Foto af Sparta
Kontrollerer du din e-mail oftere, end du har brug for? Oplever du abstinenssymptomer, når du ikke har tjekket din e-mail i et stykke tid? Compulsive e-mail-kontrol er en usund vane, der holder dig i at gøre vigtigere ting. Brug positiv belønning for at etablere et sundere forhold til din indbakke.
E-mail er ikke altid produktivt
Der er tre hovedårsager til, at e-mail ikke altid er produktiv.
1. E-mail tager tid væk fra andre ting: Det kan være let at retfærdiggøre tvangsmæssig e-mailkontrol, fordi det føles som om du får noget gjort. Når alt kommer til alt skal det være en god ting at læse igennem meddelelser, svare på nogle og tømme din indbakke. Men det er kun produktivt, når det er gjort med vilje - ikke i løbet af den tid, der vendes for andre vigtigere opgaver.
2. E-mail kan ikke adskille sig fra chit-chat: Brug af e-mail til at kommunikere med venner, kolleger eller bekendte kan ikke adskille sig fra chit-chat i frokostsalen. Hvis samtalen ikke er så vigtig og strækker sig ud over, hvad der er en rimelig pausetid, distraherer den dig fra dit arbejde.
3. E-mail handler normalt om andre mennesker: E-mail opfordrer dig til at imødekomme andres behov, anmodninger og spørgsmål - i stedet for dine egne. E-mail har en tid og et sted på din dag, men det skal have et bestemt tidspunkt og sted. Ikke bare når som helst du har lyst til at tjekke.
Diagnose Your Problem
Folk gør tvangsmæssige ting af alle mulige årsager. Den mest almindelige årsag er at undgå at opleve noget særligt ubehageligt. Hvis du tjekker e-mail ti gange om dagen uden god grund, forsøger du sandsynligvis at undgå nogen eller noget.
Kompulsiv e-mail-kontrol kan være din måde at undgå:
- En truende deadline
- Skriveblokade
- Usikkerhed om, hvad man skal gøre næste gang
- Kedsomhed
- Løsning af et vigtigt problem, der forhindrer dig i at udføre arbejde
- Forbereder sig på et planlagt engagement
- Faktisk arbejder på noget
Udforsk de potentielle grunde til, at du tjekker din e-mail oftere end nødvendigt for at diagnosticere dit problem.
Anerkend din tvangsmæssige vane
Det næste trin i at ændre din tvangsmæssige e-mail-vane er at spore den. Hold styr på, hvor mange gange du åbner din indbakke. Bemærk, hvor meget tid du bruger i gennemsnit under hvert besøg.
Hold en positiv holdning i processen. Døm ikke dig selv som uproduktiv, ufokuseret eller en fiasko, når du identificerer svagheder eller fejl. Selvstraffelse hjælper dig ikke med at foretage positive ændringer. Genkend blot dine mønstre og udforsk, hvad motivationen kan være, som beskrevet ovenfor.
Fortsæt med at anerkende din tvangsmæssige e-mail-vane, indtil du ikke længere kan klare det - indtil du ikke længere kan stå og ikke gøre noget ved det. Fordi den eneste måde at tackle den kompulsive adfærd på er:
-
1. At acceptere, at den findes
-
2. At være selv ærlig nok til at forstå hvorfor
-
3. At have overbevisende (n) grund (e) til at gøre noget ved det
Når du først er virkelig motiveret til at foretage en ændring, er det relativt let at starte med babytrin.
Start med babytrin og positiv belønning
Foto af Ruthieki
Positiv belønning hjælper dig med at forbinde din ønskede opførsel med gode følelser og / eller positiv feedback. Følg de syv trin nedenfor for at gøre besøg i din e-mail-indbakke til en sundere og mere produktiv praksis.
Trin 1: Opret et e-mail-ansvarlighedsdokument
Opret et dokument, som du vil henvise til for din e-mail-ansvarlighed. Sørg for, at det er visuelt og dynamisk nok til at arbejde med. Du tilføjer indhold til dette dokument i følgende trin, men tilpas det ud fra dine præferencer.
Trin 2: Angiv din ønskede adfærdsændring (eller slutmål)
Øverst i dokumentet skal du skrive ud, hvordan (ofte) du i sidste ende vil kontrollere din e-mail.
Dette kan være så generelt som "Jeg vil ikke kontrollere min e-mail så ofte" eller så specifik som "Jeg vil kun kontrollere min e-mail kl. 10 og 15 hver hverdag og kl. 16 i weekenden."
Vær ekstra specifik på dit slutmål, og angiv om muligt dine grunde til at vælge det.
Trin 3: Indrøm dine svagheder
Nedenfor dit udsagn skal du angive årsagerne til, at du ikke allerede har nået det ønskede mål i deres respektive rækker.
Igen skal du være specifik, og brug ikke unødigt hårdt sprog, såsom "Jeg er dårlig med tidsstyring" eller "Jeg kan bare ikke kontrollere mig selv."
Brug objektivt sprog, der holder dig fokuseret på, hvad der sker, og hvorfor. Flere funktionelle udsagn er:
- "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte."
- "Jeg har svært ved at modstå trangen til at kontrollere min e-mail, selv når jeg ved, at jeg ikke har brug for det, fordi jeg helst ikke vil have et øjebliks stilhed til at tænke over, hvad jeg virkelig skulle gøre."
Prøv at liste mindst fem af dine svagheder.
Lad os sige, at dit mål er at kontrollere din indbakke en gang om morgenen og en gang sent på eftermiddagen. I øjeblikket kontrollerer du det cirka en gang hvert tyve minut, mens du er på computeren.
Her er fem potentielle svagheder, der kommer i vejen for dig:
- Du er ikke begejstret for at udføre dine andre computerrelaterede opgaver.
- Du keder dig, mens du pendler og venter offentligt, ikke ønsker at interagere med menneskerne omkring dig og finder ud af, at kontrol af e-mail på din iPhone går tiden.
- Du bekymrer dig om at hænge e-mail-spørgsmål eller samtaler og vil vide, hvad det næste skridt er - så snart Mr. Smith vender tilbage til dig.
- Du vil behage Mr. Smith ved altid at svare ham straks, selvom han ikke skriver din lønseddel ud og ikke er særlig tæt på dig.
- Du håber at modtage en e-mail-besked om, at nogen vil udløse en samtale med dig på din Facebook, Twitter eller LinkedIn som validering, som du er vigtig nok til at tale med.
Det er måske ikke sjovt at udforske dine svagheder, når det kommer til at kontrollere e-mail, men det vil være nyttigt at omprogrammere dine vaner til det bedre.
Trin 4: Identificer dine udfordringer baseret på dine svagheder
Gå nu gennem hver svaghed på din liste, og tilføj en ekstra kolonne til højre. Identificer de situationer (reelle eller forestillede), hvor du demonstrerer disse svagheder.
Lad os sige, at du har "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte" i venstre kolonne.
Beskriv derefter i højre kolonne den problematiske situation. Det ville være noget som "At have et vigtigt projekt at arbejde på" eller "At have et vigtigt projekt at arbejde på, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte", eller endda "At føle mig usikker på et vigtigt projekt."
Når du først er opmærksom på de udfordrende situationer, vil du være bedre forberedt på at møde dem.
Trin 5: Lav en tjekliste for positiv belønning
Når du opretter dine kolonner, der beskriver dine svagheder, og hvordan de opstår, skal du tilføje en tredje kolonne til højre.
Brug denne kolonne til at liste handlingstrin, du kan tage for at overvinde de problematiske situationer, der udløser svaghederne, der forhindrer dig i at kontrollere din e-mail på dine vilkår med den ønskede frekvens.
Tilføj derefter en fjerde kolonne, hvor du har plads til at afkrydse forekomster, når du udfører en af handlingerne fra den tredje kolonne.
Her er en måde, du kan formatere dit dokument på:
Du bemærker, at der kun er et afkrydsningsfelt for hvert handlingstrin. I løbet af din dag kan du muligvis gennemføre dette trin flere gange, så tilføj ekstra kolonner til afkrydsningsfeltet efter behov.
Trin 6: Beløn dig selv for at blive ved opgaven
Når du har konfigureret dit dokument, skal du udskrive en kopi eller holde den åben på skrivebordet. Fra nu af henviser du til dette dokument for at omskole, hvordan du besøger din indbakke.
Hver gang du markerer et felt i kolonnen yderst til højre, kan du kontrollere din e-mail - gør det vel vidende at du har tjent det. De positive følelser forbundet med at kontrollere din e-mail efter du opnår noget meningsfuldt vil inspirere dig til at se på din indbakke på forskellige måder.
Her er et eksempel. Lad os trække igen fra svagheden: "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte." Lad os sige, at en af udfordringerne forbundet med den svaghed er: "At have et vigtigt projekt at arbejde på." Her er tre potentielle handlingstrin, der hjælper dig med at overvinde og / eller arbejde hen imod dit mål:
-
1. Udskrivning af en artikel / ressource / dokument, der minder dig om, hvorfor dit projekt er så vigtigt, og / eller hvorfor du er i stand til at gennemføre det med succes.
-
2. At bede en ven eller kollega om hjælp eller perspektiv, når du føler dig fast.
-
3. Oprettelse af en tidsplan eller en opgaveliste for dit projekt.
-
4. Gennemgang og / eller revision af din tidsplan eller opgaveliste for dit projekt.
-
5. Afslutning af et emne på din tidsplan eller opgaveliste for dit projekt.
Hver gang du gennemfører et af disse trin, skal du markere et felt og vide, at du kan kontrollere din e-mail efter at have optjent den. Selvfølgelig, hvis du ikke har lyst til at kontrollere din e-mail, kan du gå direkte til den næste opgave. Som du kan se, startede hvert af disse trin som en måde at undgå at kontrollere din e-mail tvangsmæssigt og ende med at tjene dine produktivitetsmål.
Du behøver ikke være perfekt; det er okay, hvis du tjekker din indbakke uden først at markere et felt. Men vær i det mindste opmærksom på, hvad du gør. Og vær opmærksom på, hvor forskelligt det føles at kontrollere din indbakke efter at have tjent det, versus at have haft nogen reel grund til at gøre det (bortset fra måske at bukke under for en problematisk situation, der udløser den tvangsmæssige vane).
Trin 7: Bliv ved med at bruge tjeklisten, indtil du bemærker ændringerne
Når du bruger din tjekliste til at være sikker på, at du har din e-mail-situation under kontrol, vil du bemærke, at du er bedre til:
- Spotting kedsomhed
- Identificering af problemer med arbejde, der kan være vanskelige at indrømme
- Læg mærke til, når du er overbelastet
- At anerkende negative følelser omkring dit arbejde, som du har brug for udtrykke og adresse
- Bliv opmærksom på kreative eller mentale blokke
- At give dig selv og dine øjne en computer pause, når det er nødvendigt
- Forbliver ved opgaven og har det godt med at få tingene gjort
Hver af disse hjælper dig med at løse de problemer, der, når de ikke adresseres, fører til forskellige kompulsive adfærd.
Gør kontrol af e-mail til speciel
Når e-mail er blevet din tvangsmæssige vane, er det ikke længere et produktivt værktøj. Gør kontrol af e-mail speciel, så den bliver produktiv igen.
Ud over ovenstående tjeklisteøvelse kan du udforske andre teknikker til brug af positiv belønning. Du kan blokere regelmæssige tidspunkter for rengøring af indbakken, når du har lagt ned solide timers arbejde, og indstille den tid til at være behagelig med en snack i nærheden og lidt god musik i baggrunden. Du kan også anvende de samme principper for arbejde - træk stikket ud af internettet og / eller skjul din mailklient og brug et behageligt arbejdsmiljø for at kompensere.
Beløn dig selv for gode arbejdsvaner, og e-mail behøver ikke at overtage dit arbejdsliv.
