Thông thường, bạn không thể “hoàn tác” một email được gửi nhầm. Một số ứng dụng email có các tính năng tương tự như hoàn tác, chẳng hạn như tính năng “Gọi lại” trong Microsoft Outlook, nhưng những tính năng này sẽ không hoạt động hầu hết thời gian.
Khi gửi email, đừng nhấp vào nút Gửi cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng mình muốn gửi email. Cho dù đó là tin nhắn mà bạn ước mình chưa gửi hay chỉ là một lỗi đánh máy đáng xấu hổ, bạn thường không thể rút lại.
Email đã gửi nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn
Email không giống như một nhận xét trên một trang web mà bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa sau khi thực tế bởi vì nó được lưu trữ ở một nơi duy nhất cho phép chỉnh sửa - trên trang web đó. Khi bạn gửi một email, ứng dụng email của bạn sẽ gửi một bản sao của thông điệp email cho tất cả những người bạn gửi email. Máy chủ email của họ nhận nó và hiển thị nó trong ứng dụng email của họ.
Không có cách nào để quay lại và hoàn tác một email đã được gửi đi. Bản sao nằm trên máy chủ thư của người khác, hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Microsoft Outlook có chứa tính năng “Gọi lại” cho phép bạn gọi lại các thư email trong một số trường hợp nhất định. Các ứng dụng email khác - bao gồm cả Gmail với tính năng lab “Hoàn tác gửi” - cũng cho phép bạn “hoàn tác” một email bạn đã gửi, nhưng tính năng này chỉ là hoạt động thực tế.
Cách hoạt động của tính năng thu hồi Outlook
Microsoft Outlook chỉ cho phép bạn gọi lại hoặc rút lại thư trong một số trường hợp hạn chế. Bạn phải đang sử dụng hệ thống email Microsoft Exchange và bạn phải ở trên cùng một máy chủ Exchange với người nhận. Tính năng này có thể hoạt động khi bạn gửi email cho đồng nghiệp của mình, nhưng bạn không thể sử dụng nó khi gửi email cho ai đó có tài khoản email gia đình hoặc gửi email đến các địa chỉ bên ngoài tổ chức của bạn.
Tính năng thu hồi Outlook hoạt động bằng cách gửi tin nhắn đến hộp thư đến của người khác. Thông báo yêu cầu ứng dụng email của họ vui lòng xóa email bạn vừa gửi. Theo mặc định, Outlook sẽ xóa email nếu họ chưa đọc. Tuy nhiên, người dùng có thể tắt tính năng này nên Outlook sẽ bỏ qua các yêu cầu này. Tính năng Gọi lại chỉ là một cách hỏi độc đáo xem ứng dụng email của họ có muốn bạn xóa email bạn đã gửi hay không.
Nếu người đó đã đọc tin nhắn của bạn, tin nhắn của bạn sẽ không bị xóa nhưng người nhận sẽ được thông báo rằng bạn muốn xóa tin nhắn. Nếu bạn gửi một email đặc biệt đáng xấu hổ, cả email và yêu cầu xóa email tiếp theo có thể hiển thị trong hộp thư đến của một người. Nếu email ban đầu của bạn có lỗi đánh máy hoặc lỗi gây cười, yêu cầu xóa email tiếp theo có thể khiến tình huống trở nên thú vị hơn.
Mặc dù tính năng này có thể hữu ích để xóa các thư có lỗi chính tả hoặc các lỗi khác và gửi cùng một bản sao cập nhật, giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến của đồng nghiệp, nhưng bạn không thể tin tưởng vào tính năng này để rút lại các email mà bạn không muốn gửi.
Thời gian trễ có thể cung cấp cho bạn nút “Hoàn tác”
Một số ứng dụng thư có thể cung cấp cho bạn khả năng nhấn “hoàn tác” sau khi gửi email - có lẽ bạn vừa nhận thấy lỗi đánh máy hoặc một lỗi đáng xấu hổ khác, hoặc có lẽ bạn đã gửi email trong giây phút say mê và giờ bạn đang hối hận về ngôn ngữ bạn đã chọn.
Điều này hoạt động không phải bằng cách thực sự rút lại một email đã gửi, mà bằng cách thêm thời gian trễ trước khi ứng dụng email của bạn thực sự gửi thư đi.
Ví dụ: nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể mở cài đặt của Gmail, nhấp vào Labs và bật tính năng lab “Hoàn tác gửi”. Nó sẽ cung cấp cho bạn một vài giây sau khi bạn gửi email, cho phép bạn nhấp vào Hoàn tác để ngăn email được gửi. Gmail chỉ đợi thêm vài giây sau khi bạn nhấp vào nút Gửi, giúp bạn có chút thời gian để thay đổi quyết định.
Các ứng dụng email khác có thể có các tính năng có thể hoạt động theo cách tương tự. Ví dụ: bạn có thể bỏ chọn tùy chọn “Gửi ngay lập tức khi được kết nối” trong phần Nâng cao trên màn hình Tùy chọn của Outlook. Điều này có thể cho bạn vài phút để “hoàn tác” tin nhắn bằng cách hủy thao tác gửi đi trước khi thao tác gửi / nhận được hẹn giờ tiếp theo, khi tin nhắn sẽ được gửi đi.
Outlook và Gmail có thể có các tính năng giúp bạn yên tâm hơn, nhưng đừng để bị lừa. Chúng không hoạt động hoàn hảo - ngay cả trong trường hợp của Gmail, nếu bạn đến trễ một giây, email đó sẽ biến mất và bạn không thể lấy lại. Khi gửi email, hãy tạm dừng trước khi nhấp vào nút Gửi và đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng để gửi email đó đi.
