Normaal gesproken kunt u een per ongeluk verzonden e-mail niet 'ongedaan maken'. Sommige e-mailclients hebben functies voor ongedaan maken, zoals de functie 'Terugroepen' in Microsoft Outlook, maar deze werken meestal niet.
Klik bij het verzenden van e-mails pas op de knop Verzenden als u absoluut zeker weet dat u de e-mail wilt verzenden. Of het nu een bericht is dat u niet had willen verzenden of gewoon een gênante typefout, u kunt het meestal niet terugnemen.
Een verzonden e-mail is buiten uw controle
Een e-mail is niet hetzelfde als een opmerking op een website, die u achteraf kunt verwijderen of bewerken, omdat deze is opgeslagen op één plek waar u deze kunt bewerken: op die website. Wanneer u een e-mail verzendt, stuurt uw e-mailclient een kopie van het e-mailbericht naar iedereen die u e-mailt. Hun e-mailserver ontvangt het en toont het in hun e-mailclient.
Er is geen manier om terug te gaan en een reeds verzonden e-mail ongedaan te maken. De kopie staat op de mailserver van iemand anders, u heeft er geen controle over.
Microsoft Outlook bevat een functie "Recall" waarmee u in bepaalde gevallen e-mailberichten kunt oproepen. Met andere e-mailclients, waaronder Gmail met de labs-functie "Verzenden ongedaan maken", kunt u ook een e-mail die u al hebt verzonden, "ongedaan maken", maar deze functie is gewoon goochelarij.
Hoe Outlook Recall-functie werkt
Met Microsoft Outlook kunt u berichten alleen in beperkte omstandigheden intrekken of intrekken. U moet een Microsoft Exchange-e-mailsysteem gebruiken en u moet zich op dezelfde Exchange-server bevinden als de ontvanger. Deze functie werkt mogelijk wanneer u uw collega's e-mailt, maar u kunt deze functie niet gebruiken wanneer u iemand e-mailt met een e-mailaccount thuis of e-mails verstuurt naar adressen buiten uw organisatie.
Outlook-terugroepfunctie werkt door een bericht naar de inbox van de andere persoon te sturen. Het bericht vraagt hun e-mailclient om de e-mail die u zojuist heeft verzonden, te verwijderen. Standaard verwijdert Outlook het e-mailbericht als ze het nog niet hebben gelezen. Het is echter mogelijk dat een gebruiker deze functie uitschakelt, zodat Outlook deze verzoeken negeert. De Recall-functie is slechts een manier om netjes te vragen of hun e-mailclient u een plezier zou doen door een e-mailbericht te verwijderen dat u al hebt verzonden.
Als de persoon uw bericht al heeft gelezen, wordt uw bericht niet gewist, maar wordt de ontvanger geïnformeerd dat u het bericht wilt verwijderen. Als u een bijzonder gênante e-mail verzendt, zijn zowel de e-mail als het vervolgverzoek om deze te verwijderen mogelijk zichtbaar in de inbox van een persoon. Als uw oorspronkelijke e-mail een grappige typefout of fout bevat, kan het vervolgverzoek om deze te verwijderen de situatie des te leuker maken.
Hoewel deze functie handig kan zijn om berichten met typefouten of andere fouten te verwijderen en een bijgewerkte kopie mee te sturen, waardoor de rommel in de inbox van uw collega's wordt verminderd, kunt u er niet op rekenen dat deze e-mails intrekt die u nooit had willen verzenden.
Tijdvertragingen kunnen u een knop "Ongedaan maken" geven
Sommige e-mailclients geven je de mogelijkheid om op 'ongedaan maken' te drukken nadat je een e-mail hebt verzonden - misschien heb je net een typefout of een andere gênante fout opgemerkt, of misschien heb je de e-mail in een moment van passie verzonden en heb je nu spijt van de taal je koos.
Dit werkt niet door een verzonden e-mail daadwerkelijk in te trekken, maar door een vertraging toe te voegen voordat uw e-mailclient het bericht daadwerkelijk verstuurt.
Als u bijvoorbeeld een Gmail-gebruiker bent, kunt u de instellingen van Gmail openen, op Labs klikken en de lab-functie 'Verzenden ongedaan maken' inschakelen. Het geeft je een paar seconden nadat je een e-mail hebt verzonden, zodat je op Ongedaan maken kunt klikken om te voorkomen dat de e-mail wordt verzonden. Gmail wacht gewoon een paar seconden nadat je op de knop Verzenden hebt geklikt, zodat je wat tijd hebt om van gedachten te veranderen.
Andere e-mailclients hebben mogelijk functies die op een vergelijkbare manier kunnen werken. U kunt bijvoorbeeld de optie 'Direct verzenden bij verbinding' uitschakelen in het gedeelte Geavanceerd op het scherm Opties van Outlook. Dit kan u enkele minuten de tijd geven om het bericht "ongedaan te maken" door de uitgaande verzendbewerking te annuleren voor de volgende getimede verzend- / ontvangstbewerking, wanneer het bericht zal worden verzonden.
Outlook en Gmail hebben mogelijk functies die u extra gemoedsrust proberen te geven, maar laat u niet misleiden. Ze werken niet perfect - zelfs in het geval van Gmail, als je een seconde te laat bent, is die e-mail verdwenen en kun je hem niet meer terugnemen. Wanneer u een e-mail verzendt, wacht u even voordat u op de knop Verzenden klikt, en zorg ervoor dat u klaar bent om die e-mail te verzenden.
