Kuva: Sparta
Tarkistatko sähköpostisi useammin kuin tarvitset? Koetko vieroitusoireita, kun et ole tarkistanut sähköpostia jonkin aikaa? Pakollinen sähköpostin tarkistus on epäterveellinen tapa, joka estää sinua tekemästä tärkeämpiä asioita. Luo terveempi suhde postilaatikkoon positiivisen palkkion avulla.
Sähköposti ei ole aina tuottavaa
On kolme suurta syytä, miksi sähköposti ei aina ole tuottavaa.
1. Sähköposti vie aikaa muilta: Pakollinen sähköpostin tarkistus voi olla helppo perustella, koska tuntuu siltä, että saat jotain tehtyä. Loppujen lopuksi viestien lukemisen, joillekin vastaamisen ja postilaatikon tyhjentämisen pitäisi olla hyvä asia. Mutta se on tuottavaa vain, kun se tehdään tarkoituksella - ei ajankohtana, joka on päinvastainen muille, tärkeämmille tehtäville.
2. Sähköposti ei voi olla erilainen kuin chit-chat: Sähköpostin käyttäminen yhteydenpitoon ystävien, kollegoiden tai tuttavien kanssa ei voi olla erilainen kuin chit-chat lounashuoneessa. Jos keskustelu ei ole niin tärkeä ja ulottuu kohtuullisen tauon ajaksi, se häiritsee sinua työstäsi.
3. Sähköposti koskee yleensä muita ihmisiä: Sähköposti kannustaa sinua vastaamaan muiden ihmisten tarpeisiin, pyyntöihin ja kysymyksiin omien sijaan. Sähköpostilla on aika ja paikka päiväsi, mutta sillä on oltava määritetty aika ja paikka. Ei milloin tahansa, kun haluat tarkistaa.
Diagnosoi ongelmasi
Ihmiset tekevät pakonaisia asioita kaikenlaisista syistä. Yleisin syy on välttää kokemasta jotain erityisen epämiellyttävää. Jos tarkistat sähköpostia kymmenen kertaa päivässä ilman syytä, yrität todennäköisesti välttää jotakuta.
Pakollinen sähköpostin tarkistus voi olla tapa välttää:
- Räjähtävä määräaika
- Kirjoittajan esto
- Epävarmuus siitä, mitä tehdä seuraavaksi
- Tylsistyminen
- Korjaa tärkeä ongelma, joka estää sinua tekemästä työtä
- Valmistautuminen suunniteltuun sitoutumiseen
- Työskentelen itse asiassa jotain
Tutustu mahdollisiin syihin, joiden vuoksi tarkistat sähköpostisi useammin kuin tarpeen ongelman diagnosoimiseksi.
Tunnusta pakollinen tapasi
Seuraava vaihe pakollisen sähköpostitavan muuttamisessa on sen seuraaminen. Pidä laskenta siitä, kuinka monta kertaa avaat postilaatikkosi. Huomaa, kuinka paljon aikaa vietät keskimäärin jokaisen käynnin aikana.
Pidä prosessissa positiivinen asenne. Älä tuomitse itseäsi tuottamattomaksi, keskittymättömäksi tai epäonnistumiseksi, kun havaitset heikkouksia tai virheitä. Itserangaistus ei auta sinua tekemään positiivisia muutoksia. Yksinkertaisesti tunnista mallisi ja tutkia motiiveja, kuten yllä on kuvattu.
Jatka pakollisen sähköpostitottumuksesi tunnustamista, kunnes et enää kestä sitä - kunnes et enää pysty seisomaan tekemättä mitään asialle. Koska ainoa tapa puuttua pakonomainen käyttäytyminen on:
-
1. Hyväksymällä sen olemassaolo
-
2. Ollaksesi riittävän rehellinen ymmärtämään miksi
-
3. Ottaa tarpeeksi syy (t) tehdä jotain asialle
Kun olet todella motivoitunut tekemään muutoksia, on suhteellisen helppo aloittaa vauvan askeleilla.
Aloita Baby Stepsilla ja Positive Rewardilla
Kuva: Ruthieki
Positiivinen palkinto auttaa yhdistämään haluamasi käyttäytymisen hyviin tunteisiin ja / tai positiiviseen palautteeseen. Noudata seitsemää alla olevaa vaihetta, jotta sähköpostiosoitteesi vierailusta tulee terveellisempää ja tuottavampaa.
Vaihe 1: Luo sähköpostin vastuullisuusasiakirja
Luo asiakirja, johon viitat sähköpostin vastuullisuutesi vuoksi. Varmista, että se on tarpeeksi visuaalinen ja dynaaminen. Lisäät sisältöä tähän asiakirjaan seuraavissa vaiheissa, mutta muokkaa sitä mieltymystesi mukaan.
Vaihe 2: Ilmoita haluamasi käyttäytymismuutos (tai lopullinen tavoite)
Kirjoita asiakirjan yläosaan, kuinka usein haluat tarkistaa sähköpostisi.
Tämä voi olla yhtä yleistä kuin "En halua tarkistaa sähköpostini niin usein" tai yhtä tarkka kuin "Haluan tarkistaa sähköpostini vain arkisin klo 10 ja 15 ja viikonloppuisin klo 16".
Ole erityisen tarkka lopputavoitteesi suhteen ja anna mahdollisuuksien mukaan syyt sen valitsemiseen.
Vaihe 3: Myönnä heikkoutesi
Lausekkeen alla luetellaan syyt, miksi et ole jo saavuttanut haluamaasi tavoitetta omilla riveillä.
Jälleen kerran, ole tarkka ja älä käytä tarpeettoman ankaraa kieltä, kuten "Olen paha ajanhallinnassa" tai "En vain voi hallita itseäni".
Käytä objektiivista kieltä, joka pitää sinut keskittymässä siihen, mitä tapahtuu ja miksi. Toiminnallisempia lausuntoja ovat:
- "Minun on vaikea hallita aikaani, kun minulla on tärkeitä projekteja, joita en tunne valmiiksi päättämään."
- "Minulla on vaikeuksia vastustaa halua tarkistaa sähköpostini, vaikka tiedän, että minun ei tarvitse, koska en halua muutaman hetken hiljaisuutta ajatella, mitä minun pitäisi todella tehdä."
Yritä luetella vähintään viisi heikkoutta.
Oletetaan, että tavoitteesi on tarkistaa postilaatikkosi kerran aamulla ja kerran myöhään iltapäivällä. Tällä hetkellä tarkistat sen noin kerran 20 minuutin välein ollessasi tietokoneella.
Tässä on viisi potentiaalista heikkoutta:
- Et ole innostunut muiden tietokoneisiin liittyvien tehtäviesi suorittamisesta.
- Tylsäät työmatkalla ja odottaessasi julkisesti, et halua olla tekemisissä ympärilläsi olevien ihmisten kanssa ja huomaat, että sähköpostin tarkistaminen iPhonessa vie aikaa.
- Olet huolissasi sähköpostikysymysten tai keskustelujen ripustamisesta ja haluat tietää, mikä on seuraava siirto - heti kun herra Smith palaa sinuun.
- Haluat miellyttää herra Smithiä vastaamalla hänelle aina nopeasti, vaikka hän ei kirjoita palkkasi eikä ole erityisen lähellä sinua.
- Toivottavasti saat sähköposti-ilmoituksen siitä, että joku käynnistää keskustelun kanssasi Facebookissa, Twitterissä tai LinkedInissä vahvistuksena, jonka kanssa olet tarpeeksi tärkeä puhumaan.
Ei voi olla hauskaa tutkia heikkouksiasi sähköpostin tarkistamisessa, mutta se auttaa uudelleenohjelmoimaan tottumuksesi parempaan suuntaan.
Vaihe 4: Tunnista haasteesi heikkouksien perusteella
Käy nyt läpi luettelosi kaikki heikkoudet ja lisää ylimääräinen sarake oikealle. Tunnista tilanteet (todelliset tai kuvitellut), joiden aikana osoitat nuo heikkoudet.
Oletetaan, että vasemmassa sarakkeessa on "kamppailen aikani hallitsemiseksi, kun minulla on tärkeitä projekteja, joita en ole valmis suorittamaan".
Kuvaa sitten oikeassa sarakkeessa ongelmallinen tilanne. Se olisi jotakin, kuten: "Onko sinulla tärkeä projekti työskennellä" tai "Jos sinulla on tärkeä projekti, jonka parissa työskentelen, en ole valmis valmiiksi" tai jopa "Tunne epävarma tärkeästä projektista".
Kun olet tietoinen haastavista tilanteista, olet paremmin valmistautunut kohtaamaan ne.
Vaihe 5: Laadi positiivisen palkkion tarkistuslista
Kun määrität sarakkeet, jotka kuvaavat heikkouksiasi ja niiden syntymistä, lisää kolmas sarake oikealle.
Tässä sarakkeessa on luettelo toimintavaiheista, joiden avulla voit voittaa ongelmatilanteet, jotka laukaisevat heikkoudet, jotka estävät sinua tarkistamasta sähköpostiosoitettasi ehdoillasi haluamallasi tiheydellä.
Lisää sitten neljäs sarake, jossa sinulla on tilaa tarkistaa tapaukset, kun suoritat jonkin kolmannen sarakkeen toiminnoista.
Tässä on yksi tapa, jolla voit muotoilla asiakirjan:
Huomaat, että kutakin toimintavaihetta varten on vain yksi valintaruutu. Koko päivän saatat suorittaa kyseisen vaiheen useita kertoja, joten lisää tarvittaessa ylimääräisiä valintaruutusarakkeita.
Vaihe 6: Palkitse itsesi pysymisestä tehtävässä
Kun olet määrittänyt asiakirjan, tulosta kopio tai pidä se auki työpöydälläsi. Tästä eteenpäin viitat tähän asiakirjaan saadaksesi uudelleenkäynnin siitä, miten vierailet postilaatikossa.
Aina kun valitset ruudun oikeassa reunassa olevasta sarakkeesta, voit tarkistaa sähköpostisi - tee niin tietäen, että ansaitsit sen. Sähköpostisi tarkistamiseen liittyvät positiiviset tunteet jälkeen jos saavutat jotain mielekästä, inspiroi sinua katsomaan postilaatikkoa eri tavoin.
Tässä on esimerkki. Otetaan jälleen heikkous: "Taistelen aikani hallitsemisessa, kun minulla on tärkeitä projekteja, joita en tunne valmiiksi päättämään." Oletetaan, että yksi heikkouteen liittyvistä haasteista on: "Tärkeä projekti on tehtävä." Tässä on kolme potentiaalista toimintavaihetta, jotka auttavat sinua voittamaan ja / tai työskentelemään tavoitteenasi:
-
1. Tulosta artikkeli / resurssi / asiakirja, joka muistuttaa sinua siitä, miksi projektisi on niin tärkeä ja / tai miksi pystyt suorittamaan sen onnistuneesti.
-
2. Pyydä ystävältä tai kollegalta apua tai näkökulmaa, kun tunnet olevasi jumissa.
-
3. Aikataulun tai tehtäväluettelon kirjoittaminen projektillesi.
-
4. Tarkastele ja / tai tarkista projektisi aikataulu tai tehtävälista.
-
5. Kohteen täyttäminen projektisi aikataulussa tai tehtäväluettelossa.
Aina kun suoritat jonkin näistä vaiheista, valitse valintaruutu ja tiedä, että voit tarkistaa sähköpostisi ansainnut sen. Tietenkin, jos et tunne halua tarkistaa sähköpostiosoitettasi, voit siirtyä suoraan seuraavaan tehtävään. Kuten näette, jokainen näistä vaiheista alkoi keinona välttää sähköpostisi pakollinen tarkastaminen ja palvella tuottavuuden tavoitteitasi.
Sinun ei tarvitse olla täydellinen; se on okei, jos tarkistat postilaatikkosi poistamatta valintaruutua ensin. Mutta ainakin pidä mielessä, mitä teet. Ja kiinnitä huomiota siihen, kuinka erilaisena tuntuu tarkistaa postilaatikkosi, kun olet ansainnut sen, eikä sinulla ole ollut mitään todellista syytä tehdä sitä (lukuun ottamatta ehkä periksi antamista ongelmalliselle tilanteelle, joka aiheuttaa pakonomainen tapa).
Vaihe 7: Jatka tarkistuslistan käyttöä, kunnes huomaat muutokset
Kun käytät tarkistusluetteloa tarpeeksi luottaaksesi siihen, että sähköpostitilanne on hallinnassa, huomaat, että olet parempi:
- Tyypillinen ikävystyminen
- Tunnistetaan työongelmat, joihin voi olla vaikea myöntää
- Huomaa, kun olet ylikuormitettu
- Myönnetään työstäsi aiheutuvat negatiiviset tunteet, joita sinun tarvitsee ilmaista ja osoite
- Tieto luovista tai henkisistä lohkoista
- Antaa itsellesi ja silmäsi tietokoneen tauko tarvittaessa
- Pysy tehtävässä ja tuntuu hyvältä asioiden suorittamisesta
Jokainen näistä auttaa sinua ratkaisemaan ongelmat, jotka jäävät käsittelemättä erilaisiin pakonomainen käyttäytymiseen.
Tee sähköpostin tarkistamisesta erityistä
Kun sähköpostista on tullut pakottava tapa, se ei ole enää tuottava työkalu. Tee sähköpostin tarkistamisesta erityistä, jotta siitä tulee jälleen tuottavaa.
Yllä olevan tarkistusluetteloharjoituksen lisäksi voit tutkia muita tekniikoita positiivisen palkkion käyttämiseksi. Voit estää postilaatikon puhdistamisen säännölliset ajat sen jälkeen, kun olet työskennellyt kiinteät työtunnit ja asettanut sen nautinnolliseksi, välipalalla lähellä ja hyvää musiikkia taustalla. Voit soveltaa samoja periaatteita myös työssä - irrota Internet-yhteys ja / tai piilota sähköpostiohjelma ja käytä hyväksi mukavaa työympäristöä.
Palkitse itsesi hyvistä työtavoista, eikä sähköpostin tarvitse ottaa työelämääsi.
