fotka od Sparta
Kontrolujete svůj e-mail častěji, než potřebujete? Objevují se abstinenční příznaky, když jste si nějakou dobu nezkontrolovali e-mail? Kompulzivní kontrola e-mailů je nezdravý zvyk, který vám brání dělat důležitější věci. Použijte pozitivní odměnu k navázání zdravějšího vztahu k vaší doručené poště.
E-mail není vždy produktivní
Existují tři hlavní důvody, proč e-mail není vždy produktivní.
1. E-mail zabere čas jiným věcem: Může být snadné ospravedlnit nutkavou kontrolu e-mailů, protože máte pocit, že něco děláte. Přečíst zprávy, odpovědět na ně a vyprázdnit doručenou poštu by přece měla být dobrá věc. Je to však produktivní pouze tehdy, je-li to provedeno záměrně - nikoli v průběhu času, kdy je to obráceno pro jiné, důležitější úkoly.
2. E-mail se nemůže lišit od chit-chatu: Používání e-mailu ke komunikaci s přáteli, kolegy nebo známými se nemůže lišit od chit-chatu v jídelně. Pokud konverzace není tak důležitá a přesahuje rozumnou dobu přestávky, odvádí vás to od práce.
3. E-mail je obvykle o jiných lidech: E-mail vás vyzývá, abyste uspokojovali potřeby, požadavky a dotazy jiných lidí - místo svých. E-mail má ve vašem dni čas a místo, ale musí mít určený čas a místo. Ne kdykoli, kdy máte chuť se podívat.
Diagnostikujte svůj problém
Lidé dělají nutkavé věci ze všech možných důvodů. Nejběžnějším důvodem je vyhnout se něčemu obzvláště nepříjemnému. Pokud kontrolujete e-mail desetkrát denně bez dobrého důvodu, pravděpodobně se někomu nebo něčemu vyhýbáte.
Váš způsob, jak se vyhnout:
- Hrozící termín
- Spisovatelský blok
- Nejistota ohledně dalšího postupu
- Nuda
- Oprava důležitého problému, který vám brání v práci
- Příprava na plánovanou zakázku
- Vlastně na něčem pracuji
Prozkoumejte potenciální důvody, proč svůj e-mail kontrolujete častěji, než je potřeba k diagnostice problému.
Potvrďte svůj nutkavý zvyk
Dalším krokem při změně vašeho nutkavého zvyku e-mailů je jeho sledování. Sledujte, kolikrát otevřete doručenou poštu. Všimněte si, kolik času průměrně strávíte při každé návštěvě.
Zachovávejte v procesu pozitivní přístup. Pokud zjistíte slabiny nebo chyby, nehodnoťte se jako neproduktivní, nesoustředěný nebo neúspěch. Sebe trestání vám nepomůže udělat pozitivní změny. Jednoduše rozpoznejte své vzorce a prozkoumejte, jaké motivace mohou být, jak je uvedeno výše.
Pokračujte v uznání svého nutkavého e-mailového zvyku, dokud to už nevydržíte - dokud už nebudete moci stát a nic s tím nedělat. Jediným způsobem, jak řešit nutkavé chování, je:
-
1. Přijímáme, že existuje
-
2. Být dostatečně upřímný, aby pochopil proč
-
3. Mít dostatečně přesvědčivý důvod, proč s tím něco udělat
Jakmile budete mít skutečnou motivaci provést změnu, je relativně snadné začít s malými kroky.
Začněte s Baby Steps a pozitivní odměnou
fotka od Ruthieki
Pozitivní odměna vám pomůže spojit vaše požadované chování s dobrými pocity a / nebo pozitivní zpětnou vazbou. Postupujte podle následujících sedmi kroků, aby návštěva vaší e-mailové schránky byla zdravější a produktivnější.
Krok 1: Vytvořte dokument e-mailové odpovědnosti
Vytvořte dokument, na který budete odkazovat kvůli své e-mailové odpovědnosti. Ujistěte se, že je dostatečně vizuální a dynamický pro práci. Obsah do tohoto dokumentu přidáte v následujících krocích, ale přizpůsobíte jej na základě svých preferencí.
Krok 2: Uveďte požadovanou změnu chování (nebo konečný cíl)
V horní části dokumentu napište, jak (často) chcete svůj e-mail zkontrolovat.
Může to být stejně obecné jako „Nechci kontrolovat svůj e-mail tak často“ nebo stejně konkrétní jako „Chci kontrolovat svůj e-mail pouze v 10:00 a 15:00 každý pracovní den a ve 16:00 o víkendech.“
Uveďte svůj konečný cíl zvlášť konkrétně a pokud je to možné, uveďte důvody pro jeho výběr.
Krok 3: Přiznejte své slabosti
Pod svým výpisem uveďte v příslušných řádcích důvody, proč jste dosud nedosáhli požadovaného cíle.
Opět buďte konkrétní a nepoužívejte zbytečně drsný jazyk, například „Jsem špatný v řízení času“ nebo „Prostě se nemohu ovládat.“
Používejte objektivní jazyk, který vás soustředí na to, co se děje a proč. Další funkční prohlášení jsou:
- "Bojuji s řízením svého času, když mám důležité projekty, které nejsem připraven dokončit."
- "Mám potíže odolat nutkání zkontrolovat můj e-mail, i když vím, že to nepotřebuji, protože bych raději neměl chvilku ticha, abych přemýšlel o tom, co bych měl opravdu dělat."
Zkuste vyjmenovat alespoň pět svých slabostí.
Řekněme, že vaším cílem je zkontrolovat doručenou poštu jednou ráno a jednou pozdě odpoledne. V současné době to kontrolujete na počítači přibližně jednou za dvacet minut.
Tady je pět potenciálních slabin, které vám stojí v cestě:
- Nejste nadšení z provádění dalších úkolů souvisejících s počítačem.
- Nudíte se při dojíždění a čekání na veřejnosti, nechcete komunikovat s lidmi ve svém okolí a zjistíte, že kontrola pošty na vašem iPhonu časem projde.
- Děláte si starosti s zavěšováním e-mailových otázek nebo konverzací a chcete vědět, jaký je další krok - jakmile se vám pan Smith ozve.
- Chcete potěšit pana Smitha tím, že na něj budete vždy pohotově reagovat, i když vám nevypíše výplatu a není vám nijak zvlášť blízký.
- Doufáte, že dostanete e-mailové upozornění, že s vámi někdo zahájí konverzaci na vašem Facebooku, Twitteru nebo LinkedIn jako potvrzení, že jste natolik důležití, abyste s ním mohli mluvit.
Prozkoumávat své slabosti, pokud jde o kontrolu e-mailů, nemusí být zábavné, ale pomůže vám přeprogramovat vaše zvyky k lepšímu.
Krok 4: Určete své výzvy na základě vašich slabin
Nyní projděte každou slabost ve vašem seznamu a přidejte další sloupec vpravo. Určete situace (skutečné nebo domnělé), během nichž tyto slabosti prokazujete.
Řekněme, že v levém sloupci máte „Snažím se spravovat svůj čas, když mám důležité projekty, které se nejsem připraven dokončit“.
Poté v pravém sloupci popište problematickou situaci. Bylo by to něco jako: „Mít důležitý projekt, na kterém budu pracovat,“ nebo „Mít důležitý projekt, na kterém se nebudu cítit připraven dokončit,“ nebo dokonce „Cítím se nejistý ohledně důležitého projektu.“
Jakmile si uvědomíte náročné situace, budete lépe připraveni jim čelit.
Krok 5: Vytvořte kontrolní seznam pozitivních odměn
Když nastavujete své sloupce popisující vaše slabosti a jejich vznik, přidejte třetí sloupec vpravo.
V tomto sloupci můžete uvést kroky, které můžete podniknout, abyste překonali problematické situace, které způsobují slabiny, které vám brání v kontrole e-mailu podle vašich podmínek, v požadované frekvenci.
Pak přidejte čtvrtý sloupec, kde budete mít prostor pro zaškrtnutí instancí, když provedete jednu z akcí ze třetího sloupce.
Zde je jeden způsob, jak můžete formátovat dokument:
Všimnete si, že pro každý krok akce existuje pouze jedno zaškrtávací políčko. Po celý den můžete tento krok dokončit několikrát, takže podle potřeby přidejte další sloupce zaškrtávacího políčka.
Krok 6: Odměňte se za to, že jste zůstali v úkolu
Jakmile máte dokument nastavený, vytiskněte si kopii nebo ji nechejte otevřenou na ploše. Od této chvíle budete v tomto dokumentu přeškolovat, jak navštěvujete svoji doručenou poštu.
Pokaždé, když zaškrtnete políčko ve sloupci zcela vpravo, můžete zkontrolovat svůj e-mail - udělejte to s vědomím, že jste jej získali. Pozitivní pocity spojené s kontrolou vašeho e-mailu po dosáhnete něčeho smysluplného, bude vás inspirovat k tomu, abyste se na svou doručenou poštu dívali různými způsoby.
Zde je příklad. Opět čerpáme ze slabosti: „Bojuji se správou času, když mám důležité projekty, které se necítím připravené dokončit.“ Řekněme, že jednou z výzev této slabosti je: „Mít důležitý projekt, na kterém se dá pracovat.“ Zde jsou tři potenciální akční kroky, které vám pomohou překonat a / nebo pracovat na dosažení vašeho cíle:
-
1. Vytiskněte článek / zdroj / dokument, který vám připomene, proč je váš projekt tak důležitý a / nebo proč jste schopni jej úspěšně dokončit.
-
2. Požádejte přítele nebo kolegu o pomoc nebo perspektivu, když se budete cítit zaseknutí.
-
3. Vypracování harmonogramu nebo seznamu úkolů pro váš projekt.
-
4. Kontrola a / nebo revize vašeho harmonogramu nebo seznamu úkolů pro váš projekt.
-
5. Vyplnění položky v plánu nebo seznamu úkolů pro váš projekt.
Pokaždé, když dokončíte jeden z těchto kroků, zaškrtněte políčko a víte, že můžete zkontrolovat svůj e-mail, který jste si vydělali. Samozřejmě, pokud necítíte nutkání zkontrolovat svůj e-mail, můžete přejít přímo k dalšímu úkolu. Jak vidíte, každý z těchto kroků začínal jako způsob, jak se vyhnout nutkavé kontrole e-mailu, a nakonec sloužit vašim produktivním cílům.
Nemusíte být dokonalí; je v pořádku, pokud zkontrolujete doručenou poštu, aniž byste nejprve zaškrtli políčko. Ale pamatujte alespoň na to, co děláte. A věnujte pozornost tomu, jak odlišný je pocit, když si zkontrolujete svoji doručenou poštu, když jste si ji zasloužili, ve srovnání s tím, že jste k tomu neměli žádný skutečný důvod (kromě toho, že podlehnete problémové situaci, která vyvolává nutkavý zvyk).
Krok 7: Používejte kontrolní seznam, dokud si nevšimnete změn
Když dostatečně použijete kontrolní seznam, abyste si byli jisti, že máte svou e-mailovou situaci pod kontrolou, zjistíte, že jste na tom lépe:
- Špinavá nuda
- Identifikace problémů s prací, k nimž může být obtížné připustit
- Všimněte si, když jste přetíženi
- Uznání negativních pocitů ze své práce, které musíte udělat expres a adresa
- Uvědomte si kreativní nebo mentální bloky
- Dávat si a vaše oči v případě potřeby počítačový zlom
- Zůstávat v úkolu a mít dobrý pocit z toho, jak se věci dělají
Každá z nich vám pomůže vyřešit problémy, které při neadresnosti vedou k různým nutkavým chováním.
Zvýrazněte kontrolní e-mail
Když se e-mail stal vaším nutkavým zvykem, už to není produktivní nástroj. Zvyšte kontrolu e-mailu, aby byl opět produktivní.
Kromě výše uvedeného kontrolního seznamu můžete prozkoumat další techniky, jak využívat pozitivní odměnu. Po plné pracovní době můžete zablokovat pravidelné časy čištění doručené pošty a nastavit si čas tak, aby byl příjemný, s občerstvením v okolí a příjemnou hudbou na pozadí. Stejné zásady můžete použít i pro práci - odpojte se od internetu a / nebo skryjte poštovního klienta a kompenzujte to pomocí pohodlného pracovního prostředí.
Odměňte se za dobré pracovní návyky a e-mail nebude muset převzít váš pracovní život.
