Stop met dwangmatig controleren via e-mail met positieve beloning

ONGECAAKTE CONTENT

foto door Sparta

Check je je e-mail vaker dan nodig? Ervaar je ontwenningsverschijnselen als je je e-mail al een tijdje niet hebt gecontroleerd? Dwangmatige e-mailcontrole is een ongezonde gewoonte die u ervan weerhoudt belangrijkere dingen te doen. Gebruik een positieve beloning om een ​​gezondere relatie met uw inbox tot stand te brengen.

E-mail is niet altijd productief

Er zijn drie belangrijke redenen waarom e-mail niet altijd productief is.

1. E-mail kost tijd van andere dingen: Het is misschien gemakkelijk om dwangmatige e-mailcontrole te rechtvaardigen, omdat het voelt alsof u iets voor elkaar krijgt. Immers, het doorlezen van berichten, het beantwoorden van enkele berichten en het legen van uw inbox zou een goede zaak moeten zijn. Maar het is alleen productief als het opzettelijk wordt gedaan - niet in de tijd die wordt omgekeerd voor andere, belangrijkere taken.

2. E-mail kan niet verschillen van chit-chat: E-mail gebruiken om te communiceren met vrienden, collega's of kennissen kan niet anders zijn dan kletsen in de lunchroom. Als het gesprek niet zo belangrijk is en langer duurt dan een redelijke pauze, leidt dit je af van je werk.

3. E-mail gaat meestal over andere mensen: E-mail moedigt u aan om in te spelen op de behoeften, verzoeken en vragen van anderen - in plaats van die van uzelf. E-mail heeft een tijd en plaats in uw dag, maar het moet een bepaalde tijd en plaats hebben. Niet elke keer dat u zin ​​heeft om te controleren.

Stel uw probleem vast

Mensen doen dwangmatige dingen om allerlei redenen. De meest voorkomende reden is om iets bijzonder onaangenaams te vermijden. Als u zonder goede reden tien keer per dag uw e-mail controleert, probeert u waarschijnlijk iemand of iets te vermijden.

Dwangmatige e-mailcontrole kan uw manier zijn om het volgende te vermijden:

• Een dreigende deadline
• Schrijversblok
• Onzekerheid over wat te doen
• Verveling
• Een belangrijk probleem oplossen waardoor u geen werk kunt doen
• Voorbereiden op een geplande verloving
• Eigenlijk ergens aan werken

Onderzoek de mogelijke redenen waarom u uw e-mail vaker controleert dan nodig is om uw probleem te diagnosticeren.

Erken uw dwangmatige gewoonte

De volgende stap om uw dwangmatige e-mailgewoonte te veranderen, is het volgen ervan. Houd bij hoe vaak u uw inbox opent. Merk op hoeveel tijd u gemiddeld per bezoek besteedt.

Houd een positieve houding aan tijdens het proces. Beoordeel jezelf niet als onproductief, ongericht of als een mislukking wanneer je zwakheden of fouten identificeert. Zelfbestraffing helpt je niet om positieve veranderingen aan te brengen. Herken gewoon je patronen en onderzoek wat de motivaties kunnen zijn, zoals hierboven beschreven.

Ga door met het erkennen van uw dwangmatige e-mailgewoonte totdat u er niet langer tegen kunt - totdat u er niet langer niets aan kunt doen. Omdat de enige manier om dwangmatig gedrag aan te pakken, is door:

1. Accepteren dat het bestaat

2. Eerlijk genoeg zijn om te begrijpen waarom

3. Genoeg reden (en) hebben om er iets aan te doen

Als je eenmaal echt gemotiveerd bent om iets te veranderen, is het relatief eenvoudig om met babystapjes te beginnen.

Begin met babystapjes en positieve beloning

foto door Ruthieki

Positieve beloning helpt je om je gewenste gedrag te associëren met goede gevoelens en / of positieve feedback. Volg de zeven onderstaande stappen om het bezoeken van uw e-mailinbox gezonder en productiever te maken.

Stap 1: Maak een e-mailverantwoordingsdocument

Maak een document waarnaar u verwijst voor uw e-mailverantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat het visueel en dynamisch genoeg is om mee te werken. U voegt in de volgende stappen inhoud toe aan dit document, maar past deze aan op basis van uw voorkeuren.

Stap 2: Geef uw gewenste gedragsverandering (of einddoel) aan

Schrijf bovenaan het document hoe (vaak) u uiteindelijk uw e-mail wilt checken.

Dit kan zo algemeen zijn als 'Ik wil mijn e-mail niet zo vaak controleren', of zo specifiek als 'Ik wil mijn e-mail alleen doordeweeks om 10.00 uur en 15.00 uur en in het weekend om 16.00 uur controleren.'

Wees extra specifiek over uw einddoel en geef indien mogelijk uw redenen op om dit te selecteren.

Stap 3: geef uw zwakke punten toe

Geef onder uw verklaring de redenen op waarom u dat gewenste doel nog niet heeft bereikt in hun respectieve rijen.

Nogmaals, wees specifiek en gebruik geen onnodig harde taal, zoals "Ik ben slecht in timemanagement" of "Ik kan mezelf gewoon niet beheersen".

Gebruik objectieve taal die u gefocust houdt op wat er gebeurt en waarom. Meer functionele uitspraken zijn:

• "Ik heb moeite met het beheren van mijn tijd als ik belangrijke projecten heb die ik niet klaar voel om af te maken."
• "Ik vind het moeilijk om de neiging te weerstaan ​​om mijn e-mail te checken, zelfs als ik weet dat dat niet nodig is, omdat ik liever geen moment stilte heb om na te denken over wat ik echt zou moeten doen."

Probeer minstens vijf van uw zwakke punten op te noemen.

Stel dat het uw doel is om uw inbox één keer in de ochtend en één keer in de namiddag te controleren. Momenteel controleert u het ongeveer eens in de twintig minuten terwijl u op de computer zit.

Hier zijn vijf mogelijke zwakke punten die u in de weg staan:

• U bent niet enthousiast over het uitvoeren van uw andere computergerelateerde taken.
• Je verveelt je tijdens het woon-werkverkeer en het wachten in het openbaar, je wilt geen interactie hebben met de mensen om je heen en merkt dat het controleren van e-mail op je iPhone de tijd verdrijft.
• U maakt zich zorgen over hangende e-mailvragen of conversaties en wilt weten wat de volgende stap is - zodra meneer Smith contact met u opneemt.
• U wilt meneer Smith een plezier doen door altijd onmiddellijk op hem te reageren, ook al schrijft hij uw salaris niet uit en is hij niet bijzonder dicht bij u.
• U hoopt een e-mailmelding te ontvangen dat iemand een gesprek met u start op uw Facebook, Twitter of LinkedIn als bevestiging dat u belangrijk genoeg bent om mee te praten.

Het is misschien niet leuk om uw zwakke punten te onderzoeken als het gaat om het controleren van e-mail, maar het zal nuttig zijn om uw gewoonten ten goede te herprogrammeren.

Stap 4: Identificeer uw uitdagingen op basis van uw zwakke punten

Doorloop nu elke zwakke plek in uw lijst en voeg rechts een extra kolom toe. Identificeer de situaties (echt of ingebeeld) waarin u die zwakheden aantoont.

Laten we zeggen dat u "Ik heb moeite met het beheren van mijn tijd als ik belangrijke projecten heb die ik niet klaar voel om af te maken" in de linkerkolom.

Beschrijf vervolgens in de rechterkolom de situatie die problematisch is. Het zou zoiets zijn als: "Ik heb een belangrijk project om aan te werken" of "Ik heb een belangrijk project om aan te werken dat ik niet klaar ben om af te maken", of zelfs "Ik voel me onzeker over een belangrijk project."

Als u zich eenmaal bewust bent van de uitdagende situaties, bent u beter voorbereid om ze het hoofd te bieden.

Stap 5: Stel een checklist voor positieve beloningen op

Wanneer u uw kolommen opstelt waarin u uw zwakke punten beschrijft en hoe ze ontstaan, voegt u een derde kolom aan de rechterkant toe.

Gebruik deze kolom om actiestappen op te sommen die u kunt nemen om de problematische situaties te overwinnen die de zwakke punten veroorzaken die u ervan weerhouden uw e-mail op uw voorwaarden en met de door u gewenste frequentie te controleren.

Voeg vervolgens een vierde kolom toe, waar u de ruimte heeft om instanties af te vinken wanneer u een van de acties uit de derde kolom uitvoert.

Hier is een manier waarop u uw document kunt opmaken:

U zult zien dat er voor elke actiestap maar één selectievakje is. U kunt die stap gedurende de dag meerdere keren voltooien, dus voeg indien nodig extra kolommen met selectievakjes toe.

Stap 6: Beloon jezelf als je aan je taak blijft

Zodra u uw document heeft ingesteld, drukt u een kopie af of houdt u deze open op uw bureaublad. Vanaf nu verwijs je naar dit document om opnieuw te trainen hoe je je inbox bezoekt.

Elke keer dat u een vakje in de meest rechtse kolom aanvinkt, kunt u uw e-mail controleren - doe dit in de wetenschap dat u deze heeft verdiend. De positieve gevoelens die gepaard gaan met het controleren van uw e-mail na je iets zinvols bereikt, zal je inspireren om op verschillende manieren naar je inbox te kijken.

Hier is een voorbeeld. Laten we nogmaals putten uit de zwakte: "Ik heb moeite met het beheren van mijn tijd als ik belangrijke projecten heb die ik niet klaar voel om af te maken." Laten we zeggen dat een van de uitdagingen die met die zwakte gepaard gaan, is: "Een belangrijk project hebben om aan te werken." Hier zijn drie mogelijke actiestappen die u helpen uw doel te overwinnen en / of eraan te werken:

1. Druk een artikel / hulpmiddel / document af dat u eraan herinnert waarom uw project zo belangrijk is en / of waarom u het met succes kunt voltooien.

2. Een vriend of collega om hulp of perspectief vragen als je vastzit.

3. Schrijf een planning of takenlijst op voor uw project.

4. Herziening en / of herziening van uw planning of takenlijst voor uw project.

5. Het voltooien van een item in uw planning of takenlijst voor uw project.

Elke keer dat u een van deze stappen voltooit, vinkt u een vakje aan en weet u dat u uw e-mail kunt controleren nadat u deze heeft verdiend. Als u niet de behoefte voelt om uw e-mail te controleren, kunt u natuurlijk meteen doorgaan met de volgende taak. Zoals u kunt zien, zijn al deze stappen begonnen als een manier om te voorkomen dat u uw e-mail dwangmatig controleert en uiteindelijk uw productiviteitsdoelen dient.

Je hoeft niet perfect te zijn; het is prima als u uw inbox controleert zonder eerst een vakje te hebben aangevinkt. Maar let in ieder geval op wat u doet. En let op hoe anders het voelt om je inbox te checken nadat je het verdiend hebt, in plaats van dat je er geen echte reden voor hebt gehad (behalve misschien bezwijken voor een problematische situatie die de dwangmatige gewoonte veroorzaakt).

Stap 7: Blijf de checklist gebruiken totdat u de wijzigingen opmerkt

Als u uw checklist voldoende gebruikt om er zeker van te zijn dat u uw e-mailsituatie onder controle heeft, zult u merken dat u beter bent in:

• Verveling ontdekken
• Problemen met werk identificeren die moeilijk toe te geven zijn
• Merk op wanneer je overbelast bent
• Negatieve gevoelens over uw werk erkennen, wat u nodig heeft express en adres
• Bewust worden van creatieve of mentale blokkades
• Geef jezelf en je ogen een computerpauze als dat nodig is
• Bij de taak blijven en je goed voelen over het voor elkaar krijgen van dingen

Elk van deze helpt u bij het oplossen van de problemen die, wanneer ze niet worden aangepakt, tot verschillende dwangmatige gedragingen leiden.

Maak het controleren van e-mail speciaal

Wanneer e-mail uw dwangmatige gewoonte is geworden, is het niet langer een productief hulpmiddel. Maak het controleren van e-mail speciaal, zodat het weer productief wordt.

Naast de bovenstaande checklistoefening kunt u andere technieken verkennen om positieve beloningen te gebruiken. Je kunt vaste tijden blokkeren voor het opschonen van je inbox nadat je flinke uren hebt gewerkt, en die tijd instellen om plezierig te zijn, met een snack in de buurt en wat feelgood-muziek op de achtergrond. U kunt dezelfde principes ook toepassen op uw werk: koppel de internetverbinding los en / of verberg uw e-mailclient en gebruik een comfortabele werkomgeving om dit te compenseren.

Beloon uzelf voor goede werkgewoonten, en e-mail hoeft uw werk niet over te nemen.