Avvänja dig från tvångsmässig e-postkontroll med positiv belöning

OBEHANDLAT INNEHÅLL

Foto av Sparta

Kontrollerar du din e-post oftare än du behöver? Upplever du abstinenssymptom när du inte har kollat ​​din e-post på ett tag? Tvingande e-postkontroll är en ohälsosam vana som hindrar dig från att göra viktigare saker. Använd positiv belöning för att skapa ett hälsosammare förhållande till din inkorg.

E-post är inte alltid produktivt

Det finns tre huvudorsaker till att e-post inte alltid är produktivt.

1. E-post tar tid från andra saker: Det kan vara enkelt att motivera tvångsmässig e-postkontroll eftersom det känns som att du får något gjort. När allt kommer omkring bör det vara bra att läsa igenom meddelanden, svara på några och tömma din inkorg. Men det är bara produktivt när det görs medvetet - inte under tiden som vänds för andra, viktigare uppgifter.

2. E-post kan inte skilja sig från chitchatt: Att använda e-post för att kommunicera med vänner, kollegor eller bekanta kan inte skilja sig från chitchatt i lunchrummet. Om konversationen inte är så viktig och sträcker sig längre än vad som är rimlig paus, distraherar det dig från ditt arbete.

3. E-post handlar vanligtvis om andra människor: E-post uppmanar dig att tillgodose andras behov, önskemål och frågor - istället för dina egna. E-post har en tid och plats på din dag, men den måste ha en bestämd tid och plats. Inte bara när du vill kolla.

Diagnostisera ditt problem

Människor gör tvångsmässiga saker av alla möjliga skäl. Den vanligaste anledningen är att undvika att uppleva något särskilt obehagligt. Om du kontrollerar e-post tio gånger om dagen utan goda skäl försöker du förmodligen undvika någon eller något.

Tvingande e-postkontroll kan vara ditt sätt att undvika:

• En hotande deadline
• Writer's block
• Osäkerhet om vad du ska göra nästa gång
• Leda
• Åtgärda ett viktigt problem som hindrar dig från att göra arbete
• Förbereder sig för ett planerat engagemang
• Fungerar faktiskt på något

Utforska de möjliga orsakerna till att du kollar din e-post oftare än vad som behövs för att diagnostisera ditt problem.

Bekräfta din tvångsmässiga vana

Nästa steg för att ändra din tvångsmässiga e-postvanor är att spåra den. Håll reda på hur många gånger du öppnar din inkorg. Lägg märke till hur mycket tid du spenderar i genomsnitt under varje besök.

Håll en positiv attityd i processen. Bedöm dig inte som oproduktiv, ofokuserad eller ett misslyckande när du identifierar svagheter eller misstag. Självstraff hjälper dig inte att göra positiva förändringar. Bara känna igen dina mönster och utforska vad motiv kan vara, som beskrivs ovan.

Fortsätt att erkänna din tvångsmässiga e-postvanor tills du inte längre tål det - tills du inte längre kan stå och göra ingenting åt det. Eftersom det enda sättet att ta itu med tvångsbeteendet är genom att:

1. Accepterar att det finns

2. Att vara självärlig nog för att förstå varför

3. Har tvingande tillräckliga skäl för att göra något åt ​​det

När du väl är motiverad att göra en förändring är det relativt enkelt att börja med babysteg.

Börja med babysteg och positiv belöning

Foto av Ruthieki

Positiv belöning hjälper dig att associera ditt önskade beteende med goda känslor och / eller positiv feedback. Följ de sju stegen nedan för att göra besök i din e-postinkorg till en hälsosammare och mer produktiv praxis.

Steg 1: Skapa ett e-postkonto

Skapa ett dokument som du kommer att hänvisa till för din e-postansvar. Se till att det är tillräckligt visuellt och dynamiskt att arbeta med. Du lägger till innehåll i det här dokumentet i följande steg, men anpassar det baserat på dina preferenser.

Steg 2: Ange önskat beteendeförändring (eller slutmål)

Överst i dokumentet skriver du ut hur (ofta) du till sist vill kontrollera din e-post.

Det här kan vara så allmänt som "Jag vill inte kontrollera min e-post så ofta" eller så specifik som "Jag vill bara kontrollera min e-post klockan 10:00 och 15:00 varje vardag och klockan 16 på helgerna."

Var extra specifik för ditt slutmål och ange om möjligt dina skäl för att välja det.

Steg 3: Inse dina svagheter

Nedanför ditt uttalande listar du anledningarna till att du inte redan har nått det önskade målet i deras respektive rader.

Återigen, var specifik och använd inte onödigt hårda språk, till exempel "Jag är dålig i tidshantering" eller "Jag kan bara inte kontrollera mig själv."

Använd objektivt språk som håller dig fokuserad på vad som händer och varför. Mer funktionella uttalanden är:

• "Jag kämpar för att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta."
• "Jag har svårt att motstå uppmaningen att kontrollera min e-post, även om jag vet att jag inte behöver det, för jag vill helst inte ha några ögonblick av tystnad för att tänka på vad jag verkligen borde göra."

Försök att lista ut minst fem av dina svagheter.

Låt oss säga att ditt mål är att kontrollera din inkorg en gång på morgonen och en gång på sen eftermiddag. För närvarande kontrollerar du det ungefär var tjugonde minut medan du är på datorn.

Här är fem potentiella svagheter som kommer i vägen:

• Du är inte upphetsad över att göra dina andra datorrelaterade uppgifter.
• Du blir uttråkad när du pendlar och väntar offentligt, vill inte interagera med människorna omkring dig och upptäcker att kontroll av e-post på din iPhone passerar tiden.
• Du oroar dig för att hänga e-postfrågor eller konversationer och vill veta vad nästa drag är - så snart Mr. Smith kommer tillbaka till dig.
• Du vill behaga Mr. Smith genom att alltid svara honom omedelbart, även om han inte skriver ut din lönecheck och inte är särskilt nära dig.
• Du hoppas få ett e-postmeddelande om att någon kommer att utlösa en konversation med dig på din Facebook, Twitter eller LinkedIn som en validering som du är tillräckligt viktig för att prata med.

Det kanske inte är kul att utforska dina svagheter när det gäller att kontrollera e-post, men det kommer att hjälpa till att omprogrammera dina vanor till det bättre.

Steg 4: Identifiera dina utmaningar baserat på dina svagheter

Gå nu igenom varje svaghet i din lista och lägg till en extra kolumn till höger. Identifiera de situationer (verkliga eller inbillade) under vilka du visar dessa svagheter.

Låt oss säga att du har "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta" i den vänstra kolumnen.

Beskriv sedan situationen som är problematisk i den högra kolumnen. Det skulle vara ungefär som "Att ha ett viktigt projekt att arbeta med" eller "Att ha ett viktigt projekt att arbeta på som jag inte känner mig redo att slutföra", eller till och med "Att känna mig osäker på ett viktigt projekt."

När du väl är medveten om de utmanande situationerna är du bättre beredd att möta dem.

Steg 5: Utarbeta en checklista för positiv belöning

När du ställer in dina kolumner som beskriver dina svagheter och hur de uppstår, lägg till en tredje kolumn till höger.

Använd den här kolumnen för att lista åtgärder som du kan vidta för att övervinna de problematiska situationer som utlöser svagheterna som hindrar dig från att kontrollera din e-post på dina villkor, vid önskad frekvens.

Lägg sedan till en fjärde kolumn, där du har utrymme att avmarkera förekomster när du utför en av åtgärderna från den tredje kolumnen.

Här är ett sätt att formatera ditt dokument på:

Du märker att det bara finns en kryssruta för varje åtgärdssteg. Under hela dagen kan du slutföra det steget flera gånger, så lägg till extra kolumner i kryssrutan efter behov.

Steg 6: Belöna dig själv för att fortsätta med uppgiften

När du har konfigurerat ditt dokument kan du skriva ut en kopia eller hålla den öppen på skrivbordet. Från och med nu hänvisar du till detta dokument för att omskola hur du besöker din inkorg.

Varje gång du kryssar för en ruta längst till höger kan du kontrollera din e-post - gör det med vetskap om att du tjänade det. De positiva känslorna förknippade med att kontrollera din e-post efter du åstadkommer något meningsfullt kommer att inspirera dig att titta på din inkorg på olika sätt.

Här är ett exempel. Låt oss dra igen från svagheten: "Jag kämpar för att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att slutföra." Låt oss säga att en av utmaningarna i samband med den svagheten är: "Att ha ett viktigt projekt att arbeta med." Här är tre potentiella åtgärdssteg som hjälper dig att övervinna och / eller arbeta mot ditt mål:

1. Skriva ut en artikel / resurs / dokument som påminner dig om varför ditt projekt är så viktigt och / eller varför du kan klara det.

2. Be en vän eller kollega om hjälp eller perspektiv när du känner dig fast.

3. Skriva ut ett schema eller en att göra-lista för ditt projekt.

4. Granska och / eller se över ditt schema eller din att göra-lista för ditt projekt.

5. Slutföra ett objekt i ditt schema eller att göra-lista för ditt projekt.

Varje gång du slutför ett av dessa steg markerar du en ruta och vet att du kan kontrollera din e-post efter att ha tjänat den. Naturligtvis, om du inte känner att du vill kolla din e-post kan du gå direkt till nästa uppgift. Som du kan se började vart och ett av dessa steg som ett sätt att undvika att kontrollera din e-post tvångsmässigt och sluta betjäna dina produktivitetsmål.

Du behöver inte vara perfekt; det är okej om du kontrollerar din inkorg utan att ha markerat en ruta först. Men åtminstone vara uppmärksam på vad du gör. Och var uppmärksam på hur annorlunda det känns att kontrollera din inkorg efter att ha förtjänat det, kontra att du inte hade någon verklig anledning att göra det (förutom att kanske ge efter för en problematisk situation som utlöser den tvångsmässiga vanan).

Steg 7: Fortsätt använda checklistan tills du märker ändringarna

När du använder din checklista tillräckligt för att känna dig säker på att du har din e-postsituation under kontroll märker du att du är bättre på:

• Spotting tristess
• Identifiera problem med arbete som kan vara svåra att erkänna
• Lägg märke till när du är överbelastad
• Att erkänna negativa känslor om ditt arbete, som du behöver uttrycka och adressera
• Bli medveten om kreativa eller mentala block
• Ge dig själv och dina ögon en datorpaus när det behövs
• Fortsätta jobbet och må bra om att få saker gjorda

Var och en av dessa hjälper dig att lösa de problem som när de inte adresseras leder till olika tvångsmässiga beteenden.

Gör kontroll av e-post till speciell

När e-post har blivit din tvångsmässiga vana är det inte längre ett produktivt verktyg. Gör e-postkontrollen speciell så att den blir produktiv igen.

Utöver checklistan ovan kan du utforska andra tekniker för att använda positiv belöning. Du kan blockera regelbundna tider för rengöring av inkorgen efter att du har lagt ner arbetstimmar och ställa in den tiden för att vara trevlig, med ett mellanmål i närheten och lite bra musik i bakgrunden. Du kan också tillämpa samma principer för arbete - koppla bort från internet och / eller dölj din e-postklient och använd en bekväm arbetsmiljö för att kompensera.

Belöna dig själv för bra arbetsvanor, och e-post behöver inte ta över ditt arbetsliv.