Entwöhnen Sie sich von zwanghafter E-Mail-Prüfung mit positiver Belohnung

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Überprüfen Sie Ihre E-Mails öfter als nötig? Treten Entzugssymptome auf, wenn Sie Ihre E-Mails längere Zeit nicht überprüft haben? Zwanghaftes Überprüfen von E-Mails ist eine ungesunde Angewohnheit, die Sie davon abhält, wichtigere Dinge zu tun. Verwenden Sie eine positive Belohnung, um eine gesündere Beziehung zu Ihrem Posteingang aufzubauen.

E-Mail ist nicht immer produktiv

Es gibt drei Hauptgründe, warum E-Mails nicht immer produktiv sind.

1. E-Mail braucht Zeit von anderen Dingen: Es kann leicht sein, zwanghafte E-Mail-Überprüfungen zu rechtfertigen, da Sie das Gefühl haben, etwas zu erledigen. Schließlich sollte es eine gute Sache sein, Nachrichten durchzulesen, auf einige zu antworten und Ihren Posteingang zu leeren. Aber es ist nur dann produktiv, wenn es absichtlich erledigt wird - nicht während einer Zeit, die für andere, wichtigere Aufgaben umgekehrt ist.

2. E-Mail kann sich nicht von Chit-Chat unterscheiden: Die Verwendung von E-Mail zur Kommunikation mit Freunden, Kollegen oder Bekannten unterscheidet sich nicht vom Chit-Chat im Speisesaal. Wenn das Gespräch nicht so wichtig ist und über eine angemessene Pausenzeit hinausgeht, lenkt es Sie von Ihrer Arbeit ab.

3. Bei E-Mails geht es normalerweise um andere Personen: E-Mail ermutigt Sie, auf die Bedürfnisse, Anfragen und Fragen anderer einzugehen - anstatt auf Ihre eigenen. E-Mails haben eine Zeit und einen Ort in Ihrem Tag, aber sie müssen eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort haben. Nicht immer, wenn Sie Lust haben zu überprüfen.

Diagnostizieren Sie Ihr Problem

Menschen tun aus allen möglichen Gründen zwanghafte Dinge. Der häufigste Grund ist, etwas besonders Unangenehmes zu vermeiden. Wenn Sie zehnmal am Tag ohne guten Grund E-Mails abrufen, versuchen Sie wahrscheinlich, jemandem oder etwas auszuweichen.

Zwanghaftes Überprüfen von E-Mails könnte Ihre Art sein, sich zu entziehen:

• Eine bevorstehende Frist
• Schreibblockade
• Unsicherheit darüber, was als nächstes zu tun ist
• Langeweile
• Behebung eines wichtigen Problems, das Sie an der Arbeit hindert
• Vorbereitung auf ein geplantes Engagement
• Eigentlich an etwas arbeiten

Informieren Sie sich über die möglichen Gründe, warum Sie Ihre E-Mails häufiger als nötig abrufen, um Ihr Problem zu diagnostizieren.

Bestätigen Sie Ihre zwanghafte Gewohnheit

Der nächste Schritt zur Änderung Ihrer zwanghaften E-Mail-Gewohnheit besteht darin, sie zu verfolgen. Behalten Sie im Auge, wie oft Sie Ihren Posteingang öffnen. Beachten Sie, wie viel Zeit Sie durchschnittlich bei jedem Besuch verbringen.

Behalten Sie dabei eine positive Einstellung bei. Beurteilen Sie sich nicht als unproduktiv, unkonzentriert oder als Fehler, wenn Sie Schwächen oder Fehler feststellen. Selbstbestrafung hilft Ihnen nicht, positive Veränderungen vorzunehmen. Erkennen Sie einfach Ihre Muster und untersuchen Sie die oben beschriebenen Motivationen.

Bestätigen Sie Ihre zwanghafte E-Mail-Gewohnheit so lange, bis Sie sie nicht mehr aushalten können - bis Sie es nicht mehr aushalten können, nichts dagegen zu tun. Denn der einzige Weg, um das zwanghafte Verhalten anzugehen, ist:

1. Akzeptieren, dass es existiert

2. Selbst ehrlich genug sein, um zu verstehen warum

3. Grund genug haben, etwas dagegen zu unternehmen

Sobald Sie wirklich motiviert sind, Änderungen vorzunehmen, ist es relativ einfach, mit kleinen Schritten zu beginnen.

Beginnen Sie mit Baby Steps und Positive Reward

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Eine positive Belohnung hilft Ihnen, Ihr gewünschtes Verhalten mit guten Gefühlen und / oder positivem Feedback zu verknüpfen. Befolgen Sie die folgenden sieben Schritte, um den Besuch Ihres E-Mail-Posteingangs gesünder und produktiver zu gestalten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein E-Mail-Verantwortlichkeitsdokument

Erstellen Sie ein Dokument, auf das Sie für Ihre E-Mail-Verantwortlichkeit verweisen. Stellen Sie sicher, dass es visuell und dynamisch genug ist, um damit zu arbeiten. In den folgenden Schritten fügen Sie diesem Dokument Inhalte hinzu, passen sie jedoch an Ihre Vorlieben an.

Schritt 2: Geben Sie Ihre gewünschte Verhaltensänderung (oder Ihr Endziel) an.

Schreiben Sie oben im Dokument auf, wie (oft) Sie Ihre E-Mails letztendlich abrufen möchten.

Dies kann so allgemein sein wie "Ich möchte meine E-Mails nicht so oft abrufen" oder so spezifisch wie "Ich möchte meine E-Mails nur an jedem Wochentag um 10 und 15 Uhr und am Wochenende um 16 Uhr abrufen."

Geben Sie Ihr Endziel besonders genau an und geben Sie nach Möglichkeit die Gründe für die Auswahl an.

Schritt 3: Geben Sie Ihre Schwächen zu

Geben Sie unter Ihrer Erklärung in den jeweiligen Zeilen die Gründe an, warum Sie das gewünschte Ziel noch nicht erreicht haben.

Seien Sie auch hier genau und verwenden Sie keine unnötig raue Sprache wie "Ich bin schlecht im Zeitmanagement" oder "Ich kann mich einfach nicht beherrschen".

Verwenden Sie eine objektive Sprache, mit der Sie sich darauf konzentrieren können, was passiert und warum. Weitere funktionale Aussagen sind:

• "Ich habe Probleme, meine Zeit zu verwalten, wenn ich wichtige Projekte habe, für deren Abschluss ich mich nicht bereit fühle."
• "Ich habe Schwierigkeiten, dem Drang zu widerstehen, meine E-Mails zu lesen, auch wenn ich weiß, dass ich das nicht muss, weil ich lieber nicht ein paar Momente der Stille habe, um darüber nachzudenken, was ich wirklich tun sollte."

Versuchen Sie, mindestens fünf Ihrer Schwächen aufzulisten.

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, Ihren Posteingang einmal am Morgen und einmal am späten Nachmittag zu überprüfen. Derzeit überprüfen Sie dies etwa alle zwanzig Minuten am Computer.

Hier sind fünf mögliche Schwächen, die Ihnen im Weg stehen:

• Sie sind nicht begeistert von Ihren anderen Computeraufgaben.
• Sie langweilen sich beim Pendeln und Warten in der Öffentlichkeit, möchten nicht mit den Menschen um Sie herum interagieren und stellen fest, dass das Abrufen von E-Mails auf Ihrem iPhone die Zeit vergeht.
• Sie sorgen sich um das Aufhängen von E-Mail-Fragen oder Konversationen und möchten wissen, was der nächste Schritt ist - sobald Mr. Smith sich bei Ihnen meldet.
• Sie möchten Mr. Smith gefallen, indem Sie ihm immer umgehend antworten, auch wenn er Ihren Gehaltsscheck nicht ausstellt und Ihnen nicht besonders nahe steht.
• Sie hoffen auf eine E-Mail-Benachrichtigung, dass jemand ein Gespräch mit Ihnen auf Facebook, Twitter oder LinkedIn auslöst, um zu bestätigen, dass Sie wichtig genug sind, um mit Ihnen zu sprechen.

Es mag keinen Spaß machen, Ihre Schwächen beim Abrufen von E-Mails zu erkunden, aber es wird hilfreich sein, Ihre Gewohnheiten zum Besseren umzuprogrammieren.

Schritt 4: Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen anhand Ihrer Schwächen

Gehen Sie nun jede Schwachstelle in Ihrer Liste durch und fügen Sie rechts eine zusätzliche Spalte hinzu. Identifizieren Sie die Situationen (real oder imaginär), in denen Sie diese Schwächen demonstrieren.

Angenommen, Sie haben in der linken Spalte "Ich habe Probleme, meine Zeit zu verwalten, wenn ich wichtige Projekte habe, für deren Abschluss ich mich nicht bereit fühle".

Beschreiben Sie dann in der rechten Spalte die problematische Situation. Es wäre so etwas wie "Ein wichtiges Projekt zu bearbeiten" oder "Ein wichtiges Projekt zu haben, an dem ich nicht bereit bin, es zu beenden" oder sogar "Ich fühle mich unsicher über ein wichtiges Projekt".

Sobald Sie sich der herausfordernden Situationen bewusst sind, sind Sie besser darauf vorbereitet, sich ihnen zu stellen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Checkliste für positive Belohnungen

Wenn Sie Ihre Spalten einrichten, in denen Ihre Schwächen und deren Entstehung beschrieben werden, fügen Sie rechts eine dritte Spalte hinzu.

In dieser Spalte können Sie Maßnahmen auflisten, die Sie ergreifen können, um die problematischen Situationen zu überwinden, die die Schwachstellen auslösen, die Sie davon abhalten, Ihre E-Mails zu Ihren Bedingungen in der gewünschten Häufigkeit abzurufen.

Fügen Sie dann eine vierte Spalte hinzu, in der Sie Instanzen abhaken können, wenn Sie eine der Aktionen in der dritten Spalte ausführen.

Hier ist eine Möglichkeit, Ihr Dokument zu formatieren:

Sie werden feststellen, dass für jeden Aktionsschritt nur ein Kontrollkästchen vorhanden ist. Im Laufe Ihres Tages können Sie diesen Schritt möglicherweise mehrmals ausführen. Fügen Sie daher bei Bedarf zusätzliche Kontrollkästchenspalten hinzu.

Schritt 6: Belohnen Sie sich dafür, dass Sie bei der Arbeit bleiben

Wenn Sie Ihr Dokument eingerichtet haben, drucken Sie eine Kopie aus oder lassen Sie sie auf Ihrem Desktop geöffnet. Von nun an beziehen Sie sich auf dieses Dokument, um zu erfahren, wie Sie Ihren Posteingang besuchen.

Jedes Mal, wenn Sie ein Kontrollkästchen in der rechten Spalte abhaken, können Sie Ihre E-Mails abrufen - in dem Wissen, dass Sie es verdient haben. Die positiven Gefühle beim Abrufen Ihrer E-Mails nach dem Wenn Sie etwas Sinnvolles erreichen, werden Sie dazu inspiriert, Ihren Posteingang auf unterschiedliche Weise zu betrachten.

Hier ist ein Beispiel. Lassen Sie uns noch einmal auf die Schwäche zurückgreifen: "Ich habe Probleme, meine Zeit zu verwalten, wenn ich wichtige Projekte habe, für deren Abschluss ich mich nicht bereit fühle." Nehmen wir an, eine der mit dieser Schwäche verbundenen Herausforderungen ist: "Ein wichtiges Projekt zu haben, an dem gearbeitet werden muss." Hier sind drei mögliche Handlungsschritte, die Ihnen helfen, Ihr Ziel zu überwinden und / oder darauf hinzuarbeiten:

1. Drucken Sie einen Artikel / eine Ressource / ein Dokument aus, der Sie daran erinnert, warum Ihr Projekt so wichtig ist und / oder warum Sie es erfolgreich abschließen können.

2. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen um Hilfe oder Perspektive, wenn Sie sich festgefahren fühlen.

3. Schreiben Sie einen Zeitplan oder eine Aufgabenliste für Ihr Projekt.

4. Überprüfen und / oder Überarbeiten Ihres Zeitplans oder Ihrer Aufgabenliste für Ihr Projekt.

5. Vervollständigen eines Elements in Ihrem Zeitplan oder Ihrer Aufgabenliste für Ihr Projekt.

Aktivieren Sie jedes Mal, wenn Sie einen dieser Schritte ausführen, ein Kontrollkästchen und wissen Sie, dass Sie Ihre E-Mails abrufen können, wenn Sie sie verdient haben. Wenn Sie nicht den Drang verspüren, Ihre E-Mails zu lesen, können Sie natürlich direkt zur nächsten Aufgabe übergehen. Wie Sie sehen, begann jeder dieser Schritte damit, das zwanghafte Abrufen Ihrer E-Mails zu vermeiden und letztendlich Ihre Produktivitätsziele zu erreichen.

Du musst nicht perfekt sein. Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, ohne zuvor ein Kontrollkästchen aktiviert zu haben. Aber denken Sie zumindest daran, was Sie tun. Und achten Sie darauf, wie unterschiedlich es sich anfühlt, Ihren Posteingang zu überprüfen, nachdem Sie ihn verdient haben, anstatt keinen wirklichen Grund dafür zu haben (außer vielleicht einer problematischen Situation zu erliegen, die die zwanghafte Gewohnheit auslöst).

Schritt 7: Verwenden Sie die Checkliste so lange, bis Sie die Änderungen bemerken

Wenn Sie Ihre Checkliste ausreichend verwenden, um sicher zu sein, dass Sie Ihre E-Mail-Situation unter Kontrolle haben, werden Sie feststellen, dass Sie besser in der Lage sind:

• Langeweile entdecken
• Identifizieren von Problemen mit der Arbeit, die möglicherweise schwer zuzugeben sind
• Bemerken, wenn Sie überlastet sind
• Negative Gefühle über Ihre Arbeit anerkennen, die Sie brauchen Express und Adresse
• Sich kreativer oder mentaler Blockaden bewusst werden
• Sich selbst geben und deine Augen eine Computerpause bei Bedarf
• Bleiben Sie bei der Arbeit und fühlen Sie sich gut, wenn es darum geht, Dinge zu erledigen

Jedes dieser Verfahren hilft Ihnen bei der Lösung von Problemen, die, wenn sie nicht behoben werden, zu verschiedenen zwanghaften Verhaltensweisen führen.

Machen Sie das Überprüfen von E-Mails zu etwas Besonderem

Wenn E-Mail zu Ihrer zwanghaften Gewohnheit geworden ist, ist sie kein produktives Werkzeug mehr. Machen Sie das Überprüfen von E-Mails zu etwas Besonderem, damit es wieder produktiv wird.

Zusätzlich zu der obigen Checklistenübung können Sie andere Techniken zur Verwendung positiver Belohnungen untersuchen. Sie können die regulären Zeiten für die Reinigung des Posteingangs blockieren, nachdem Sie solide Arbeitsstunden geleistet haben, und diese Zeit so einstellen, dass sie Spaß macht, mit einem Snack in der Nähe und etwas Wohlfühlmusik im Hintergrund. Sie können dieselben Prinzipien auch für die Arbeit anwenden - trennen Sie den Netzstecker aus dem Internet und / oder verstecken Sie Ihren E-Mail-Client und verwenden Sie zum Ausgleich eine komfortable Arbeitsumgebung.

Belohnen Sie sich für gute Arbeitsgewohnheiten, und E-Mails müssen Ihr Arbeitsleben nicht übernehmen.