Φωτογραφία από Σπάρτη
Ελέγχετε το email σας πιο συχνά από ό, τι χρειάζεστε; Αντιμετωπίζετε συμπτώματα απόσυρσης όταν εάν δεν έχετε ελέγξει το email σας για λίγο; Ο υποχρεωτικός έλεγχος email είναι μια ανθυγιεινή συνήθεια που σας εμποδίζει να κάνετε πιο σημαντικά πράγματα. Χρησιμοποιήστε θετική ανταμοιβή για να δημιουργήσετε μια πιο υγιή σχέση με τα εισερχόμενά σας.
Το email δεν είναι πάντα παραγωγικό
Υπάρχουν τρεις βασικοί λόγοι για τους οποίους το email δεν είναι πάντα παραγωγικό.
1. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παίρνει χρόνο μακριά από άλλα πράγματα: Μπορεί να είναι εύκολο να δικαιολογήσετε τον υποχρεωτικό έλεγχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή φαίνεται ότι κάνετε κάτι. Μετά από όλα, η ανάγνωση μηνυμάτων, η απάντηση σε ορισμένα και η εκκένωση των εισερχομένων σας θα πρέπει να είναι καλό. Αλλά είναι παραγωγικό μόνο όταν γίνεται σκόπιμα - όχι κατά τη διάρκεια του χρόνου που αντιστρέφεται για άλλες, πιο σημαντικές εργασίες.
2. Το email δεν μπορεί να διαφέρει από το chit-chat: Η χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επικοινωνία με φίλους, συναδέλφους ή γνωστούς δεν μπορεί να διαφέρει από τη συνομιλία στο δωμάτιο μεσημεριανού γεύματος. Εάν η συνομιλία δεν είναι τόσο σημαντική και εκτείνεται πέρα από τον εύλογο χρόνο διακοπής, σας αποσπά την προσοχή από την εργασία σας.
3. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αφορά συνήθως άλλα άτομα: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας ενθαρρύνει να ικανοποιείτε τις ανάγκες, τα αιτήματα και τις ερωτήσεις άλλων ατόμων - αντί των δικών σας. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ώρα και τόπο στην ημέρα σας, αλλά πρέπει να έχει καθορισμένο χρόνο και τόπο. Όχι μόνο κάθε φορά που θέλετε να κάνετε έλεγχο.
Διαγνώστε το πρόβλημά σας
Οι άνθρωποι κάνουν υποχρεωτικά πράγματα για κάθε είδους λόγους. Ο πιο κοινός λόγος είναι να αποφύγετε να βιώσετε κάτι ιδιαίτερα δυσάρεστο. Εάν ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δέκα φορές την ημέρα χωρίς καλό λόγο, πιθανότατα προσπαθείτε να αποφύγετε κάποιον ή κάτι.
Ο υποχρεωτικός έλεγχος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να είναι ο τρόπος αποφυγής σας:
- Μια επικείμενη προθεσμία
- Το μπλοκ του συγγραφέα
- Αβεβαιότητα σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια
- Ανία
- Επίλυση ενός σημαντικού προβλήματος που σας εμποδίζει να κάνετε δουλειά
- Προετοιμασία για μια προγραμματισμένη δέσμευση
- Στην πραγματικότητα δουλεύω σε κάτι
Εξερευνήστε τους πιθανούς λόγους που ελέγχετε το email σας πιο συχνά από ό, τι απαιτείται για τη διάγνωση του προβλήματός σας.
Αναγνωρίστε την καταναγκαστική σας συνήθεια
Το επόμενο βήμα στην αλλαγή της καταναγκαστικής σας συνήθειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να το παρακολουθείτε. Παρατηρήστε τον αριθμό των φορών που ανοίγετε τα εισερχόμενά σας. Παρατηρήστε πόσο χρόνο ξοδεύετε κατά μέσο όρο σε κάθε επίσκεψη
Διατηρήστε μια θετική στάση στη διαδικασία. Μην κρίνετε τον εαυτό σας ως μη παραγωγικό, αόριστο ή αποτυχία όταν εντοπίζετε αδυναμίες ή λάθη. Η αυτο-τιμωρία δεν θα σας βοηθήσει να κάνετε θετικές αλλαγές. Απλώς αναγνωρίστε τα μοτίβα σας και εξερευνήστε ποια είναι τα κίνητρα, όπως καλύπτονται παραπάνω.
Συνεχίστε να αναγνωρίζετε την καταναγκαστική σας συνήθεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως ότου δεν μπορείτε πλέον να το αντέξετε - έως ότου δεν μπορείτε πλέον να μην κάνετε τίποτα για αυτό. Επειδή ο μόνος τρόπος αντιμετώπισης της καταναγκαστικής συμπεριφοράς είναι με:
-
1. Αποδοχή ότι υπάρχει
-
2. Να είσαι αρκετά ειλικρινής για να καταλάβεις γιατί
-
3. Έχοντας επιτακτικούς λόγους για να κάνετε κάτι γι 'αυτό
Μόλις είστε πραγματικά παρακινημένοι να κάνετε μια αλλαγή, είναι σχετικά εύκολο να ξεκινήσετε με παιδικά βήματα.
Ξεκινήστε με τα βήματα του μωρού και τη θετική ανταμοιβή
Φωτογραφία από Ρουθιέκι
Η θετική ανταμοιβή σάς βοηθά να συσχετίσετε την επιθυμητή συμπεριφορά σας με καλά συναισθήματα ή / και θετικά σχόλια. Ακολουθήστε τα παρακάτω επτά βήματα για να κάνετε την επίσκεψη στα εισερχόμενά σας email μια πιο υγιεινή, πιο παραγωγική πρακτική.
Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα έγγραφο υπευθυνότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δημιουργήστε ένα έγγραφο στο οποίο θα αναφέρετε για την υπευθυνότητα του email σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι αρκετά οπτικό και δυναμικό για να εργαστείτε. Θα προσθέσετε περιεχόμενο σε αυτό το έγγραφο στα ακόλουθα βήματα, αλλά θα το προσαρμόσετε με βάση τις προτιμήσεις σας.
Βήμα 2: Δηλώστε την επιθυμητή αλλαγή συμπεριφοράς (ή τελικό στόχο)
Στην κορυφή του εγγράφου, γράψτε πώς (συχνά) θέλετε τελικά να ελέγχετε το email σας.
Αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο γενικό όσο "Δεν θέλω να ελέγχω το email μου τόσο συχνά" ή όσο πιο συγκεκριμένα είναι το "Θέλω μόνο να ελέγχω το email μου στις 10 π.μ. και στις 3 μ.μ. κάθε καθημερινή και στις 4 μ.μ. τα σαββατοκύριακα".
Να είστε ιδιαίτερα συγκεκριμένοι για τον τελικό στόχο σας και, εάν είναι δυνατόν, να παράσχετε τους λόγους για την επιλογή του.
Βήμα 3: Παραδεχτείτε τις αδυναμίες σας
Κάτω από τη δήλωσή σας, αναφέρετε τους λόγους για τους οποίους δεν έχετε ήδη επιτύχει τον επιθυμητό στόχο στις αντίστοιχες σειρές τους.
Και πάλι, να είστε συγκεκριμένοι και να μην χρησιμοποιείτε άσκοπα σκληρή γλώσσα, όπως "Είμαι κακός στη διαχείριση του χρόνου" ή "Απλώς δεν μπορώ να ελέγξω τον εαυτό μου".
Χρησιμοποιήστε αντικειμενική γλώσσα που σας κρατά εστιασμένους στο τι συμβαίνει και γιατί. Περισσότερες λειτουργικές δηλώσεις είναι:
- «Παλεύω να διαχειριστώ τον χρόνο μου όταν έχω σημαντικά έργα που δεν νιώθω έτοιμα να τελειώσω».
- «Δυσκολεύομαι να αντισταθώ στην παρόρμηση να ελέγξω το email μου, ακόμα και όταν ξέρω ότι δεν χρειάζεται, γιατί θα προτιμούσα να μην έχω λίγες στιγμές σιωπής για να σκεφτώ τι πρέπει να κάνω πραγματικά».
Προσπαθήστε να αναφέρετε τουλάχιστον πέντε από τις αδυναμίες σας.
Ας υποθέσουμε ότι ο στόχος σας είναι να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας μία φορά το πρωί και μία αργά το απόγευμα. Προς το παρόν, το ελέγχετε περίπου μία φορά κάθε είκοσι λεπτά ενώ βρίσκεστε στον υπολογιστή.
Ακολουθούν πέντε πιθανές αδυναμίες που σας εμποδίζουν:
- Δεν είστε ενθουσιασμένοι που εκτελείτε άλλες εργασίες που σχετίζονται με τον υπολογιστή.
- Βαριέστε ενώ ταξιδεύετε και περιμένετε δημόσια, δεν θέλετε να αλληλεπιδράτε με τα άτομα γύρω σας και διαπιστώνετε ότι ο έλεγχος αλληλογραφίας στο iPhone σας περνά το χρόνο.
- Ανησυχείτε για την ανάρτηση ερωτήσεων ή συνομιλιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να μάθετε ποια είναι η επόμενη κίνηση - μόλις σας απαντήσει ο κ. Smith.
- Θέλετε να ευχαριστήσετε τον κ. Σμιθ απαντώντας πάντα σε αυτόν αμέσως, παρόλο που δεν γράφει τον μισθό σας και δεν είναι ιδιαίτερα κοντά σας.
- Ελπίζετε να λάβετε μια ειδοποίηση μέσω email ότι κάποιος θα πυροδοτήσει μια συνομιλία μαζί σας στο Facebook, το Twitter ή το LinkedIn ως επικύρωση για την οποία είστε αρκετά σημαντικοί για να μιλήσετε.
Μπορεί να μην είναι διασκεδαστικό να εξερευνήσετε τις αδυναμίες σας όσον αφορά τον έλεγχο του email, αλλά θα σας βοηθήσει να επαναπρογραμματίσετε τις συνήθειές σας προς το καλύτερο.
Βήμα 4: Προσδιορίστε τις προκλήσεις σας με βάση τις αδυναμίες σας
Τώρα εξετάστε κάθε αδυναμία στη λίστα σας και προσθέστε μια επιπλέον στήλη στα δεξιά. Προσδιορίστε τις καταστάσεις (πραγματικές ή φανταστικές) κατά τις οποίες αποδεικνύετε αυτές τις αδυναμίες.
Ας πούμε ότι έχετε "δυσκολεύομαι να διαχειριστώ τον χρόνο μου όταν έχω σημαντικά έργα που δεν νιώθω έτοιμα να ολοκληρώσω" στην αριστερή στήλη.
Στη συνέχεια, στη δεξιά στήλη, περιγράψτε την κατάσταση που είναι προβληματική. Θα ήταν κάτι σαν, «Έχοντας ένα σημαντικό έργο για να δουλέψω», ή «Έχοντας ένα σημαντικό έργο για να δουλέψω αυτό που δεν νιώθω έτοιμος να τελειώσω», ή ακόμη και «Αίσθημα αβεβαιότητας για ένα σημαντικό έργο».
Μόλις ενημερωθείτε για τις δύσκολες καταστάσεις, θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι να τις αντιμετωπίσετε.
Βήμα 5: Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου θετικών ανταμοιβών
Όταν ρυθμίζετε τις στήλες σας, περιγράφοντας τις αδυναμίες σας και τον τρόπο με τον οποίο προκύπτουν, προσθέστε μια τρίτη στήλη προς τα δεξιά.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη στήλη για να αναφέρετε τα βήματα δράσης που μπορείτε να ακολουθήσετε για να ξεπεράσετε τις προβληματικές καταστάσεις που προκαλούν τις αδυναμίες που σας εμποδίζουν να ελέγχετε το email σας με τους όρους σας, στην επιθυμητή συχνότητα.
Στη συνέχεια, προσθέστε μια τέταρτη στήλη, όπου θα έχετε το χώρο για να ελέγξετε τις περιπτώσεις όταν ολοκληρώνετε μία από τις ενέργειες από την τρίτη στήλη.
Εδώ είναι ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να μορφοποιήσετε το έγγραφό σας:
Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει μόνο ένα πλαίσιο ελέγχου για κάθε βήμα δράσης. Καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας, μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα αρκετές φορές, οπότε προσθέστε επιπλέον στήλες πλαισίου ελέγχου όπως απαιτείται.
Βήμα 6: Επιβραβεύστε τον εαυτό σας για την παραμονή στην εργασία
Αφού ρυθμίσετε το έγγραφό σας, εκτυπώστε ένα αντίγραφο ή διατηρήστε το ανοιχτό στην επιφάνεια εργασίας σας. Από τώρα και στο εξής, θα ανατρέξετε σε αυτό το έγγραφο για να επανεξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο επισκέπτεστε τα εισερχόμενά σας.
Κάθε φορά που επιλέγετε ένα πλαίσιο στην άκρη δεξιά στήλη, μπορείτε να ελέγχετε το email σας - το κάνετε γνωρίζοντας ότι το κερδίσατε. Τα θετικά συναισθήματα που σχετίζονται με τον έλεγχο του email σας μετά πετυχαίνετε κάτι σημαντικό θα σας εμπνεύσει να κοιτάξετε τα εισερχόμενά σας με διαφορετικούς τρόπους.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα. Ας αντλήσουμε και πάλι από την αδυναμία: «Παλεύω να διαχειριστώ τον χρόνο μου όταν έχω σημαντικά έργα που δεν αισθάνομαι έτοιμα να ολοκληρώσω» Ας πούμε ότι μία από τις προκλήσεις που συνδέονται με αυτήν την αδυναμία είναι: «Έχοντας ένα σημαντικό έργο για να εργαστούμε». Τώρα, ακολουθούν τρία πιθανά βήματα δράσης που σας βοηθούν να ξεπεράσετε ή / και να επιτύχετε τον στόχο σας:
-
1. Εκτύπωση ενός άρθρου / πόρου / εγγράφου που σας υπενθυμίζει γιατί το έργο σας είναι τόσο σημαντικό και / ή γιατί είστε σε θέση να το ολοκληρώσετε με επιτυχία.
-
2. Ζητώντας βοήθεια ή προοπτική από έναν φίλο ή συνάδελφο όταν αισθάνεστε κολλημένοι.
-
3. Σύνταξη προγράμματος ή λίστας υποχρεώσεων για το έργο σας.
-
4. Επανεξέταση ή / και αναθεώρηση του χρονοδιαγράμματος ή της λίστας υποχρεώσεων για το έργο σας.
-
5. Συμπληρώνοντας ένα στοιχείο στο πρόγραμμά σας ή στη λίστα υποχρεώσεων για το έργο σας.
Κάθε φορά που ολοκληρώνετε ένα από αυτά τα βήματα, αποεπιλέξτε ένα πλαίσιο και γνωρίζετε ότι μπορείτε να ελέγχετε το email σας αφού το έχετε κερδίσει. Φυσικά, εάν δεν αισθάνεστε την ανάγκη να ελέγξετε το email σας, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στην επόμενη εργασία. Όπως μπορείτε να δείτε, κάθε ένα από αυτά τα βήματα ξεκίνησε ως ένας τρόπος για να αποφύγετε τον υποχρεωτικό έλεγχο του email σας και να καταλήξετε στην επίτευξη των στόχων παραγωγικότητάς σας.
Δεν χρειάζεται να είσαι τέλειος. είναι εντάξει αν ελέγξετε τα εισερχόμενά σας χωρίς να έχετε επιλέξει πρώτα ένα κουτί. Αλλά τουλάχιστον να προσέχετε τι κάνετε. Και δώστε προσοχή στο πόσο διαφορετικό είναι να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας αφού το έχετε κερδίσει, σε αντίθεση με το ότι δεν είχατε πραγματικό λόγο να το κάνετε (εκτός από το ενδεχόμενο να υποκύψετε σε μια προβληματική κατάσταση που προκαλεί την καταναγκαστική συνήθεια).
Βήμα 7: Συνεχίστε να χρησιμοποιείτε τη λίστα ελέγχου μέχρι να παρατηρήσετε τις αλλαγές
Όταν χρησιμοποιείτε τη λίστα ελέγχου σας αρκετά για να αισθάνεστε σίγουροι ότι έχετε υπό έλεγχο την κατάσταση του email σας, θα παρατηρήσετε ότι είστε καλύτερα:
- Εντοπίζοντας την πλήξη
- Προσδιορισμός προβλημάτων με την εργασία που μπορεί να είναι δύσκολο να αναγνωριστούν
- Παρατηρώντας όταν είστε υπερφορτωμένοι
- Αναγνωρίζοντας αρνητικά συναισθήματα για τη δουλειά σας, τα οποία πρέπει να κάνετε σαφή και διεύθυνση
- Γνώση δημιουργικών ή διανοητικών μπλοκ
- Δίνοντας τον εαυτό σας και τα μάτια σου ένα διάλειμμα υπολογιστή όταν χρειάζεται
- Παραμείνετε στην εργασία και νιώθετε καλά για την ολοκλήρωση των πραγμάτων
Καθένα από αυτά σας βοηθά να επιλύσετε τα ζητήματα που όταν δεν αντιμετωπιστούν, οδηγούν σε διάφορες καταναγκαστικές συμπεριφορές.
Κάντε το Checking Email Special
Όταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η καταναγκαστική σας συνήθεια, δεν είναι πλέον ένα παραγωγικό εργαλείο. Κάντε τον έλεγχο email ειδικά για να γίνει ξανά παραγωγικό.
Εκτός από την παραπάνω λίστα ελέγχου, μπορείτε να εξερευνήσετε άλλες τεχνικές για τη χρήση θετικής ανταμοιβής. Μπορείτε να αποκλείσετε τις κανονικές ώρες για τον καθαρισμό των εισερχομένων αφού έχετε ασκήσει σκληρές ώρες εργασίας και να ρυθμίσετε αυτήν την ώρα για να είναι ευχάριστη, με ένα σνακ κοντά και κάποια υπέροχη μουσική στο παρασκήνιο. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε τις ίδιες αρχές για την εργασία - αποσυνδέστε από το Διαδίκτυο ή / και αποκρύψτε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας σας και χρησιμοποιήστε ένα άνετο περιβάλλον εργασίας για αποζημίωση.
Επιβραβεύστε τον εαυτό σας για καλές συνήθειες εργασίας και το email δεν θα χρειαστεί να αναλάβει την επαγγελματική σας ζωή.
