fotoğrafı çeken Sparta
E-postanızı gerekenden daha sık kontrol ediyor musunuz? E-postanızı bir süredir kontrol etmediyseniz, geri çekilme belirtileri yaşıyor musunuz? Zorunlu e-posta kontrolü, sizi daha önemli şeyler yapmaktan alıkoyan sağlıksız bir alışkanlıktır. Gelen kutunuzla daha sağlıklı bir ilişki kurmak için pozitif ödül kullanın.
E-posta her zaman verimli değildir
E-postanın her zaman verimli olmamasının üç ana nedeni vardır.
1. E-posta diğer şeylerden zaman alır: Zorunlu e-posta kontrolünü meşrulaştırmak kolay olabilir çünkü bir şeyler yapıyormuşsunuz gibi hissediyorsunuz. Sonuçta, mesajları okumak, bazılarına cevap vermek ve gelen kutunuzu boşaltmak iyi bir şey olmalıdır. Ancak, yalnızca kasıtlı olarak yapıldığında üretkendir - diğer, daha önemli görevler için tersine çevrilen zamanlarda değil.
2. E-posta, chit-chat'ten farklı olamaz: E-postayı arkadaşlarınızla, meslektaşlarınızla veya tanıdıklarınızla iletişim kurmak için kullanmak yemekhanedeki sohbetten farklı olamaz. Konuşma o kadar önemli değilse ve makul bir mola süresinin ötesine geçerse, dikkatinizi işinizden uzaklaştırır.
3. E-posta genellikle diğer kişilerle ilgilidir: E-posta, kendi ihtiyaçlarınız yerine başkalarının ihtiyaçlarını, isteklerini ve sorularını karşılamanızı teşvik eder. E-postanın gününüzde bir zamanı ve yeri vardır, ancak belirlenmiş bir zaman ve yere sahip olması gerekir. Kontrol etmek istediğiniz her an değil.
Sorununuzu Teşhis Edin
İnsanlar her türlü nedenden dolayı zorlayıcı şeyler yapar. En yaygın neden, özellikle rahatsız edici bir şey yaşamaktan kaçınmaktır. İyi bir neden olmadan günde on kez e-postayı kontrol ediyorsanız, muhtemelen birinden veya bir şeyden kaçınmaya çalışıyorsunuzdur.
Zorunlu e-posta kontrolü, şunlardan kaçınmanın yolu olabilir:
- Yaklaşan bir son tarih
- Yazar bloğu
- Bundan sonra ne yapılacağına dair belirsizlik
- Can sıkıntısı
- İş yapmanıza engel olan önemli bir sorunu çözmek
- Planlı bir görev için hazırlık
- Aslında bir şey üzerinde çalışıyorum
Sorununuzu teşhis etmek için e-postanızı gerekenden daha sık kontrol etmenizin olası nedenlerini keşfedin.
Zorunlu Alışkanlığınızı Kabul Edin
Zorunlu e-posta alışkanlığınızı değiştirmenin bir sonraki adımı onu takip etmektir. Gelen kutunuzu kaç kez açtığınıza dair bir çetele tutun. Her ziyaretinizde ortalama olarak ne kadar zaman harcadığınıza dikkat edin.
Süreçte olumlu bir tavır takın. Zayıflıkları veya hataları tespit ettiğinizde kendinizi verimsiz, odaklanmamış veya başarısız olarak yargılamayın. Kendini cezalandırma olumlu değişiklikler yapmanıza yardımcı olmaz. Sadece kalıplarınızı tanıyın ve yukarıda anlatıldığı gibi motivasyonların neler olabileceğini keşfedin.
Zorlayıcı e-posta alışkanlığınızı artık dayanamayana kadar - bu konuda hiçbir şey yapmadan duramayana kadar - kabul etmeye devam edin. Çünkü zorlayıcı davranışı ele almanın tek yolu şudur:
-
1. Var olduğunu kabul etmek
-
2. Nedenini anlayacak kadar kendine dürüst olmak
-
3. Bu konuda bir şeyler yapmak için yeterince ikna edici nedene sahip olmak
Bir değişiklik yapmak için gerçekten motive olduğunuzda, küçük adımlarla başlamak nispeten kolaydır.
Bebek Adımları ve Olumlu Ödül ile Başlayın
fotoğrafı çeken Ruthieki
Olumlu ödül, arzu ettiğiniz davranışı iyi duygular ve / veya olumlu geri bildirimlerle ilişkilendirmenize yardımcı olur. E-posta gelen kutunuzu ziyaret etmeyi daha sağlıklı ve daha üretken bir uygulama haline getirmek için aşağıdaki yedi adımı izleyin.
1. Adım: Bir e-posta hesap verebilirlik belgesi oluşturun
E-posta sorumluluğunuz için başvuracağınız bir belge oluşturun. Çalışmak için yeterince görsel ve dinamik olduğundan emin olun. Aşağıdaki adımlarda bu belgeye içerik ekleyeceksiniz, ancak tercihlerinize göre özelleştireceksiniz.
2. Adım: İstediğiniz davranış değişikliğini (veya nihai hedefi) belirtin
Belgenin üst kısmına, e-postanızı nihayetinde ne kadar (sıklıkla) kontrol etmek istediğinizi yazın.
Bu, "E-postamı çok sık kontrol etmek istemiyorum" kadar genel veya "E-postalarımı yalnızca hafta içi her gün saat 10: 00'da ve öğleden sonra 3'te ve hafta sonları saat 16: 00'da kontrol etmek istiyorum" kadar spesifik olabilir.
Nihai hedefinize ekstra spesifik olun ve mümkünse onu seçme nedenlerinizi belirtin.
3. Adım: Zayıf yönlerinizi kabul edin
İfadenizin altında, istediğiniz hedefe neden henüz ulaşmadığınızın nedenlerini ilgili satırlarında listeleyin.
Tekrar belirtmek gerekirse, spesifik olun ve "Zaman yönetiminde kötüyüm" veya "Kendimi kontrol edemiyorum" gibi gereksiz yere sert bir dil kullanmayın.
Neler olduğuna ve neden olduğuna odaklanmanızı sağlayan nesnel bir dil kullanın. Daha işlevsel ifadeler şunlardır:
- "Bitirmeye hazır hissetmediğim önemli projelerim varken zamanımı yönetmekte zorlanıyorum."
- "Yapmam gerekmediğini bildiğim halde e-postamı kontrol etme dürtüsüne direnmekte güçlük çekiyorum, çünkü gerçekten ne yapmam gerektiğini düşünmek için birkaç dakika sessiz kalmayı tercih etmiyorum."
Zayıf yönlerinizden en az beşini listelemeye çalışın.
Diyelim ki hedefiniz gelen kutunuzu sabah bir kez ve öğleden sonra bir kez kontrol etmek. Şu anda, bilgisayardayken her yirmi dakikada bir kontrol ediyorsunuz.
İşte karşınıza çıkan beş potansiyel zayıflık:
- Bilgisayarla ilgili diğer görevlerinizi yapmaktan heyecan duymuyorsunuz.
- İşe gidip gelirken ve herkesin içinde beklerken sıkılırsınız, çevrenizdeki insanlarla etkileşimde bulunmak istemezsiniz ve iPhone'unuzdaki postaları kontrol etmenin zaman geçirdiğini görürsünüz.
- E-posta ile ilgili soruları veya sohbetleri askıya alma konusunda endişeleniyorsunuz ve bir sonraki hareketin ne olduğunu öğrenmek istiyorsunuz - Bay Smith size geri döner dönmez.
- Maaş çekinizi yazmasa ve size pek yakın olmasa bile, Bay Smith'i ona her zaman derhal yanıt vererek memnun etmek istiyorsunuz.
- Konuşmak için yeterince önemli olduğunuzu doğrulamak için birisinin sizinle Facebook, Twitter veya LinkedIn üzerinden bir sohbet başlatacağına dair bir e-posta uyarısı almayı umuyorsunuz.
Konu e-postayı kontrol etmek olduğunda zayıf yönlerinizi keşfetmek eğlenceli olmayabilir, ancak alışkanlıklarınızı daha iyi hale getirmek için yeniden programlamaya yardımcı olacaktır.
4. Adım: Zayıf yönlerinize göre zorluklarınızı belirleyin
Şimdi listenizdeki her bir zayıflığı gözden geçirin ve sağa fazladan bir sütun ekleyin. Bu zayıflıkları sergilediğiniz durumları (gerçek veya hayali) belirleyin.
Diyelim ki sol sütunda "bitirmeye hazır hissetmediğim önemli projelerim varken zamanımı yönetmekte zorlanıyorum".
Ardından sağdaki sütunda sorunlu olan durumu açıklayın. "Üzerinde çalışacak önemli bir proje olması" veya "Bitirmeye hazır hissetmediğim üzerinde çalışacak önemli bir proje olması" veya hatta "Önemli bir proje hakkında kararsızlık" gibi bir şey olabilir.
Zorlu durumların farkına vardığınızda, onlarla yüzleşmeye daha iyi hazırlanacaksınız.
5. Adım: Olumlu bir ödül kontrol listesi oluşturun
Zayıf yönlerinizi ve bunların nasıl ortaya çıktığını açıklayan sütunlarınızı oluşturduğunuzda, sağa üçüncü bir sütun ekleyin.
İstediğiniz sıklıkta e-postanızı kendi koşullarınıza göre kontrol etmenizi engelleyen zayıflıkları tetikleyen sorunlu durumların üstesinden gelmek için atabileceğiniz eylem adımlarını listelemek için bu sütunu kullanın.
Ardından, üçüncü sütundaki işlemlerden birini gerçekleştirdiğinizde örnekleri kontrol etmek için alana sahip olacağınız dördüncü bir sütun ekleyin.
Belgenizi biçimlendirmenin bir yolu şudur:
Her işlem adımı için yalnızca bir onay kutusu olduğunu fark edeceksiniz. Gün boyunca, bu adımı birkaç kez tamamlayabilirsiniz, bu nedenle gerekirse fazladan onay kutusu sütunları ekleyin.
6. Adım: Görevde kaldığınız için kendinizi ödüllendirin
Belgenizi hazırladıktan sonra, bir kopyasını yazdırın veya masaüstünüzde açık tutun. Bundan sonra, gelen kutunuzu nasıl ziyaret ettiğinizi yeniden öğrenmek için bu belgeye başvuracaksınız.
En sağdaki sütundaki bir kutuyu her işaretlediğinizde, e-postanızı kontrol edebilirsiniz - bunu kazandığınızı bilerek yapın. E-postanızı kontrol etmekle ilgili olumlu duygular sonra anlamlı bir şey başarırsanız, gelen kutunuza farklı şekillerde bakmanız için size ilham verir.
İşte bir örnek. Yine zayıflıktan yola çıkalım: "Bitirmeye hazır hissetmediğim önemli projelerim varken zamanımı yönetmekte zorlanıyorum." Diyelim ki bu zayıflıkla ilişkili zorluklardan biri: "Üzerinde çalışılacak önemli bir projeye sahip olmak." Şimdi, hedefinizin üstesinden gelmenize ve / veya hedefinize doğru ilerlemenize yardımcı olacak üç potansiyel eylem adımı aşağıda verilmiştir:
-
1. Projenizin neden bu kadar önemli olduğunu ve / veya neden başarıyla tamamlayabileceğinizi hatırlatan bir makale / kaynak / belge yazdırmak.
-
2. Sıkışmış hissettiğinizde bir arkadaşınızdan veya meslektaşınızdan yardım veya bakış açısı istemek.
-
3. Projeniz için bir program veya yapılacaklar listesi yazmak.
-
4. Planınızı veya projeniz için yapılacaklar listenizi gözden geçirmek ve / veya revize etmek.
-
5. Programınızdaki veya projeniz için yapılacaklar listenizdeki bir öğeyi tamamlama.
Bu adımlardan birini her tamamladığınızda, bir kutuyu işaretleyin ve e-postanızı kazanıp kazanmadığınızı kontrol edebileceğinizi bilin. Elbette, e-postanızı kontrol etme ihtiyacı hissetmiyorsanız, doğrudan bir sonraki göreve geçebilirsiniz. Gördüğünüz gibi, bu adımların her biri e-postanızı zorunlu olarak kontrol etmekten kaçınmanın bir yolu olarak başladı ve sonuçta üretkenlik hedeflerinize hizmet ediyor.
Mükemmel olmanıza gerek yok; önce bir kutuyu işaretlemeden gelen kutunuzu kontrol etmeniz sorun değil. Ama en azından ne yaptığına dikkat et. Ve gelen kutunuzu kazandıktan sonra kontrol etmenin, bunu yapmak için gerçek bir nedeniniz olmamasına kıyasla ne kadar farklı hissettirdiğine dikkat edin (belki zorlayıcı alışkanlığı tetikleyen sorunlu bir duruma yenik düşmek hariç).
7. Adım: Değişiklikleri fark edene kadar kontrol listesini kullanmaya devam edin
Kontrol listenizi, e-posta durumunuzu kontrol altına aldığınızdan emin olacak kadar kullandığınızda, şu konularda daha iyi olduğunuzu fark edeceksiniz:
- Can sıkıntısını tespit etmek
- Kabul etmesi zor olabilecek işle ilgili sorunları belirleme
- Aşırı yüklendiğinizi fark etme
- İşinizle ilgili ihtiyaç duyduğunuz olumsuz duyguları kabul etmek ifade ve adres
- Yaratıcı veya zihinsel engellerin farkına varmak
- Kendini vermek ve senin gözlerin gerektiğinde bilgisayar molası
- Görevde kalmak ve işleri halletme konusunda iyi hissetmek
Bunların her biri, ele alınmadığında çeşitli zorlayıcı davranışlara yol açan sorunları çözmenize yardımcı olur.
Kontrol E-postasını Özel Yapın
E-posta, zorlayıcı alışkanlığınız haline geldiğinde artık üretken bir araç değildir. Tekrar üretken olması için e-postayı kontrol etmeyi özel hale getirin.
Yukarıdaki kontrol listesi alıştırmasına ek olarak, pozitif ödülü kullanmak için diğer teknikleri keşfedebilirsiniz. Sıkı çalışma saatlerini koyduktan sonra gelen kutusu temizliği için normal saatleri engelleyebilir ve bu zamanı yakınınızda bir atıştırmalık ve arka planda biraz iyi hissettiren müzikle keyifli bir şekilde ayarlayabilirsiniz. Aynı ilkeleri iş için de uygulayabilirsiniz - internet bağlantısını kesin ve / veya posta istemcinizi gizleyin ve telafi etmek için rahat bir çalışma ortamı kullanın.
İyi çalışma alışkanlıkları için kendinizi ödüllendirin ve e-postanın iş hayatınızı ele geçirmesi gerekmez.
