Normalmente non è possibile "annullare" un'email inviata per errore. Alcuni client di posta elettronica hanno funzionalità simili all'annullamento, come la funzione "Recall" in Microsoft Outlook, ma queste non funzioneranno per la maggior parte del tempo.
Quando invii email, non fare clic sul pulsante Invia finché non sei assolutamente sicuro di voler inviare l'email. Che si tratti di un messaggio che desideri non aver inviato o solo di un errore di battitura imbarazzante, di solito non puoi riprenderlo.
Un'email inviata è fuori dal tuo controllo
Un'email non è come un commento su un sito web, che puoi eliminare o modificare a posteriori perché è archiviata in un unico posto che ne consente la modifica, su quel sito web. Quando invii un'e-mail, il tuo client e-mail invia una copia del messaggio e-mail a tutti i destinatari. Il loro server di posta lo riceve e lo mostra nel proprio client di posta.
Non c'è modo di tornare indietro e annullare un'e-mail già inviata. La copia si trova sul server di posta di qualcun altro, completamente fuori dal tuo controllo.
Microsoft Outlook contiene una funzione "Recall" che consente di richiamare i messaggi di posta elettronica in alcuni casi. Altri client di posta elettronica, tra cui Gmail con la sua funzione di lab "Annulla invio", ti consentono anche di "annullare" un'email che hai già inviato, ma questa funzione è solo un gioco di prestigio.
Come funziona la funzionalità di richiamo di Outlook
Microsoft Outlook ti consente di richiamare o ritirare i messaggi solo in circostanze limitate. Devi utilizzare un sistema di posta elettronica Microsoft Exchange e devi trovarti sullo stesso server Exchange del destinatario. Questa funzione potrebbe funzionare quando invii email ai tuoi colleghi, ma non puoi utilizzarla quando invii email a qualcuno con un account email di casa o invii email a indirizzi esterni alla tua organizzazione.
Funzione di richiamo di Outlook funziona inviando un messaggio alla posta in arrivo dell'altra persona. Il messaggio chiede al suo client di posta elettronica di eliminare l'email che hai appena inviato. Per impostazione predefinita, Outlook eliminerà il messaggio di posta elettronica se non lo hanno ancora letto. Tuttavia, è possibile che un utente disabiliti questa funzionalità in modo che Outlook ignori queste richieste. La funzione Recall è solo un modo per chiedere gentilmente se il loro client di posta elettronica ti farebbe il favore di eliminare un messaggio di posta elettronica che hai già inviato.
Se la persona ha già letto il tuo messaggio, il tuo messaggio non verrà cancellato ma il destinatario verrà informato che desideri eliminare il messaggio. Se invii un'email particolarmente imbarazzante, sia l'email che la richiesta di follow-up per eliminarla potrebbero essere visibili nella posta in arrivo di una persona. Se la tua email originale conteneva un errore di battitura o un errore divertente, la successiva richiesta di cancellazione potrebbe rendere la situazione ancora più divertente.
Sebbene questa funzione possa essere utile per eliminare messaggi con errori di battitura o altri errori e inviare una copia aggiornata, riducendo il disordine nelle caselle di posta dei tuoi colleghi, non puoi contare su di essa per ritirare le email che vorresti non aver mai inviato.
I ritardi possono fornire un pulsante "Annulla"
Alcuni client di posta possono darti la possibilità di premere "Annulla" dopo aver inviato un'e-mail - forse hai appena notato un errore di battitura o un altro errore imbarazzante, o forse hai inviato l'e-mail in un momento di passione e ora stai rimpiangendo la lingua hai scelto.
Questo non funziona ritirando effettivamente un'e-mail inviata, ma aggiungendo un ritardo prima che il tuo client di posta invii effettivamente il messaggio.
Ad esempio, se sei un utente Gmail, puoi aprire le impostazioni di Gmail, fare clic su Labs e abilitare la funzione di lab "Annulla invio". Ti darà alcuni secondi dopo aver inviato un'e-mail, permettendoti di fare clic su Annulla per interrompere l'invio dell'e-mail. Gmail aspetta solo qualche secondo in più dopo aver fatto clic sul pulsante Invia, dandoti un po 'di tempo per cambiare idea.
Altri client di posta elettronica potrebbero avere funzionalità che possono funzionare in modo simile. Ad esempio, puoi deselezionare l'opzione "Invia immediatamente quando connesso" nella sezione Avanzate della schermata Opzioni di Outlook. Questo potrebbe darti alcuni minuti per "annullare" il messaggio annullando l'operazione di invio in uscita prima della successiva operazione di invio / ricezione temporizzata, quando il messaggio verrà inviato.
Outlook e Gmail potrebbero avere funzionalità che cercano di darti ulteriore tranquillità, ma non lasciarti ingannare. Non funzionano perfettamente: anche nel caso di Gmail, se sei in ritardo di un secondo, quell'email sparirà e non potrai più riprenderla. Quando invii un'email, metti in pausa prima di fare clic sul pulsante Invia e assicurati di essere pronto per l'uscita dell'email.
