Molte persone danno per scontato Google Drive. Memorizzi i file lì e vai a prenderli quando ne hai bisogno. Ma c'è di più in Google Drive che a sembrare d'occhio. Ecco alcune di quelle utili funzionalità che potresti aver perso.
Trova file con la ricerca avanzata
Più file carichi su Google Drive, più devi guardare quando ne hai bisogno. Fortunatamente, hai avanzato opzioni di ricerca Ciò semplifica l'attività.
Immettere una parola chiave o una frase nella casella di ricerca nella parte superiore della pagina principale. Quindi, fai clic sull'icona delle opzioni di ricerca mostra sul lato destro della casella di ricerca.
Vedrai molte opzioni che puoi utilizzare per trovare il tuo file. Scegliere il tipo di file o il proprietario, utilizzare le parole chiave all'interno del file del file o del file, selezionare la posizione, selezionare un'opzione modificata da data o utilizzare uno degli altri campi che vedi.
Seleziona "Cerca" e quindi visualizza i risultati. Se sai in quale cartella si trova un file, puoi anche eseguire un Cerca direttamente in una cartella di Google Drive .
Collegamento direttamente ai file
Un'altra pratica funzionalità di Google Drive è Ottenere un collegamento diretto al tuo file . Puoi farlo senza nemmeno aprire il file. Quindi, salvalo sui tuoi appunti per un rapido accesso o con un collaboratore.
Puoi quindi scegliere "Copia link" per posizionare il link negli appunti e incollarlo dove vuoi. Puoi anche utilizzare questa casella per condividere il link inserendo l'indirizzo email del tuo contatto.
Nella parte inferiore della finestra, utilizzare la sezione di accesso generale per Controlla chi può aprire il file con il collegamento . Puoi scegliere "limitato" per consentire l'accesso solo a coloro con cui condividi o "chiunque abbia link" per consentire a chiunque faccia clic sul link aprire il file.
Lavora con i file Microsoft Office
Non è necessario possedere Microsoft Office per lavorare con i file di Office se hai Google Drive. Potresti ricevere un file Word, Excel o PowerPoint che devi visualizzare o modificare. Puoi aprire questi file nella corrispondente app di Google, documenti, fogli o diapositive.
IMPARENTATO: Come scaricare file e cartelle da Google Drive
Inoltre, puoi scaricamento Documenti, fogli e documenti di diapositiva in formati di Microsoft Office.
Per aprire un documento Office, caricalo su Google Drive come qualsiasi altro file. Quindi fare doppio clic o fare clic con il pulsante destro del mouse, passare a aprirsi e scegliere da Google Documenti, fogli o diapositive.
Quando il file si apre nell'app corrispondente, vedrai il formato di file trattenuto nella parte superiore. Le modifiche salvano automaticamente e puoi quindi scaricare il file nel suo formato Office originale.
Se hai un file di documenti, fogli o diapositive che desideri esportazione e salva Nel formato dell'ufficio, questo è altrettanto facile. Apri il documento e vai alla scheda File. Spostati per scaricare e scegliere il formato nel menu pop-out.
Gestisci le versioni dei file
Simile all'ottenimento di un link al tuo file senza aprirlo, puoi gestire le sue versioni. Questa funzione funziona con file PDF e Microsoft Office e immagini.
Vedrai quindi una finestra pop-up con ogni versione del file, inclusa la versione corrente.
Come puoi vedere nella parte superiore della finestra, la versione precedente può essere eliminata dopo 30 giorni o 100 versioni memorizzate. Se vuoi evitare di perdere una versione precedente, fai clic sui tre punti a destra e scegli "Keep Forever".
Se hai una versione più recente salvata sul tuo dispositivo che si desidera utilizzare, seleziona "Carica nuova versione". Quindi, naviga per il file e scegli "Carica".
Altre due azioni che puoi intraprendere sono eliminare o scaricare una qualsiasi delle versioni che vedi. Usa i tre punti a destra della versione per scegliere "Elimina" o "Scarica".
Visualizza l'attività, i dettagli e la descrizione di un file
Anche se può sembrare una cosa così semplice, essere in grado di visualizzare l'attività e i dettagli per un file potrebbe essere esattamente ciò che devi fare. Inoltre, puoi sfruttare il Descrizioni in Google Drive Per aggiungere i tuoi dettagli.
IMPARENTATO: Come modificare il proprietario di un file in Google Drive
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e selezionare "Visualizza i dettagli".
- Seleziona il file e fai clic sull'icona dei dettagli di visualizzazione (piccola lettera "i") in alto a destra.
- Seleziona il file, fai clic sui tre punti nella parte superiore e seleziona "Visualizza i dettagli".
Vedrai quindi la barra laterale con due schede per dettagli e attività. Con i dettagli puoi rivedere il tipo di file, le dimensioni, proprietario , data creata e altro ancora. Con l'attività, vedrai cose come quando il file è stato caricato o quando è stato modificato.
Per aggiungere una descrizione al file, utilizzare la scheda Dettagli nella barra laterale. Inserisci il testo nella casella Descrizione in basso e premi Invio o restituisce. Questo è un buon modo per distinguere tra file con nomi simili.
Apri il file in modalità Anteprima. Puoi farlo selezionando il file e fare clic sull'icona di anteprima (eye) nella parte superiore o facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo "Anteprima".
Seleziona la parte del file su cui si desidera commentare e quindi selezionare l'icona del commento a destra o in alto.
Digita il tuo commento nella casella che appare e fai clic su "Commenta".
Si noti che puoi usare il simbolo @ (at) per menzionare un collaboratore se lo desideri. Come bonus, hai la possibilità di assegnare il tuo commento a quella persona. Controlla la casella Assegna a Casella e fai clic su "Assegna".
Carica file con la fotocamera del dispositivo mobile
Se si utilizza l'app Mobile Google Drive, hai una funzione aggiuntiva che può fare caricamenti facili . È possibile utilizzare la fotocamera del dispositivo per acquisire un file o altro elemento e caricarlo come PDF (Android) o un'immagine (iPhone.)
IMPARENTATO: Come caricare file e cartelle su Google Drive
Su Android
Apri il App Android Google Drive e tocca il segno più per caricare un file. Quindi, scegli "Scansione".
Tocca il pulsante Shutter per scansionare l'elemento, quindi utilizzare il segno di spunta per salvarlo. È possibile scegliere l'icona della cestino per riconquistare la scansione, se necessario. Seleziona "Salva".
Scegli la posizione per salvarla all'interno di Google Drive e quindi tocca "Salva di nuovo". Vedrai quindi il tuo file scansionato come un PDF.
Su iPhone
Apri il App di iPhone Google Drive e tocca il segno più per caricare un file. Quindi, scegli "Usa la fotocamera".
Tocca il pulsante Shutter per catturare l'immagine Seleziona tocca "Usa la foto" per caricarla. Puoi anche scegliere "Retake" per riconquistare il tiro, se necessario.
Dopo alcuni istanti, vedrai la tua immagine in Google Drive.
A volte le funzionalità sono ovvie, soprattutto se sono quelle che usi spesso. Ma poi ci sono altri che non ti rendi conto esistono e troveresti super utile. Spero che almeno una di queste funzionalità di Google Drive ti sia utile.
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