Zwykle nie można „cofnąć” e-maila wysłanego przez pomyłkę. Niektóre klienty poczty e-mail mają funkcje podobne do cofania, takie jak funkcja „Przywołaj” w programie Microsoft Outlook, ale nie będą one działać przez większość czasu.
Wysyłając e-maile, nie klikaj przycisku Wyślij, dopóki nie masz absolutnej pewności, że chcesz wysłać e-mail. Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość, której nie wysłałeś, czy tylko żenująca literówka, zwykle nie możesz jej cofnąć.
Wysłana wiadomość e-mail jest poza Twoją kontrolą
Wiadomość e-mail nie przypomina komentarza w witrynie internetowej, którą można później usunąć lub edytować, ponieważ jest przechowywana w jednym miejscu umożliwiającym edycję - w tej witrynie. Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, Twój klient poczty e-mail wysyła kopię wiadomości e-mail do wszystkich, do których wysyłasz e-mail. Ich serwer e-mail odbiera je i wyświetla w swoim kliencie pocztowym.
Nie ma sposobu, aby wrócić i cofnąć e-maila, który został już wysłany. Kopia znajduje się na serwerze poczty innej osoby i jest całkowicie poza Twoją kontrolą.
Microsoft Outlook zawiera funkcję „Recall”, która pozwala w niektórych przypadkach przywołać wiadomości e-mail. Inne klienty poczty e-mail - w tym Gmail z funkcją laboratorium „Cofnij wysyłanie” - również umożliwiają „cofnięcie” wysłanej już wiadomości e-mail, ale ta funkcja jest po prostu sztuczka.
Jak działa funkcja przywracania programu Outlook
Microsoft Outlook umożliwia przywoływanie lub wycofywanie wiadomości tylko w określonych okolicznościach. Musisz korzystać z systemu poczty e-mail Microsoft Exchange i znajdować się na tym samym serwerze Exchange, co odbiorca. Ta funkcja może działać, gdy wysyłasz e-maile do współpracowników, ale nie możesz jej używać, gdy wysyłasz e-maile do kogoś, kto ma domowe konto e-mail lub wysyłasz e-maile na adresy spoza Twojej organizacji.
Funkcja przywracania programu Outlook działa poprzez wysłanie wiadomości do skrzynki odbiorczej drugiej osoby. Wiadomość prosi klienta poczty e-mail o usunięcie właśnie wysłanej wiadomości e-mail. Domyślnie Outlook usunie wiadomość e-mail, jeśli jeszcze jej nie przeczytał. Jednak użytkownik może wyłączyć tę funkcję, aby Outlook zignorował te żądania. Funkcja Recall to po prostu sposób na ładne pytanie, czy ich klient poczty e-mail chciałby usunąć wiadomość e-mail, którą już wysłałeś.
Jeśli dana osoba już przeczytała Twoją wiadomość, Twoja wiadomość nie zostanie usunięta, ale odbiorca zostanie poinformowany, że chcesz usunąć wiadomość. Jeśli wyślesz szczególnie kłopotliwego e-maila, zarówno e-mail, jak i prośba o jego usunięcie mogą być widoczne w skrzynce odbiorczej osoby. Jeśli Twoja oryginalna wiadomość e-mail zawierała zabawną literówkę lub błąd, kolejna prośba o jej usunięcie może sprawić, że sytuacja będzie jeszcze bardziej zabawna.
Chociaż ta funkcja może być przydatna do usuwania wiadomości zawierających literówki lub inne błędy i wysyłania wraz z zaktualizowaną kopią, zmniejszając bałagan w skrzynkach odbiorczych współpracowników, nie możesz liczyć na to, że wycofa wiadomości e-mail, których nigdy nie chciałbyś wysłać.
Opóźnienia czasowe mogą dać przycisk „Cofnij”
Niektórzy klienci pocztowi mogą dać ci możliwość naciśnięcia „cofnij” po wysłaniu wiadomości e-mail - być może właśnie zauważyłeś literówkę lub inny wstydliwy błąd, a może wysłałeś wiadomość e-mail w chwili pasji i teraz żałujesz języka ty wybierz.
Działa to nie przez faktyczne wycofywanie wysłanej wiadomości e-mail, ale przez dodanie opóźnienia, zanim klient poczty e-mail faktycznie wyśle wiadomość.
Na przykład, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, możesz otworzyć ustawienia Gmaila, kliknąć Laboratorium i włączyć funkcję laboratorium „Cofnij wysyłanie”. Daje ci to kilka sekund po wysłaniu wiadomości e-mail, umożliwiając kliknięcie Cofnij, aby zatrzymać wysyłanie wiadomości e-mail. Gmail czeka tylko kilka dodatkowych sekund po kliknięciu przycisku Wyślij, dając Ci trochę czasu na zmianę zdania.
Inni klienci poczty e-mail mogą mieć funkcje, które mogą działać w podobny sposób. Na przykład możesz odznaczyć opcję „Wyślij natychmiast po połączeniu” w sekcji Zaawansowane na ekranie Opcje Outlooka. Może to dać ci kilka minut na „cofnięcie” wiadomości przez anulowanie operacji wysyłania wychodzącego przed następną wyznaczoną operacją wysyłania / odbierania, kiedy wiadomość zostanie wysłana.
Outlook i Gmail mogą mieć funkcje, które starają się zapewnić Ci dodatkowy spokój, ale nie daj się zwieść. Nie działają idealnie - nawet w przypadku Gmaila, jeśli spóźnisz się sekundę, e-mail zniknie i nie będzie można go cofnąć. Podczas wysyłania e-maila zatrzymaj się przed kliknięciem przycisku Wyślij i upewnij się, że jesteś gotowy na jego wysłanie.
