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Você verifica seu e-mail com mais frequência do que o necessário? Você experimenta sintomas de abstinência quando não verifica seu e-mail há algum tempo? A verificação compulsiva de e-mail é um hábito prejudicial à saúde que o impede de fazer coisas mais importantes. Use recompensas positivas para estabelecer um relacionamento mais saudável com sua caixa de entrada.
E-mail nem sempre é produtivo
Existem três razões principais pelas quais o email nem sempre é produtivo.
1. E-mail leva tempo longe de outras coisas: Pode ser fácil justificar a verificação compulsiva de e-mail porque parece que você está fazendo algo. Afinal, ler mensagens, responder algumas e esvaziar sua caixa de entrada deve ser uma boa coisa. Mas só é produtivo quando é feito intencionalmente - não durante o tempo que é revertido para outras tarefas mais importantes.
2. O e-mail não pode ser diferente do bate-papo: Usar e-mail para se comunicar com amigos, colegas ou conhecidos não pode ser diferente do bate-papo no refeitório. Se a conversa não for tão importante e se estender além de um intervalo razoável, ela o distrai do trabalho.
3. O e-mail geralmente é sobre outras pessoas: O e-mail o incentiva a atender às necessidades, solicitações e perguntas de outras pessoas - em vez das suas. O e-mail tem uma hora e um lugar no seu dia, mas precisa ter uma hora e um lugar designados. Não apenas a qualquer momento que você quiser verificar.
Diagnostique o seu problema
As pessoas fazem coisas compulsivas por todos os tipos de razões. O motivo mais comum é evitar experimentar algo particularmente desagradável. Se você está checando e-mail dez vezes por dia sem um bom motivo, provavelmente está tentando evitar alguém ou alguma coisa.
A verificação compulsiva de e-mail pode ser sua maneira de escapar:
- Um prazo iminente
- Bloqueio de escritor
- Incerteza sobre o que fazer a seguir
- Tédio
- Resolvendo um problema importante que está impedindo você de trabalhar
- Preparando-se para um compromisso planejado
- Na verdade trabalhando em algo
Explore os possíveis motivos pelos quais você verifica seu e-mail com mais frequência do que o necessário para diagnosticar seu problema.
Reconheça seu hábito compulsivo
O próximo passo para mudar seu hábito compulsivo de e-mail é rastreá-lo. Mantenha um registro de quantas vezes você abre sua caixa de entrada. Observe quanto tempo você gasta em média durante cada visita.
Mantenha uma atitude positiva no processo. Não se julgue improdutivo, desfocado ou um fracasso ao identificar fraquezas ou erros. A autopunição não o ajudará a fazer mudanças positivas. Simplesmente reconheça seus padrões e explore quais podem ser as motivações, conforme abordado acima.
Continue reconhecendo seu hábito compulsivo de e-mail até que você não aguente mais - até que não consiga mais ficar sem fazer nada a respeito. Porque a única maneira de lidar com o comportamento compulsivo é:
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1. Aceitar que ele existe
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2. Ser honesto o suficiente para entender o porquê
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3. Ter motivos convincentes o suficiente para fazer algo a respeito
Quando você estiver realmente motivado para fazer uma mudança, é relativamente fácil começar com passos de bebê.
Comece com passos de bebê e recompensa positiva
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A recompensa positiva o ajuda a associar o comportamento desejado a bons sentimentos e / ou feedback positivo. Siga as sete etapas abaixo para tornar a visita à sua caixa de entrada de e-mail uma prática mais saudável e produtiva.
Etapa 1: Crie um documento de responsabilidade por e-mail
Crie um documento que você consultará para sua responsabilidade por e-mail. Certifique-se de que seja visual e dinâmico o suficiente para trabalhar. Você adicionará conteúdo a este documento nas etapas a seguir, mas o personalizará com base em suas preferências.
Etapa 2: declare a mudança de comportamento desejada (ou objetivo final)
Na parte superior do documento, escreva com que frequência você deseja verificar seu e-mail.
Isso pode ser tão geral como “Não quero verificar meu e-mail com tanta frequência” ou tão específico como “Só quero verificar meu e-mail às 10h e às 15h todos os dias da semana e às 16h nos fins de semana”.
Seja mais específico quanto ao seu objetivo final e, se possível, forneça as razões para selecioná-lo.
Etapa 3: Admita suas fraquezas
Abaixo de sua declaração, liste os motivos pelos quais você ainda não atingiu a meta desejada em suas respectivas linhas.
Mais uma vez, seja específico e não use linguagem desnecessariamente áspera, como, "Eu sou ruim em gerenciamento de tempo" ou "Eu simplesmente não consigo me controlar."
Use uma linguagem objetiva que o mantenha focado no que está acontecendo e por quê. Mais declarações funcionais são:
- “Tenho dificuldade em administrar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronta para terminar.”
- “Tenho dificuldade em resistir ao impulso de verificar meu e-mail, mesmo quando sei que não preciso, porque prefiro não ter alguns minutos de silêncio para pensar sobre o que realmente deveria estar fazendo.”
Tente listar pelo menos cinco de seus pontos fracos.
Digamos que sua meta seja verificar sua caixa de entrada uma vez pela manhã e uma vez no final da tarde. Atualmente, você verifica cerca de uma vez a cada vinte minutos enquanto está no computador.
Aqui estão cinco possíveis pontos fracos que atrapalham seu caminho:
- Você não está animado para fazer suas outras tarefas relacionadas ao computador.
- Você fica entediado enquanto se desloca e espera em público, não quer interagir com as pessoas ao seu redor e descobre que verificar e-mails em seu iPhone passa o tempo.
- Você se preocupa em suspender perguntas ou conversas por e-mail e quer saber qual é o próximo passo - assim que o Sr. Smith retornar a você.
- Você quer agradar o Sr. Smith sempre respondendo a ele prontamente, mesmo que ele não escreva seu salário e não seja particularmente próximo de você.
- Você espera receber um alerta por e-mail de que alguém iniciará uma conversa com você no seu Facebook, Twitter ou LinkedIn como validação de que você é importante o suficiente para conversar.
Pode não ser divertido explorar seus pontos fracos quando se trata de verificar e-mails, mas será útil reprogramar seus hábitos para melhor.
Etapa 4: identifique seus desafios com base em seus pontos fracos
Agora analise cada ponto fraco de sua lista e adicione uma coluna extra à direita. Identifique as situações (reais ou imaginárias) durante as quais você demonstra essas fraquezas.
Digamos que você tenha "Tenho dificuldade em administrar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar" na coluna da esquerda.
Em seguida, na coluna certa, descreva a situação que é problemática. Seria algo como "Ter um projeto importante para trabalhar" ou "Ter um projeto importante para trabalhar que não me sinto pronto para terminar" ou mesmo "Me sentindo inseguro sobre um projeto importante".
Assim que estiver ciente das situações desafiadoras, você estará melhor preparado para enfrentá-las.
Etapa 5: elabore uma lista de verificação de recompensa positiva
Quando você configurar suas colunas descrevendo seus pontos fracos e como eles surgem, adicione uma terceira coluna à direita.
Use esta coluna para listar as etapas de ação que você pode realizar para superar as situações problemáticas que acionam as fraquezas que o impedem de verificar seu e-mail em seus termos, na frequência desejada.
Em seguida, adicione uma quarta coluna, onde terá espaço para marcar as instâncias ao realizar uma das ações da terceira coluna.
Esta é uma maneira de formatar seu documento:
Você perceberá que há apenas uma caixa de seleção para cada etapa de ação. Ao longo do dia, você pode concluir essa etapa várias vezes, portanto, adicione colunas de caixa de seleção extras conforme necessário.
Etapa 6: Recompense-se por permanecer na tarefa
Depois de configurar o documento, imprima uma cópia ou mantenha-o aberto na área de trabalho. De agora em diante, você consultará este documento para treinar novamente a forma como visita sua caixa de entrada.
Cada vez que você marca uma caixa na coluna da extrema direita, pode verificar seu e-mail - faça isso sabendo que você o merece. Os sentimentos positivos associados à verificação de seu e-mail depois de você realizar algo significativo o inspirará a olhar para sua caixa de entrada de maneiras diferentes.
Aqui está um exemplo. Vamos extrair novamente da fraqueza: “Tenho dificuldade em administrar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar. Digamos que um dos desafios associados a essa fraqueza seja: “Ter um projeto importante para trabalhar”. Agora, aqui estão três etapas de ação potencial que o ajudam a superar e / ou trabalhar em direção ao seu objetivo:
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1. Imprimir um artigo / recurso / documento que lembra por que seu projeto é tão importante e / ou por que você é capaz de concluí-lo com sucesso.
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2. Pedir a um amigo ou colega ajuda ou perspectiva quando você se sentir bloqueado.
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3. Escrever um cronograma ou lista de tarefas para o seu projeto.
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4. Revendo e / ou revisando sua programação ou lista de tarefas para seu projeto.
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5. Concluir um item em sua programação ou lista de tarefas pendentes para seu projeto.
Cada vez que você concluir uma dessas etapas, marque uma caixa e saiba que você pode verificar se seu e-mail o mereceu. Claro, se você não sentir vontade de verificar seu e-mail, você pode ir direto para a próxima tarefa. Como você pode ver, cada uma dessas etapas começou como uma forma de evitar a checagem compulsória do e-mail e acaba atendendo aos seus objetivos de produtividade.
Você não tem que ser perfeito; está tudo bem se você verificar sua caixa de entrada sem ter desmarcado uma caixa primeiro. Mas pelo menos esteja atento ao que você faz. E preste atenção em como é diferente verificar sua caixa de entrada por merecê-la, em vez de não ter um motivo real para fazer isso (exceto talvez por sucumbir a uma situação problemática que desencadeia o hábito compulsivo).
Etapa 7: Continue usando a lista de verificação até notar as mudanças
Quando você usar sua lista de verificação o suficiente para se sentir confiante de que tem sua situação de e-mail sob controle, perceberá que é melhor em:
- Detectando tédio
- Identificar problemas com o trabalho que podem ser difíceis de admitir
- Perceber quando você está sobrecarregado
- Reconhecer sentimentos negativos sobre seu trabalho, que você precisa expresso e endereço
- Conscientizar-se de bloqueios criativos ou mentais
- Se dando e seus olhos uma pausa no computador quando necessário
- Ficar na tarefa e se sentir bem por fazer as coisas
Cada um deles ajuda a resolver os problemas que, quando não resolvidos, levam a vários comportamentos compulsivos.
Tornar a verificação de e-mail especial
Quando o e-mail se tornou seu hábito compulsivo, ele não é mais uma ferramenta produtiva. Torne a verificação de e-mail especial para que se torne produtivo novamente.
Além do exercício da lista de verificação acima, você pode explorar outras técnicas para usar recompensas positivas. Você pode bloquear horários regulares para a limpeza da caixa de entrada após ter trabalhado muitas horas e configurar esse horário para ser agradável, com um lanche por perto e um pouco de música de fundo alegre. Você também pode aplicar os mesmos princípios para o trabalho - desconecte-se da Internet e / ou oculte seu cliente de e-mail e use um ambiente de trabalho confortável para compensar.
Recompense-se por bons hábitos de trabalho, e o e-mail não terá que controlar sua vida profissional.
