Muchas personas dan por sentado Google Drive. Almacene los archivos allí y vaya a buscarlos cuando los necesite. Pero hay más en Google Drive de lo que parece. Estas son algunas de esas características útiles que puede haber perdido.
Buscar archivos con la búsqueda avanzada
Cuantos más archivos cargue en Google Drive, más tendrá que mirar cuando lo necesite. Afortunadamente, has avanzado Opciones de búsqueda que facilita la tarea.
Ingrese una palabra clave o frase en el cuadro Search in Drive en la parte superior de la página principal. Luego, haga clic en el icono de Opciones de búsqueda Show en el lado derecho del cuadro de búsqueda.
Verá muchas opciones que puede usar para encontrar su archivo. Elija el tipo de archivo o el propietario, use palabras clave dentro del archivo o el nombre del archivo, elija la ubicación, seleccione una opción modificada con fecha o use uno de los otros campos que ve.
Seleccione "Buscar" y luego ver sus resultados. Si sabe en qué carpeta se encuentra un archivo, también puede realizar un Busque directamente en una carpeta de Google Drive .
Enlace directamente a los archivos
Otra práctica característica de Google Drive es Obtener un enlace directo a su archivo . Puede hacer esto sin siquiera abrir el archivo. Luego, guárdelo en sus notas para acceso rápido o con un colaborador.
Luego puede elegir "Copiar enlace" para colocar el enlace en su portapapeles y pegarlo donde desee. También puede usar este cuadro para compartir el enlace ingresando la dirección de correo electrónico de su contacto.
En la parte inferior de la ventana, use la sección de acceso general a controlar quién puede abrir el archivo con el enlace . Puede elegir "restringido" para permitir solo el acceso a aquellos que comparte o "cualquier persona con enlace" para que cualquiera que haga clic en el enlace abra el archivo.
Trabajar con archivos de Microsoft Office
No tiene que poseer Microsoft Office para trabajar con archivos de oficina si tiene Google Drive. Puede recibir un archivo Word, Excel o PowerPoint que necesita ver o editar. Puede abrir estos archivos en la aplicación, documentos, sábanas o diapositivas de Google correspondientes.
RELACIONADO: Cómo descargar archivos y carpetas desde Google Drive
Además, puedes descargar Documentos de documentos, sábanas y diapositivas en formatos de oficina de Microsoft.
Para abrir un documento de oficina, cárguelo a Google Drive como cualquier otro archivo. Luego haga doble clic o haga clic con el botón derecho, muévase para abrir y elija entre Google Docs, Sheets o Slides.
Cuando el archivo se abre en la aplicación correspondiente, verá el formato de archivo retenido en la parte superior. Sus cambios guardan automáticamente y luego puede descargar el archivo en su formato de oficina original.
Si tiene un archivo de documentos, sábanas o diapositivas que desea Exportar y guardar En el formato de la oficina, esto es igual de fácil. Abra el documento y vaya a la pestaña Archivo. Muévase para descargar y elija el formato en el menú emergente.
Administrar versiones de archivo
Similar a obtener un enlace a su archivo sin abrirlo, puede administrar sus versiones. Esta característica funciona con archivos PDF y Microsoft Office, así como imágenes.
Luego verá una ventana emergente con cada versión del archivo, incluida la versión actual.
Como puede ver en la parte superior de la ventana, la versión anterior se puede eliminar después de 30 días o 100 versiones almacenadas. Si desea evitar perder una versión anterior, haga clic en los tres puntos a la derecha y elija "Mantenga para siempre".
Si tiene una versión más nueva guardada en su dispositivo que desea usar, seleccione "Cargar nueva versión". Luego, busque el archivo y elija "Carga".
Dos acciones más que puede tomar son eliminar o descargar cualquiera de las versiones que ve. Use los tres puntos a la derecha de la versión para elegir "Eliminar" o "Descargar".
Ver la actividad, los detalles y la descripción de un archivo
Si bien puede parecer una cosa tan simple, poder ver la actividad y los detalles de un archivo podrían ser exactamente lo que debe hacer. Además, puede aprovechar el Descripciones en Google Drive Para agregar sus propios detalles.
RELACIONADO: Cómo cambiar el propietario de un archivo en Google Drive
- Haga clic derecho en el archivo y elija "Ver detalles".
- Seleccione el archivo y haga clic en el icono Vista de detalles (letra pequeña "I") en la parte superior derecha.
- Seleccione el archivo, haga clic en los tres puntos en la parte superior y elija "Ver detalles".
Luego verá la barra lateral con dos pestañas para más detalles y actividad. Con detalles puede revisar el tipo de archivo, tamaño, dueño , fecha creada, y más. Con la actividad, verá cosas como cuando se cargó el archivo o cuándo se editó.
Para agregar una descripción al archivo, use la pestaña Detalles en la barra lateral. Ingrese su texto en el cuadro Descripción en la parte inferior y presione Enter o regrese. Esta es una buena manera de distinguir entre archivos con nombres similares.
Abra el archivo en modo de vista previa. Puede hacerlo seleccionando el archivo y hacer clic en el icono de vista previa (ojo) en la parte superior o hacer clic con el botón derecho y elegir "Vista previa".
Seleccione la parte del archivo en el que desea comentar y luego seleccione el icono de comentarios a la derecha o en la parte superior.
Escriba su comentario en el cuadro que aparezca y haga clic en "Comentario".
Observe que puede usar el símbolo @ (AT) para mencionar un colaborador si lo desea. Como beneficio adicional, tiene la capacidad de asignar su comentario a esa persona. Marque la casilla Asignar a "Asignar".
Cargar archivos con la cámara de su dispositivo móvil
Si usa la aplicación móvil de Google Drive, tiene una función adicional que puede Maquetas fáciles . Puede usar la cámara de su dispositivo para capturar un archivo u otro elemento y cargarlo como PDF (Android) o una imagen (iPhone).
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En Android
Abre el Aplicación Android Google Drive y toque el registro más para cargar un archivo. Luego, elija "Escanear".
Toque el botón del obturador para escanear el elemento y luego use la marca de verificación para guardarlo. Puede elegir el icono de basura para recuperar el escaneo si es necesario. Seleccione "Guardar".
Elija la ubicación para guardarla en Google Drive y luego toque "Guardar" nuevamente. Luego verá su archivo escaneado como PDF.
En iPhone
Abre el Aplicación de iPhone Google Drive y toque el registro más para cargar un archivo. Luego, elija "Use cámara".
Toque el botón del obturador para capturar la imagen Seleccione Toque "Usar foto" para cargarla. También puede elegir "retomar" para recuperar la toma si es necesario.
Después de unos momentos, verá su imagen en Google Drive.
A veces, las características son obvias, especialmente si son las que usas a menudo. Pero luego hay otros que no te das cuenta existen y encontrarían muy útiles. Esperemos que al menos una de estas funciones de Google Drive sea útil para usted.
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