A képet készítette Spárta
A kelleténél gyakrabban ellenőrzi e-mailjét? Tapasztalja-e elvonási tüneteit, ha egy ideje nem ellenőrizte az e-mailt? Az e-mail kényszerellenőrzése egészségtelen szokás, amely megakadályozza, hogy fontosabb dolgokat hajtson végre. Használjon pozitív jutalmat, hogy egészségesebb kapcsolatot létesítsen a postaládájával.
Az e-mail nem mindig eredményes
Három fő oka van annak, hogy az e-mail nem mindig eredményes.
1. Az e-mail időt vesz igénybe más dolgoktól: Könnyen igazolható az e-mail kényszerellenőrzése, mert úgy érzi, hogy valamit csinál. Végül is jó dolog lehet az üzenetek átolvasása, egyeseknek válaszolás és a beérkező levelek ürítése. De csak akkor produktív, ha szándékosan történik - nem más, fontosabb feladatokra fordított idő alatt.
2. Az e-mail nem különbözhet a chit-chat-től: Az e-mail használata barátaival, kollégáival vagy ismerőseivel való kommunikációhoz nem különbözhet az ebédlőben zajló csevegéstől. Ha a beszélgetés nem olyan fontos, és meghaladja az ésszerű szünetet, akkor elvonja a figyelmét a munkájáról.
3. Az e-mail általában más emberekről szól: Az e-mail arra ösztönzi Önt, hogy vegye figyelembe mások igényeit, kéréseit és kérdéseit - a saját helyett. Az e-mailnek valóban van ideje és helye a napodban, de meg kell adni egy kijelölt időpontot és helyet. Nem akármikor van kedve ellenőrizni.
Diagnosztizálja a problémát
Az emberek kényszeres dolgokat csinálnak mindenféle okból. A leggyakoribb ok annak elkerülése, hogy valami kellemetlen dolgot tapasztaljon. Ha naponta tízszer ellenőrzi az e-mailt, minden ok nélkül, valószínűleg megpróbál elkerülni valakit vagy valamit.
A kötelező e-mail ellenőrzés lehet a kikerülés módja:
- Rövid határidő
- Írói válság
- Bizonytalanság a továbbiakkal kapcsolatban
- Unalom
- Olyan fontos probléma kijavítása, amely megakadályozza a munkát
- Felkészülés a tervezett eljegyzésre
- Valójában dolgozom valamin
Fedezze fel azokat a lehetséges okokat, amelyek miatt a probléma diagnosztizálásához szükségesnél gyakrabban ellenőrzi e-mailjét.
Ismerje el kényszerítő szokását
A kényszeres e-mail szokás megváltoztatásának következő lépése annak nyomon követése. Számoljon azzal, hogy hányszor nyitja meg a postaládáját. Vegye figyelembe, hogy átlagosan mennyi időt tölt el minden látogatás során.
Tartson pozitív hozzáállást a folyamat során. Ne ítélje meg magát produktívnak, céltalannak vagy kudarcnak ítélve, amikor gyengeségeket vagy hibákat állapít meg. Az önbüntetés nem segít pozitív változtatásokban. Egyszerűen ismerje fel a mintáit, és fedezze fel, hogy mi lehet a motiváció, a fentiekben leírtak szerint.
Addig nyugtázza kényszeres e-mail szokását, amíg már nem bírja ki - amíg nem állhat állva, és nem tesz semmit ellene. Mivel a kényszeres viselkedés egyetlen módja a következő:
-
1. Elfogadása, hogy létezik
-
2. Önmagában elég őszinte ahhoz, hogy megértse, miért
-
3. Elegendő indok (ok) birtokában annak, hogy tegyen valamit
Miután valóban motivált a változtatásra, viszonylag könnyű kezdeni a baba lépéseivel.
Kezdje a Baby Steps és a pozitív jutalom lehetőségével
A képet készítette Ruthieki
A pozitív jutalom segít abban, hogy a kívánt viselkedést jó érzésekkel és / vagy pozitív visszajelzésekkel társítsa. Kövesse az alábbi hét lépést, hogy az e-mail postafiókjának látogatása egészségesebb és produktívabb gyakorlat legyen.
1. lépés: Hozzon létre egy e-mailes elszámoltathatósági dokumentumot
Hozzon létre egy dokumentumot, amelyre hivatkozni fog az e-mail elszámoltathatósága érdekében. Győződjön meg arról, hogy vizuálisan és dinamikusan működik-e. A következő lépésekben ad hozzá tartalmat ehhez a dokumentumhoz, de személyre szabhatja azt a beállításai alapján.
2. lépés: Mondja el a kívánt viselkedési változást (vagy végcélt)
Írja fel a dokumentum tetejére, hogy végül (gyakran) hogyan szeretné ellenőrizni az e-mailjét.
Ez lehet olyan általános, mint „Nem akarom olyan gyakran ellenőrizni az e-mailjeimet”, vagy olyan konkrét, mint „Csak minden hétköznap 10–15-kor, hétvégén pedig 16: 00-kor akarom ellenőrizni az e-mailjeimet”.
Legyen különös tekintettel a végcélra, és ha lehetséges, adja meg okait annak kiválasztására.
3. lépés: ismerje el gyengeségeit
Nyilatkozata alatt sorolja fel azokat az okokat, amelyek miatt még nem érte el ezt a kívánt célt a megfelelő soraikban.
Ismét legyél konkrét, és ne használj feleslegesen kemény nyelvet, például: „Rossz vagyok az időgazdálkodásban” vagy „Egyszerűen nem tudom kordában tartani magam.
Használjon objektív nyelvet, amely arra koncentrál, hogy mi és miért történik. Funkcionálisabb állítások:
- "Küzdök az időm kezelésével, amikor olyan fontos projektjeim vannak, amelyeket nem érzem késznek befejezni."
- "Nehezen tudok ellenállni az e-mailem ellenőrzésének vágyának, még akkor is, ha tudom, hogy nincs rá szükségem, mert inkább nem lenne néhány pillanat csend, hogy elgondolkodjak azon, hogy mit is kellene csinálnom."
Próbáljon felsorolni legalább öt gyengeségét.
Tegyük fel, hogy a cél az, hogy egyszer reggel és egyszer késő délután ellenőrizze a postaládáját. Jelenleg körülbelül húsz percenként ellenőrzi a számítógépen.
Íme öt lehetséges gyengeség, amely az utadba ütközik:
- Nem izgatott más számítógéppel kapcsolatos feladatok elvégzése miatt.
- Unja az ingázást és a nyilvános várakozást, nem akar kapcsolatba lépni a körülötted lévő emberekkel, és rájön, hogy az iPhone-on történő levélellenőrzés időbe telik.
- Aggódsz e-mailes kérdések vagy beszélgetések lógása miatt, és tudni akarod, mi a következő lépés - amint Mr. Smith visszatér hozzád.
- Tetszeni akar Mr. Smith-nek azzal, hogy mindig azonnal reagál rá, annak ellenére, hogy nem írja ki a fizetését, és nincs különösebben közel hozzád.
- Abban reménykedik, hogy e-mailben értesítést kap arról, hogy valaki olyan beszélgetést indít el Önnel a Facebookon, a Twitteren vagy a LinkedIn-en, mint érvényesítést, amellyel elég fontos beszélni.
Lehet, hogy nem szórakoztató feltárni a gyengeségeit, amikor az e-mailt ellenőrizzük, de hasznos lesz, ha átprogramozzuk a szokásait jobb irányba.
4. lépés: Határozza meg kihívásait a gyengeségei alapján
Most menjen át a listán szereplő összes gyengeségen, és adjon hozzá egy külön oszlopot jobbra. Határozza meg azokat a helyzeteket (valós vagy elképzelt), amelyek során bemutatja ezeket a gyengeségeket.
Tegyük fel, hogy a bal oldali oszlopban van "küzdök az időm kezelésével, amikor fontos projektjeim vannak, amelyeket nem érzem késznek befejezni".
Ezután a jobb oldali oszlopban írja le a problémás helyzetet. Valami ilyesmi lehet: „Van egy fontos projekt, amin dolgozhatok” vagy „Ha van egy fontos projektem, amellyel dolgozhatok, nem érzem magam késznek befejezni”, vagy akár „Bizonytalanságot éreznék egy fontos projekttel kapcsolatban”.
Miután tisztában van a kihívásokkal teli helyzetekkel, jobban felkészült arra, hogy szembenézzen velük.
5. lépés: Készítsen pozitív jutalom ellenőrzőlistát
Amikor beállítja az oszlopokat, amelyek leírják a gyengeségeit és azok felmerülését, adjon hozzá egy harmadik oszlopot jobbra.
Ebben az oszlopban felsorolhatja azokat a lépéseket, amelyeket megtehet annak érdekében, hogy legyőzze azokat a problémás helyzeteket, amelyek kiválthatják azokat a gyengeségeket, amelyek megakadályozzák, hogy ellenőrizze e-mailjét az Ön feltételeivel, a kívánt gyakorisággal.
Ezután adjon hozzá egy negyedik oszlopot, ahol lesz helye a példányok kijelölésére, amikor végrehajtja a harmadik oszlop egyik műveletét.
A dokumentum formázásának egyik módja:
Észre fogja venni, hogy minden művelethez csak egy jelölőnégyzet van. A nap folyamán többször is elvégezheti ezt a lépést, ezért szükség esetén adjon meg további jelölőnégyzet oszlopokat.
6. lépés: Jutalmazza meg magát, ha továbbra is a feladatban marad
Miután beállította a dokumentumot, nyomtasson ki egy példányt, vagy tartsa nyitva az asztalon. Mostantól erre a dokumentumra hivatkozva áttanulhatja, hogyan keresse fel a beérkező leveleket.
Minden alkalommal, amikor bejelöli a négyzetet a jobb szélső oszlopban, ellenőrizheti e-mailjét - tegye meg úgy, hogy tudta, hogy megszerezte. Az e-mailek ellenőrzésével járó pozitív érzések utána ha valami értelmes eredményt elért, arra ösztönöz, hogy különböző módon nézzen a postaládájába.
Itt egy példa. Vegyünk ismét a gyengeségből: "Küzdök az időm irányításával, amikor olyan fontos projektjeim vannak, amelyeket nem érzem késznek befejezni." Tegyük fel, hogy a gyengeséggel kapcsolatos egyik kihívás a következő: „Fontos projektet kell kidolgoznunk.” Itt van három lehetséges cselekvési lépés, amelyek segítenek legyőzni és / vagy a cél elérése érdekében:
-
1. Olyan cikk / erőforrás / dokumentum kinyomtatása, amely emlékeztet arra, hogy miért olyan fontos a projektje és / vagy miért képes sikeresen megvalósítani.
-
2. Kérjen segítséget vagy perspektívát egy barátjától vagy kollégájától, amikor elakad.
-
3. A projekt ütemtervének vagy tennivalói listájának elkészítése.
-
4. A projekt ütemtervének vagy teendőlistájának áttekintése és / vagy felülvizsgálata.
-
5. Elem kitöltése a projekt ütemtervében vagy teendők listáján.
Minden alkalommal, amikor elvégzi a fenti lépések egyikét, jelölje be a négyzetet, és tudja, hogy ellenőrizheti e-mailjét, miután megszerezte. Természetesen, ha nem érzi a késztetést az e-mailek ellenőrzésére, akkor rögtön a következő feladatra léphet. Mint láthatja, ezek a lépések mindegyike annak a módszernek indult, hogy elkerülje az e-mailjeinek kényszeres ellenőrzését, és végül a termelékenységi céljait szolgálja.
Nem kell tökéletesnek lenned; rendben van, ha úgy ellenőrzi a postaládáját, hogy nem jelölte be először a négyzetet. De legalább figyeljen arra, amit csinál. És figyeljen arra, hogy mennyire más érzés ellenőrizni a beérkező leveleket, ha megszerezte, szemben azzal, hogy erre valódi oka nem volt (kivéve azt az esetet, ha esetleg engedünk egy kényszeres szokást kiváltó problémás helyzetnek).
7. lépés: Addig használja az ellenőrzőlistát, amíg észreveszi a változásokat
Amikor eléggé felhasználja az ellenőrzőlistát ahhoz, hogy magabiztosnak érezhesse, hogy az e-mail helyzete kontroll alatt van, akkor észreveszi, hogy Ön jobban jár:
- Foltos unalom
- A munkával kapcsolatos problémák felismerése, amelyeket nehéz lehet beismerni
- Észreveszed, ha túlterhelt vagy
- A munkáddal kapcsolatos negatív érzések elismerése, amelyekre szükséged van expressz és cím
- Kreatív vagy mentális blokkok tudatosítása
- Adni magadnak és a szemed számítógép szünet, ha szükséges
- Maradjon a feladaton és jól érezze magát a dolgok elvégzésében
Ezek mindegyike segít megoldani azokat a problémákat, amelyek kezelése nélkül különféle kényszeres viselkedéshez vezetnek.
Tegye különlegessé az e-mailek ellenőrzését
Amikor az e-mail kényszeres szokássá vált, ez már nem produktív eszköz. Tegye különlegessé az e-mail ellenőrzését, hogy az ismét produktívvá váljon.
A fenti ellenőrzőlista gyakorlat mellett a pozitív jutalom felhasználásának egyéb technikáit is felfedezheti. Letilthatja a beérkező levelek tisztításának szokásos időpontját, miután szilárd munkaidőt töltött be, és beállíthatja ezt az időt, hogy élvezhető legyen, a közelben harapnivalóval és a háttérben jó hangulatú zenével. Ugyanezeket az elveket alkalmazhatja a munkában is - húzza ki az internetet az internetről és / vagy rejtse el a levelezőprogramot, és használjon kényelmes munkakörnyezetet a kompenzációhoz.
Jutalmazza meg magát a jó munkaszokásokért, és az e-maileknek nem kell átvállalniuk a munka életét.
