Viele Leute nehmen Google Drive als selbstverständlich. Sie speichern Dateien dort und holen sie, wenn Sie sie benötigen. Google Drive gibt jedoch mehr zu tun, als das Auge zu treffen. Hier sind einige dieser nützlichen Funktionen, die Sie möglicherweise verpasst haben.
Finden Sie Dateien mit der erweiterten Suche
Je mehr Dateien Sie auf Google Drive hochladen, desto mehr müssen Sie sich ansehen, wenn Sie eine benötigen. Zum Glück haben Sie fortgeschritten Suchoptionen Das erleichtert die Aufgabe.
Geben Sie ein Schlüsselwort oder eine Phrase in das Feld "Suchen im Laufwerk" oben auf der Hauptseite ein. Klicken Sie dann auf das Symbol für Suchoptionen auf der rechten Seite des Suchfelds.
Sie sehen viele Optionen, mit denen Sie Ihre Datei finden können. Wählen Sie den Dateityp oder den Eigentümer, verwenden Sie Schlüsselwörter in der Datei oder in der Dateiname, wählen Sie den Speicherort aus, wählen Sie eine Datumsmodifizierung aus oder verwenden Sie eines der anderen Felder, die Sie sehen.
Wählen Sie „Suche“ und anzeigen Sie Ihre Ergebnisse an. Wenn Sie wissen, in welchem Ordner sich eine Datei befindet, können Sie auch eine ausführen Suchen Sie direkt in einem Google Drive -Ordner .
Links direkt mit Dateien
Eine weitere praktische Google Drive -Funktion ist Erhalten Sie einen direkten Link zu Ihrer Datei . Sie können dies tun, ohne die Datei zu öffnen. Speichern Sie es dann in Ihren Notizen, um einen schnellen Zugriff oder einen Mitarbeiter zu erhalten.
Sie können dann "Link kopieren" auswählen, um den Link in Ihrer Zwischenablage zu platzieren und ihn dort einzufügen, wo Sie möchten. Sie können dieses Feld auch verwenden, um den Link zu teilen, indem Sie die E -Mail -Adresse Ihres Kontakts eingeben.
Verwenden Sie unten im Fenster den Abschnitt Allgemeiner Zugriff auf Steuern Sie, wer die Datei mit dem Link öffnen kann . Sie können "eingeschränkt" auswählen, um nur den Zugriff auf diejenigen zu ermöglichen, mit denen Sie teilen, oder "Personen mit Link", um jeden, der auf den Link klickt, die Datei öffnen zu lassen.
Arbeiten Sie mit Microsoft Office -Dateien
Sie müssen Microsoft Office nicht besitzen, um mit Office -Dateien zu arbeiten, wenn Sie Google Drive haben. Möglicherweise erhalten Sie eine Wort-, Excel- oder PowerPoint -Datei, die Sie anzeigen oder bearbeiten müssen. Sie können diese Dateien in der entsprechenden Google -App, Dokumenten, Blättern oder Folien öffnen.
VERWANDT: So herunterladen Sie Dateien und Ordner vom Google Drive herunter
Zusätzlich können Sie herunterladen Dokumente, Blätter und Foliendokumente in Microsoft Office -Formaten.
So laden Sie es wie jede andere Datei auf Google Drive hoch, um ein Bürodokument zu eröffnen. Dann doppelklicken Sie entweder oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie mit Google Docs, Blättern oder Folien aus und wählen Sie sie aus.
Wenn die Datei in der entsprechenden App geöffnet wird, wird das Dateiformat oben aufbewahrt. Ihre Änderungen speichern automatisch und Sie können die Datei dann im ursprünglichen Office -Format herunterladen.
Wenn Sie eine Dokumente, Blätter oder Foliendateien haben, die Sie möchten exportieren und sparen Im Büroformat ist dies genauso einfach. Öffnen Sie das Dokument und gehen Sie zur Registerkarte "Datei". Wechseln Sie, um das Format im Pop-out-Menü herunterzuladen und auszuwählen.
Dateiversionen verwalten
Ähnlich wie beim Erhalten eines Links zu Ihrer Datei ohne Öffnen können Sie seine Versionen verwalten. Diese Funktion funktioniert mit PDF- und Microsoft -Office -Dateien sowie mit Bildern.
Anschließend sehen Sie ein Popup-Fenster mit jeder Version der Datei, einschließlich der aktuellen Version.
Wie Sie oben im Fenster sehen können, kann die ältere Version nach 30 Tagen oder 100 gespeicherten Versionen gelöscht werden. Wenn Sie vermeiden möchten, eine frühere Version zu verlieren, klicken Sie auf die drei Punkte rechts davon und wählen Sie „für immer“.
Wenn Sie eine neuere Version auf Ihrem Gerät gespeichert haben, die Sie verwenden möchten, wählen Sie "Neue Version hochladen". Suchen Sie dann nach der Datei und wählen Sie "Upload".
Zwei weitere Aktionen, die Sie ergreifen können, sind das Löschen oder Herunterladen einer der Versionen, die Sie sehen. Verwenden Sie die drei Punkte rechts neben der Version, um "Löschen" oder "Download" auszuwählen.
Zeigen Sie die Aktivitäten, Details und Beschreibung einer Datei an
Es scheint zwar eine so einfache Sache zu sein, die Aktivität und Details für eine Datei anzuzeigen, ist zwar genau das, was Sie tun müssen. Zusätzlich können Sie die Vorteile des Beschreibungen in Google Drive um Ihre eigenen Details hinzuzufügen.
VERWANDT: So ändern Sie den Eigentümer einer Datei in Google Drive
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Details anzeigen".
- Wählen Sie die Datei und klicken Sie oben rechts auf das Symbol "Details anzeigen" (kleiner Buchstaben "I").
- Wählen Sie die Datei aus, klicken Sie oben auf die drei Punkte und wählen Sie "Details anzeigen".
Anschließend sehen Sie die Seitenleiste mit zwei Registerkarten für Details und Aktivitäten. Mit Details können Sie den Dateityp, Größe, überprüfen, Größe, Eigentümer , Datum erstellt und mehr. Mit Aktivität sehen Sie Dinge wie beim Hochladen der Datei oder bei der Bearbeitung.
Um der Datei eine Beschreibung hinzuzufügen, verwenden Sie die Registerkarte Details in der Seitenleiste. Geben Sie Ihren Text in das Feld Beschreibung unten ein und drücken Sie die Eingabetaste oder kehren Sie zurück. Dies ist eine gute Möglichkeit, zwischen Dateien mit ähnlichen Namen zu unterscheiden.
Öffnen Sie die Datei im Vorschau -Modus. Sie können dies tun, indem Sie die Datei auswählen und auf das Vorschau-Symbol (Auge) oben oder mit der rechten Maustaste klicken und "Vorschau" auswählen.
Wählen Sie den Teil der Datei aus, die Sie kommentieren möchten, und wählen Sie das Kommentarsymbol rechts oder oben aus.
Geben Sie Ihren Kommentar in das angezeigte Feld ein und klicken Sie auf "Kommentar".
Beachten Sie, dass Sie das Symbol @ (at) verwenden können, um einen Mitarbeiter zu erwähnen, wenn Sie möchten. Als Bonus haben Sie die Möglichkeit, dieser Person Ihren Kommentar zuzuweisen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zuzuweisen und klicken Sie auf "Zuweisen".
Laden Sie Dateien mit Ihrer mobilen Gerätekamera hoch
Wenn Sie die Google Drive Mobile App verwenden, haben Sie eine zusätzliche Funktion, die kann Machen Sie Uploads einfach . Sie können mit Ihrer Gerätekamera eine Datei oder ein anderes Element erfassen und als PDF (Android) oder ein Bild (iPhone) hochladen.
VERWANDT: So laden Sie Dateien und Ordner auf Google Drive hoch
Auf Android
Öffne das Android Google Drive App und tippen Sie auf das Plus -Zeichen, um eine Datei hochzuladen. Wählen Sie dann "Scan".
Tippen Sie auf die Schaltfläche Ausschluss, um das Element zu scannen, und verwenden Sie das Checkmark, um es zu speichern. Sie können den Müll -Can -Symbol auswählen, um den Scan bei Bedarf zurückzugewinnen. Wählen Sie "Speichern".
Wählen Sie den Speicherort, um ihn in Google Drive zu speichern, und tippen Sie dann erneut auf "Speichern". Anschließend sehen Sie Ihre gescannte Datei als PDF.
Auf dem iPhone
Öffne das iPhone Google Drive App und tippen Sie auf das Plus -Zeichen, um eine Datei hochzuladen. Wählen Sie dann "Kamera verwenden".
Tippen Sie auf die Schaltfläche Shortter, um das Bild zu erfassen. Wählen Sie Tippen Sie auf „Foto verwenden“, um es hochzuladen. Sie können auch "Wiederholung" auswählen, um den Schuss bei Bedarf wiederzugewinnen.
Nach ein paar Augenblicken sehen Sie Ihr Image im Google Drive.
Manchmal sind Funktionen offensichtlich, insbesondere wenn sie diejenigen sind, die Sie häufig verwenden. Aber dann gibt es noch andere, die Sie nicht merken, die nicht hilfreich sind. Hoffentlich ist mindestens eine dieser Google Drive -Funktionen für Sie nützlich.
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