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क्या आप अपनी ईमेल की आवश्यकता से अधिक बार जांच करते हैं? यदि आप थोड़ी देर में अपने ईमेल की जाँच नहीं करते हैं, तो क्या आप वापसी के लक्षणों का अनुभव करते हैं? कंपल्सिव ईमेल चेकिंग एक अस्वास्थ्यकर आदत है जो आपको अधिक महत्वपूर्ण काम करने से रोकती है। अपने इनबॉक्स में एक स्वस्थ संबंध स्थापित करने के लिए सकारात्मक पुरस्कार का उपयोग करें।
ईमेल हमेशा उत्पादक नहीं होता है
ईमेल के हमेशा उत्पादक न होने के तीन प्रमुख कारण हैं।
1. ईमेल अन्य चीजों से समय लेता है: बाध्यकारी ईमेल जाँच को सही ठहराना आसान हो सकता है क्योंकि ऐसा लगता है कि आप कुछ कर रहे हैं। आखिरकार, संदेशों को पढ़ना, कुछ का जवाब देना और अपने इनबॉक्स को खाली करना एक अच्छी बात होनी चाहिए। लेकिन यह केवल तभी उत्पादक होता है जब यह जानबूझकर किया जाता है - उस समय के दौरान जब अन्य, अधिक महत्वपूर्ण कार्यों के लिए उलट नहीं होता है।
2. ईमेल चिट-चैट से अलग नहीं हो सकता है: दोस्तों, सहकर्मियों, या परिचितों के साथ संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करना लंचरूम में चिट-चैट से अलग नहीं हो सकता है। यदि वार्तालाप उतना महत्वपूर्ण नहीं है और एक उचित ब्रेक समय से परे फैली हुई है, तो यह आपको अपने काम से विचलित करता है।
3. ईमेल आमतौर पर अन्य लोगों के बारे में है: ईमेल आपको अपने स्वयं के बजाय अन्य लोगों की आवश्यकताओं, अनुरोधों और प्रश्नों को पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करता है। ईमेल में आपके दिन का समय और स्थान होता है, लेकिन इसके लिए एक निर्दिष्ट समय और स्थान होना चाहिए। सिर्फ किसी भी समय आप चेकिंग की तरह महसूस नहीं करते हैं।
अपनी समस्या का निदान करें
लोग सभी प्रकार के कारणों के लिए अनिवार्य चीजें करते हैं। सबसे आम कारण कुछ विशेष रूप से अप्रिय अनुभव करने से बचना है। यदि आप अच्छे कारण के बिना दिन में दस बार ईमेल की जाँच कर रहे हैं, तो आप शायद किसी या किसी चीज़ से बचने की कोशिश कर रहे हैं।
बाध्यकारी ई-मेल जाँच, आपके विकसित होने का तरीका हो सकता है:
- एक बढ़ती समय सीमा
- लेखक के ब्लॉक
- आगे क्या करना है, इसके बारे में अनिश्चितता
- उदासी
- एक महत्वपूर्ण समस्या को ठीक करना जो आपको काम करने से रोक रही है
- नियोजित जुड़ाव की तैयारी
- दरअसल किसी चीज पर काम करना
अपनी समस्याओं के निदान के लिए अपने ईमेल की जांच के लिए संभावित कारणों का पता लगाएं।
अपने बाध्यकारी आदत को स्वीकार करें
आपकी बाध्यकारी ईमेल की आदत को बदलने का अगला चरण इसे ट्रैक कर रहा है। आप अपने इनबॉक्स को कितनी बार खोलते हैं, इसकी जानकारी रखें। ध्यान दें कि प्रत्येक यात्रा के दौरान आप औसतन कितना समय बिताते हैं।
प्रक्रिया में सकारात्मक दृष्टिकोण रखें। जब आप कमजोरियों या गलतियों की पहचान करते हैं, तो अपने आप को अनुत्पादक, अभद्र, या विफलता के रूप में न देखें। स्व-दंड आपको सकारात्मक बदलाव करने में मदद नहीं करेगा। बस अपने पैटर्न को पहचानें और जानें कि क्या प्रेरणाएं हो सकती हैं, जैसा कि ऊपर कवर किया गया है।
अपनी बाध्यकारी ईमेल की आदत को तब तक स्वीकार करते रहें जब तक कि आप उसे बर्दाश्त नहीं कर सकते - जब तक कि आप अब उसके बारे में कुछ नहीं कर सकते। क्योंकि बाध्यकारी व्यवहार को संबोधित करने का एकमात्र तरीका है:
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1. यह स्वीकार करना कि यह मौजूद है
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2. आत्म-ईमानदार होना यह समझने के लिए पर्याप्त है कि क्यों
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3. इसके बारे में कुछ करने के लिए पर्याप्त कारण (ओं) को मजबूर करना
एक बार जब आप वास्तव में एक बदलाव करने के लिए प्रेरित होते हैं, तो बच्चे के चरणों के साथ शुरू करना अपेक्षाकृत आसान होता है।
बेबी स्टेप्स और पॉजिटिव रिवार्ड के साथ शुरुआत करें
के द्वारा तस्वीर Ruthieki
सकारात्मक इनाम आपको अपने वांछित व्यवहार को अच्छी भावनाओं और / या सकारात्मक प्रतिक्रिया के साथ जोड़ने में मदद करता है। अपने ईमेल इनबॉक्स को स्वस्थ बनाने, अधिक उत्पादक अभ्यास करने के लिए नीचे दिए सात चरणों का पालन करें।
चरण 1: एक ईमेल जवाबदेही दस्तावेज़ बनाएँ
एक दस्तावेज़ बनाएँ जिसे आप अपनी ईमेल जवाबदेही के लिए संदर्भित करेंगे। यह सुनिश्चित करें कि इसके साथ काम करने के लिए दृश्य और गतिशील पर्याप्त है। आप निम्नलिखित चरणों में इस दस्तावेज़ में सामग्री जोड़ रहे हैं, लेकिन इसे अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर अनुकूलित करें।
चरण 2: अपना इच्छित व्यवहार परिवर्तन (या अंतिम लक्ष्य) बताएं
दस्तावेज़ के शीर्ष पर, यह लिखें कि कैसे (अक्सर) आप अंततः अपने ईमेल की जांच करना चाहते हैं।
यह उतना ही सामान्य हो सकता है जितना कि "मैं अपने ईमेल की अक्सर जांच करना चाहता हूं," या जैसा कि "मैं केवल अपने ईमेल की जांच करना चाहता हूं, जो प्रत्येक सप्ताह सुबह 10 बजे और दोपहर 3 बजे और सप्ताहांत में शाम 4 बजे हो।"
अपने अंतिम लक्ष्य पर अतिरिक्त विशिष्ट रहें और यदि संभव हो तो इसे चुनने के लिए अपने कारण प्रदान करें।
चरण 3: अपनी कमजोरियों को स्वीकार करें
अपने कथन के नीचे, उन कारणों को सूचीबद्ध करें, जिनके कारण आप पहले से ही अपनी इच्छित पंक्तियों में उस इच्छित लक्ष्य तक नहीं पहुँचे हैं।
फिर से, विशिष्ट बनें, और अनावश्यक रूप से कठोर भाषा का उपयोग न करें, जैसे, "मैं समय प्रबंधन में बुरा हूं," या "मैं अभी खुद को नियंत्रित नहीं कर सकता हूं।"
वस्तुनिष्ठ भाषा का प्रयोग करें जो आपको ध्यान में रखती है कि क्या हो रहा है और क्यों। अधिक कार्यात्मक कथन हैं:
- "मेरे पास अपने समय का प्रबंधन करने के लिए संघर्ष है जब मेरे पास महत्वपूर्ण परियोजनाएं हैं जिन्हें मैं समाप्त करने के लिए तैयार नहीं हूं।"
- "मुझे अपने ईमेल की जांच करने के लिए आग्रह करने में कठिनाई हो रही है, जब मुझे पता है कि मुझे इसकी आवश्यकता नहीं है, क्योंकि मुझे लगता है कि मैं वास्तव में क्या होना चाहिए, इस बारे में सोचने के लिए मौन के कुछ क्षण नहीं हैं।"
अपनी कमज़ोरियों में से कम से कम पाँच को सूचीबद्ध करने का प्रयास करें।
बता दें कि आपका लक्ष्य सुबह में एक बार और दोपहर में एक बार अपने इनबॉक्स की जांच करना है। वर्तमान में, आप इसे कंप्यूटर पर रहते हुए हर बीस मिनट में एक बार चेक करते हैं।
यहां पांच संभावित कमजोरियां हैं जो आपके रास्ते में आती हैं:
- आप अपने कंप्यूटर से संबंधित अन्य कार्यों को करने के लिए उत्साहित नहीं हैं।
- आप सार्वजनिक रूप से इधर-उधर प्रतीक्षा करते हुए ऊब जाते हैं, आप अपने आस-पास के लोगों के साथ बातचीत नहीं करना चाहते हैं, और पाते हैं कि आपके iPhone पर मेल चेक करने का समय बीत जाता है।
- आप ईमेल प्रश्नों या वार्तालापों को लटकाने के बारे में चिंता करते हैं और जानना चाहते हैं कि अगला कदम क्या है - जैसे ही श्री स्मिथ आपके पास वापस आते हैं।
- आप श्री स्मिथ को हमेशा जवाब देकर तुरंत प्रसन्न करना चाहते हैं, भले ही वह आपकी तनख्वाह नहीं लिखेंगे और विशेष रूप से आपके करीब नहीं हैं।
- आप एक ईमेल अलर्ट प्राप्त करने की उम्मीद कर रहे हैं कि कोई व्यक्ति आपके फेसबुक, ट्विटर या लिंक्डइन पर आपके साथ वार्तालाप के लिए बातचीत करेगा, जो कि आप से बात करने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण है।
हो सकता है कि ईमेल की जाँच करने के बाद आपकी कमज़ोरियों का पता लगाने में मज़ा न आए, लेकिन यह आपकी आदतों को बेहतर बनाने में मदद करेगा।
चरण 4: अपनी कमजोरियों के आधार पर अपनी चुनौतियों को पहचानें
अब अपनी सूची की प्रत्येक कमजोरी से गुजरें और दाईं ओर एक अतिरिक्त कॉलम जोड़ें। उन स्थितियों (वास्तविक या कल्पना) की पहचान करें, जिनके दौरान आप उन कमजोरियों को प्रदर्शित करते हैं।
मान लें कि आपके पास "मैं अपने समय का प्रबंधन करने के लिए संघर्ष करता हूं जब मेरे पास महत्वपूर्ण परियोजनाएं हैं जिन्हें मैं बाएं कॉलम में समाप्त करने के लिए तैयार महसूस नहीं करता हूं"।
फिर दाहिने कॉलम में, उस स्थिति का वर्णन करें जो समस्याग्रस्त है। यह कुछ इस तरह होगा, "काम करने के लिए एक महत्वपूर्ण परियोजना होना", या "उस पर काम करने के लिए एक महत्वपूर्ण परियोजना होने के नाते मैं खत्म करने के लिए तैयार महसूस नहीं करता," या "एक महत्वपूर्ण परियोजना के बारे में अनिश्चितता महसूस करना।"
एक बार जब आप चुनौतीपूर्ण स्थितियों से अवगत हो जाते हैं, तो आप उनका सामना करने के लिए बेहतर तैयार होंगे।
चरण 5: एक सकारात्मक इनाम चेकलिस्ट को त्यागें
जब आप अपनी कमजोरियों का वर्णन करते हुए अपने कॉलम सेट करते हैं और वे कैसे उत्पन्न होते हैं, तो दाईं ओर एक तीसरा कॉलम जोड़ें।
उन कदमों को सूचीबद्ध करने के लिए इस कॉलम का उपयोग करें जो आप उन समस्याओं को दूर करने के लिए कर सकते हैं जो उन कमजोरियों को ट्रिगर करती हैं जो आपको आपकी शर्तों पर आपके ईमेल की जांच करने से रोकती हैं।
फिर एक चौथा कॉलम जोड़ें, जहां आपके पास तीसरे कॉलम से किसी एक क्रिया को पूरा करने के बाद उदाहरणों की जांच करने का स्थान होगा।
यहां एक तरीका है जिससे आप अपने दस्तावेज़ को प्रारूपित कर सकते हैं:
आपको प्रत्येक क्रिया चरण के लिए केवल एक चेक बॉक्स दिखाई देगा। अपने पूरे दिन में, आप उस चरण को कई बार पूरा कर सकते हैं, इसलिए आवश्यक के रूप में अतिरिक्त चेक बॉक्स कॉलम जोड़ें।
चरण 6: कार्य पर बने रहने के लिए खुद को पुरस्कृत करें
एक बार जब आप अपना दस्तावेज़ सेट कर लेते हैं, तो एक कॉपी प्रिंट कर लें या अपने डेस्कटॉप पर खोल कर रख दें। अब से, आप इस दस्तावेज़ को संदर्भित करते हैं कि आप अपने इनबॉक्स पर कैसे जाएँ।
हर बार जब आप दूर दाएं कॉलम में एक बॉक्स बंद करते हैं, तो आप अपने ईमेल की जांच कर सकते हैं - यह जानते हुए कि आपने इसे अर्जित किया है। आपके ईमेल की जाँच से जुड़ी सकारात्मक भावनाएँ उपरांत आप कुछ सार्थक पूरा करते हैं जो आपको विभिन्न तरीकों से अपने इनबॉक्स को देखने के लिए प्रेरित करेगा।
यहाँ एक उदाहरण है। कमजोरी से फिर से आकर्षित होने दें: "मैं अपने समय का प्रबंधन करने के लिए संघर्ष करता हूं जब मेरे पास महत्वपूर्ण परियोजनाएं होती हैं जिन्हें मैं समाप्त करने के लिए तैयार नहीं हूं।" मान लीजिए कि उस कमजोरी से जुड़ी चुनौतियों में से एक है: "एक महत्वपूर्ण परियोजना पर काम करना।" अब, यहां तीन संभावित कार्रवाई चरण हैं जो आपको अपने लक्ष्य की ओर पार करने और / या काम करने में मदद करते हैं:
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1. एक लेख / संसाधन / दस्तावेज को प्रिंट करना जो आपको याद दिलाता है कि आपकी परियोजना इतनी महत्वपूर्ण क्यों है और / या आप इसे सफलतापूर्वक पूरा करने में सक्षम क्यों हैं।
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2. जब आप फंसे हुए महसूस करते हैं, तो मदद या परिप्रेक्ष्य के लिए किसी मित्र या सहयोगी से पूछें।
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3. अपने प्रोजेक्ट के लिए एक शेड्यूल या डू-डू लिस्ट लिखें।
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4. अपने प्रोजेक्ट के लिए अपने शेड्यूल या डू-डू सूची की समीक्षा करना और / या संशोधित करना।
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5. अपने प्रोजेक्ट के लिए अपने शेड्यूल या टू-डू सूची पर एक आइटम को पूरा करना।
हर बार जब आप इनमें से किसी एक चरण को पूरा करते हैं, तो एक बॉक्स को चेक करें और जानें कि आप अर्जित किए गए अपने ईमेल की जांच कर सकते हैं। बेशक, यदि आप अपने ईमेल की जाँच करने का आग्रह नहीं करते हैं, तो आप सीधे अगले कार्य पर पहुँच सकते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, इनमें से प्रत्येक चरण अनिवार्य रूप से आपके ईमेल की जाँच से बचने और अपने उत्पादकता लक्ष्यों को पूरा करने के तरीके के रूप में शुरू हुआ।
आपको पूर्ण नहीं होना चाहिए; यदि आप पहले किसी बॉक्स को बंद किए बिना अपने इनबॉक्स की जांच करते हैं तो यह ठीक है। लेकिन कम से कम आप जो करते हैं उसके प्रति सावधान रहें। और इस बात पर ध्यान दें कि यह आपके इनबॉक्स को अर्जित करने के लिए कितना अलग लगता है, बनाम ऐसा करने का कोई वास्तविक कारण नहीं था (शायद एक समस्याग्रस्त स्थिति के लिए उपयुक्त होने के अलावा जो अनिवार्य आदत को ट्रिगर करता है)।
चरण 7: चेकलिस्ट का उपयोग तब तक करते रहें, जब तक आप परिवर्तनों को नोटिस नहीं करते
जब आप अपने चेकलिस्ट का उपयोग यह महसूस करने के लिए पर्याप्त करते हैं कि आपके पास अपनी ईमेल स्थिति नियंत्रण में है, तो आप ध्यान देंगे कि आप इसमें बेहतर हैं:
- स्पॉटिंग बोरियत
- काम के साथ समस्याओं की पहचान करना जिन्हें स्वीकार करना मुश्किल हो सकता है
- ओवरलोड होने पर सूचना
- अपने काम के बारे में नकारात्मक भावनाओं को स्वीकार करना, जो आपको करने की आवश्यकता है एक्सप्रेस और पता
- रचनात्मक या मानसिक ब्लॉक के बारे में पता होना
- खुद दे रहे हैं और आपकी आँखें जरूरत पड़ने पर कंप्यूटर तोड़ना
- कार्य पर बने रहना और चीजों को प्राप्त करने के बारे में अच्छा महसूस करना
इनमें से प्रत्येक आपको उन मुद्दों को हल करने में मदद करता है जब अनसुना किया जाता है, विभिन्न बाध्यकारी व्यवहारों को जन्म देता है।
चेकिंग ईमेल विशेष बनाएं
जब ईमेल आपकी अनिवार्य आदत बन गई है, तो यह एक उत्पादक उपकरण नहीं है। ईमेल को विशेष बनाएं ताकि वह फिर से उत्पादक बन जाए।
उपरोक्त चेकलिस्ट अभ्यास के अलावा, आप सकारात्मक इनाम का उपयोग करने के लिए अन्य तकनीकों का पता लगा सकते हैं। काम के ठोस घंटों में लगाने के बाद आप इनबॉक्स की सफाई के लिए नियमित समय को ब्लॉक कर सकते हैं, और उस समय को सुखद बना सकते हैं, पास में एक स्नैक और पृष्ठभूमि में कुछ अच्छा-अच्छा संगीत। आप काम के लिए समान सिद्धांत भी लागू कर सकते हैं - इंटरनेट से अनप्लग करें और / या अपने मेल क्लाइंट को छिपाएं और क्षतिपूर्ति के लिए एक आरामदायक कार्य वातावरण का उपयोग करें।
अच्छी कार्य आदतों के लिए अपने आप को पुरस्कृत करें, और अपने कार्य जीवन को संभालने के लिए ईमेल नहीं करना होगा।
