โดยปกติคุณไม่สามารถ "เลิกทำ" อีเมลที่ส่งโดยไม่ได้ตั้งใจ โปรแกรมรับส่งเมลบางตัวมีคุณลักษณะที่ไม่เหมือนใครเช่นคุณลักษณะ "เรียกคืน" ใน Microsoft Outlook แต่จะไม่สามารถใช้งานได้เกือบตลอดเวลา
เมื่อส่งอีเมลอย่าคลิกปุ่มส่งจนกว่าคุณจะแน่ใจจริงๆว่าต้องการส่งอีเมล ไม่ว่าจะเป็นข้อความที่คุณไม่ต้องการส่งหรือเป็นเพียงการพิมพ์ผิดที่น่าอับอายคุณก็ไม่สามารถนำกลับมาได้
อีเมลที่ส่งไม่อยู่ในการควบคุมของคุณ
อีเมลไม่เหมือนกับความคิดเห็นบนเว็บไซต์ซึ่งคุณสามารถลบหรือแก้ไขหลังความเป็นจริงได้เนื่องจากอีเมลถูกเก็บไว้ในที่เดียวที่อนุญาตให้แก้ไขได้ - บนเว็บไซต์นั้น เมื่อคุณส่งอีเมลไคลเอนต์อีเมลของคุณจะส่งสำเนาข้อความอีเมลถึงทุกคนที่คุณส่งอีเมลถึง เซิร์ฟเวอร์อีเมลของพวกเขาได้รับและแสดงในโปรแกรมรับส่งเมล
ไม่มีวิธีย้อนกลับและยกเลิกอีเมลที่ส่งไปแล้ว สำเนาอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้อื่นซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณโดยสิ้นเชิง
Microsoft Outlook มีคุณลักษณะ "เรียกคืน" ที่ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนข้อความอีเมลได้ในบางกรณี โปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ รวมถึง Gmail ที่มีคุณลักษณะห้องทดลอง "ยกเลิกการส่ง" ช่วยให้คุณสามารถ "เลิกทำ" อีเมลที่คุณส่งไปแล้วได้ แต่คุณลักษณะนี้เป็นเพียงแค่มือเดียวเท่านั้น
คุณลักษณะการเรียกคืน Outlook ทำงานอย่างไร
Microsoft Outlook อนุญาตให้คุณเรียกคืนหรือถอนกลับข้อความในสถานการณ์ที่ จำกัด เท่านั้น คุณต้องใช้ระบบอีเมล Microsoft Exchange และคุณต้องอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange เดียวกันกับผู้รับ คุณลักษณะนี้อาจใช้งานได้เมื่อคุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน แต่คุณไม่สามารถใช้งานได้เมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนที่มีบัญชีอีเมลที่บ้านหรือส่งอีเมลไปยังที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ
คุณลักษณะการเรียกคืน Outlook ทำงานโดยส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายของบุคคลอื่น ข้อความดังกล่าวขอให้ไคลเอนต์อีเมลโปรดลบอีเมลที่คุณเพิ่งส่ง ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะลบข้อความอีเมลหากยังไม่ได้อ่าน อย่างไรก็ตามเป็นไปได้ที่ผู้ใช้จะปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ดังนั้น Outlook จะไม่สนใจคำขอเหล่านี้ คุณลักษณะการเรียกคืนเป็นเพียงวิธีการถามอย่างดีว่าไคลเอนต์อีเมลของพวกเขาจะช่วยคุณในการลบข้อความอีเมลที่คุณส่งไปแล้วหรือไม่
หากบุคคลนั้นอ่านข้อความของคุณแล้วข้อความของคุณจะไม่ถูกลบ แต่ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณต้องการลบข้อความนั้น หากคุณส่งอีเมลที่น่าอับอายเป็นพิเศษทั้งอีเมลและคำขอติดตามเพื่อลบอาจปรากฏในกล่องจดหมายของบุคคลหนึ่ง หากอีเมลเดิมของคุณมีการพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดที่น่าขบขันคำขอติดตามเพื่อลบอีเมลอาจทำให้สถานการณ์น่าขบขันยิ่งขึ้น
แม้ว่าคุณลักษณะนี้จะมีประโยชน์ในการลบข้อความที่พิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดอื่น ๆ และส่งสำเนาที่อัปเดตไปพร้อมกันซึ่งช่วยลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่คุณไม่สามารถวางใจได้ในการถอนอีเมลที่คุณไม่ต้องการส่ง
ความล่าช้าของเวลาอาจทำให้คุณมีปุ่ม "เลิกทำ"
โปรแกรมรับส่งเมลบางรายสามารถให้คุณกด "เลิกทำ" ได้หลังจากส่งอีเมล - บางทีคุณอาจสังเกตเห็นว่ามีการพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดที่น่าอายอื่น ๆ หรือบางทีคุณอาจส่งอีเมลด้วยความหลงใหลและตอนนี้คุณกำลังเสียใจกับภาษา คุณเลือก.
วิธีนี้ไม่ได้ผลโดยการถอนอีเมลที่ส่งออกจริง แต่เป็นการเพิ่มความล่าช้าก่อนที่ไคลเอนต์อีเมลของคุณจะส่งข้อความออกไปจริงๆ
ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail คุณสามารถเปิดการตั้งค่าของ Gmail คลิกห้องทดลองและเปิดใช้งานคุณลักษณะห้องปฏิบัติการ "ยกเลิกการส่ง" จะให้เวลาคุณสองสามวินาทีหลังจากที่คุณส่งอีเมลโดยให้คุณคลิกเลิกทำเพื่อหยุดการส่งอีเมล Gmail กำลังรอเพียงไม่กี่วินาทีหลังจากที่คุณคลิกปุ่มส่งซึ่งจะทำให้คุณมีเวลาเปลี่ยนใจ
โปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ อาจมีคุณสมบัติที่สามารถทำงานในลักษณะเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือก“ ส่งทันทีเมื่อเชื่อมต่อ” ในส่วนขั้นสูงบนหน้าจอตัวเลือกของ Outlook การดำเนินการนี้อาจให้เวลาคุณสองสามนาทีในการ "เลิกทำ" ข้อความโดยการยกเลิกการดำเนินการส่งขาออกก่อนที่จะดำเนินการส่ง / รับตามกำหนดเวลาถัดไปเมื่อข้อความจะถูกส่งออก
Outlook และ Gmail อาจมีคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณอุ่นใจได้มากขึ้น แต่อย่าถูกหลอกลวง มันทำงานได้ไม่สมบูรณ์ - แม้ในกรณีของ Gmail หากคุณช้าไปครั้งที่สองอีเมลนั้นจะหายไปและคุณไม่สามารถนำกลับมาได้ เมื่อส่งอีเมลให้หยุดชั่วคราวก่อนที่จะคลิกปุ่มส่งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะส่งอีเมลนั้นออกไป
