посилатися для звітності щодо електронної пошти. Переконайтесь, що він достатньо наочний та динамічний для роботи. Ви додасте вміст до цього документа на наступних етапах, але налаштуйте його відповідно до своїх уподобань.
Крок 2: Вкажіть бажану зміну поведінки (або кінцеву мету)
Угорі документа напишіть, як (часто) ви в кінцевому підсумку хочете перевірити свою електронну пошту.
Це може бути настільки загальним, як «Я не хочу перевіряти свою електронну пошту так часто», або таким конкретним, як «Я хочу перевіряти свою електронну пошту лише о 10:00 та 15:00 кожного буднього дня та о 16:00 у вихідні дні».
Будьте особливо конкретні щодо своєї кінцевої мети та, якщо можливо, вкажіть свої причини для її вибору.
Крок 3: Визнайте свої слабкі сторони
Під вашим твердженням перелічіть причини, чому ви ще не досягли бажаної мети у відповідних рядках.
Знову ж таки, будьте конкретні і не використовуйте надмірно різких висловлювань, таких як: «Я погано керую часом» або «Я просто не можу контролювати себе»
Використовуйте об’єктивну мову, яка фокусує вашу увагу на тому, що відбувається і чому. Більш функціональними твердженнями є:
- "Я борюся з управлінням своїм часом, коли маю важливі проекти, які я не відчуваю готовими закінчити".
- "Мені важко встояти перед бажанням перевірити електронну пошту, навіть коли я знаю, що мені це не потрібно, бо я волів би не мати кількох хвилин мовчання, щоб подумати про те, що я мав би робити насправді".
Спробуйте перелічити принаймні п’ять своїх слабких сторін.
Скажімо, ваша мета - перевірити свою поштову скриньку один раз вранці та один раз пізно вдень. В даний час ви перевіряєте це приблизно раз на двадцять хвилин, перебуваючи на комп’ютері.
Ось п’ять потенційних слабких місць, які вам заважають:
- Ви не в захваті від виконання інших завдань, пов’язаних із комп’ютером.
- Вам нудно під час їзди на роботу та в громадських місцях, ви не хочете спілкуватися з оточуючими людьми і виявляєте, що перевірка пошти на вашому iPhone витрачає час.
- Ви турбуєтесь про розвішування питань електронної пошти чи розмов і хочете знати, яким буде наступний крок - як тільки містер Сміт зв’яжеться з вами.
- Ви хочете догодити містеру Сміту, завжди оперативно відповідаючи на нього, навіть якщо він не виписує вашу зарплату і не особливо близький вам.
- Ви сподіваєтесь отримати повідомлення електронною поштою про те, що хтось розпочне з вами розмову на вашому Facebook, Twitter або LinkedIn як підтвердження, з яким ви досить важливі для спілкування.
Можливо, вам буде не цікаво досліджувати ваші слабкі сторони, коли справа доходить до перевірки електронної пошти, але це допоможе перепрограмувати ваші звички на краще.
Крок 4: Визначте свої проблеми на основі ваших слабких сторін
Тепер перегляньте кожну слабкість у вашому списку та додайте додатковий стовпець праворуч. Визначте ситуації (реальні чи уявні), під час яких ви демонструєте ці слабкі сторони.
Скажімо, у вас у лівій колонці є "Я з трудом управляю своїм часом, коли маю важливі проекти, які я не готовий закінчити".
Потім у правій колонці опишіть проблематичну ситуацію. Це може бути щось на кшталт: «Маю важливий проект, над яким слід працювати», або «Маю важливий проект, над яким я працюю, і я не відчуваю, що готовий закінчити», або навіть «Почуття невпевненості у важливому проекті».
Як тільки ви усвідомите складні ситуації, ви будете краще підготовлені до того, щоб зіткнутися з ними.
Крок 5: Складіть контрольний список позитивних винагород
Коли ви налаштовуєте свої стовпці, що описують ваші слабкі місця та їх виникнення, додайте третю колонку праворуч.
Використовуйте цей стовпець, щоб перерахувати кроки дій, які ви можете вжити для подолання проблемних ситуацій, які викликають слабкі місця, які заважають вам перевіряти електронну пошту на ваших умовах, на потрібній частоті.
Потім додайте четвертий стовпець, де у вас буде простір для перевірки екземплярів, коли ви виконаєте одну з дій з третьої колонки.
Ось один із способів форматування документа:
Ви помітите, що для кожного кроку дії встановлений лише один прапорець. Протягом усього дня ви можете виконувати цей крок кілька разів, тому за необхідності додайте додаткові стовпці.
Крок 6: Нагородіть себе за те, що ви продовжуєте виконувати завдання
Після налаштування документа роздрукуйте копію або тримайте її відкритою на робочому столі. Відтепер ви будете посилатися на цей документ, щоб перекваліфікувати спосіб відвідування папки "Вхідні".
Кожного разу, коли ви ставите галочку в крайній правій колонці, ви можете перевіряти свою електронну пошту - робіть це, знаючи, що ви її заробили. Позитивні почуття, пов’язані з перевіркою електронної пошти після якщо ви досягнете чогось значущого, це надихне вас поглянути на свою поштову скриньку по-різному.
Ось приклад. Знову візьмемося зі слабкості: "Я з трудом управляю своїм часом, коли маю важливі проекти, які я не готовий закінчити". Скажімо, однією з проблем, пов’язаних із цією слабкістю, є: “Мати важливий проект, над яким слід працювати”. Тепер ось три потенційні кроки дій, які допоможуть вам подолати та / або працювати над своєю метою:
-
1. Роздрукуйте статтю / ресурс / документ, який нагадує, чому ваш проект настільки важливий та / або чому ви можете його успішно виконати.
-
2. Попросити друга чи колегу про допомогу чи перспективу, коли ти відчуваєш застряг.
-
3. Випишіть графік або список справ для вашого проекту.
-
4. Перегляд та / або перегляд вашого розкладу або списку справ для вашого проекту.
-
5. Заповнення пункту вашого розкладу або списку справ для вашого проекту.
Кожного разу, коли ви виконуєте один із цих кроків, поставте прапорець і знайте, що ви можете перевірити свою електронну пошту, заробивши її. Звичайно, якщо ви не відчуваєте бажання перевірити свою електронну пошту, ви можете перейти до наступного завдання. Як бачите, кожен із цих кроків починався з того, щоб уникнути компульсивної перевірки електронної пошти та в кінцевому підсумку слугувати вашим цілям продуктивності.
Не потрібно бути ідеальним; нічого страшного, якщо ви перевірите свою поштову скриньку, не встановивши попередню позначку. Але принаймні пам’ятайте про те, що ви робите. І зверніть увагу на те, як по-іншому перевіряєш вашу поштову скриньку, коли її заробив, натомість не маючи для цього жодної реальної причини (за винятком, можливо, піддавання в проблематичній ситуації, яка викликає компульсивну звичку).
Крок 7: Продовжуйте використовувати контрольний список, поки не помітите зміни
Коли ви використовуєте свій контрольний список достатньо, щоб бути впевненими, що у вас ситуація електронної пошти під контролем, ви помітите, що вам краще підходить:
- Помічаючи нудьгу
- Виявлення проблем із роботою, визнання яких може бути важким
- Помічаючи, коли ви перевантажені
- Визнання негативних почуттів щодо своєї роботи, до яких вам потрібно експрес та адреса
- Усвідомлення творчих або розумових блоків
- Віддаючи себе і ваші очі комп’ютерна перерва, коли це потрібно
- Залишаючись на завданні та почуваючись добре з приводу того, що робити
Кожен з них допомагає вирішити проблеми, які, не вирішуючись, призводять до різних компульсивних форм поведінки.
Зробіть перевірку електронної пошти особливою
Коли електронна пошта стала вашою компульсивною звичкою, це вже не є продуктивним інструментом. Зробіть перевірку електронної пошти особливою, щоб вона знову стала продуктивною.
На додаток до контрольної вправи вище, ви можете вивчити інші методи використання позитивної винагороди. Ви можете заблокувати регулярний час прибирання поштової скриньки після того, як ви попрацювали сотні годин, і налаштувати цей час на приємний час, перекусивши поруч і послухавши музику у фоновому режимі. Ви також можете застосувати ті самі принципи для роботи - відключіть мережу від Інтернету та / або сховайте поштовий клієнт і використовуйте комфортне робоче середовище для компенсації.
Нагороджуйте себе за хороші робочі звички, і електронна пошта не повинна займати ваше робоче життя.
