Biasanya Anda tidak dapat "membatalkan" email yang dikirim karena kesalahan. Beberapa klien email memiliki fitur seperti urung, seperti fitur "Ingat" di Microsoft Outlook, tetapi fitur ini tidak akan berfungsi di sebagian besar waktu.
Saat mengirim email, jangan klik tombol Kirim sampai Anda benar-benar yakin ingin mengirim email tersebut. Baik itu pesan yang Anda harap tidak pernah Anda kirim atau kesalahan ketik yang memalukan, Anda biasanya tidak dapat menariknya kembali.
Email Terkirim Di Luar Kendali Anda
Email tidak seperti komentar di situs web, yang dapat Anda hapus atau edit setelah fakta karena disimpan di satu tempat yang memungkinkan pengeditan - di situs web tersebut. Saat Anda mengirim email, klien email Anda mengirimkan salinan pesan email ke semua orang yang Anda kirimi email. Server email mereka menerimanya dan menampilkannya di klien email mereka.
Tidak ada cara untuk kembali dan membatalkan email yang sudah dikirim. Salinannya ada di server email orang lain, sepenuhnya di luar kendali Anda.
Microsoft Outlook memang mengandung fitur "Recall" yang memungkinkan Anda untuk menarik kembali pesan email dalam kasus tertentu. Klien email lainnya - termasuk Gmail dengan fitur lab "Urungkan Pengiriman" - juga memungkinkan Anda untuk "mengurungkan" email yang sudah Anda kirim, tetapi fitur ini hanyalah sulap.
Cara Kerja Fitur Penarikan Outlook
Microsoft Outlook hanya memungkinkan Anda untuk menarik atau menarik kembali pesan dalam keadaan tertentu. Anda harus menggunakan sistem email Microsoft Exchange, dan Anda harus berada di server Exchange yang sama dengan penerima. Fitur ini dapat berfungsi saat Anda mengirim email ke rekan kerja, tetapi Anda tidak dapat menggunakannya saat Anda mengirim email kepada seseorang dengan akun email rumah atau mengirim email ke alamat di luar organisasi Anda.
Fitur penarikan Outlook bekerja dengan mengirimkan pesan ke kotak masuk orang lain. Pesan tersebut meminta klien email mereka untuk menghapus email yang baru saja Anda kirim. Secara default, Outlook akan menghapus pesan email jika mereka belum membacanya. Namun, ada kemungkinan bagi pengguna untuk menonaktifkan fitur ini sehingga Outlook akan mengabaikan permintaan ini. Fitur Recall hanyalah cara untuk menanyakan dengan baik apakah klien email mereka akan membantu Anda menghapus pesan email yang sudah Anda kirim.
Jika orang tersebut telah membaca pesan Anda, pesan Anda tidak akan dihapus tetapi penerima akan diberitahu bahwa Anda ingin menghapus pesan tersebut. Jika Anda mengirim email yang sangat memalukan, email dan permintaan tindak lanjut untuk menghapusnya mungkin terlihat di kotak masuk seseorang. Jika email asli Anda berisi kesalahan ketik atau kesalahan yang lucu, permintaan tindak lanjut untuk menghapusnya dapat membuat situasi menjadi lebih lucu.
Meskipun fitur ini dapat berguna untuk menghapus pesan dengan kesalahan ketik atau kesalahan lain dan mengirimkan salinan yang diperbarui, mengurangi kekacauan di kotak masuk rekan kerja Anda, Anda tidak dapat mengandalkannya untuk mencabut email yang Anda harap tidak pernah Anda kirim.
Penundaan Waktu Dapat Memberi Anda Tombol "Urungkan"
Beberapa klien email dapat memberi Anda kemampuan untuk menekan "urungkan" setelah mengirim email - mungkin Anda baru saja melihat kesalahan ketik atau kesalahan memalukan lainnya, atau mungkin Anda mengirim email di saat-saat bersemangat dan sekarang Anda menyesali bahasanya Anda memilih.
Ini berfungsi bukan dengan benar-benar menarik kembali email yang terkirim, tetapi dengan menambahkan penundaan sebelum klien email Anda benar-benar mengirim pesan tersebut.
Misalnya, jika Anda pengguna Gmail, Anda dapat membuka setelan Gmail, mengklik Lab, dan mengaktifkan fitur lab "Urungkan Pengiriman". Ini akan memberi Anda waktu beberapa detik setelah Anda mengirim email, memungkinkan Anda mengklik Urungkan untuk menghentikan pengiriman email. Gmail hanya menunggu beberapa detik tambahan setelah Anda mengeklik tombol Kirim, memberi Anda waktu untuk berubah pikiran.
Klien email lain mungkin memiliki fitur yang dapat berfungsi dengan cara yang sama. Misalnya, Anda dapat menghapus centang opsi "Kirim Segera Saat Tersambung" di bagian Lanjutan pada layar Opsi Outlook. Ini mungkin memberi Anda waktu beberapa menit untuk "membatalkan" pesan dengan membatalkan operasi pengiriman keluar sebelum operasi kirim / terima berjangka waktu berikutnya, saat pesan akan dikirim.
Outlook dan Gmail mungkin memiliki fitur yang mencoba memberi Anda ketenangan pikiran tambahan, tetapi jangan tertipu. Mereka tidak bekerja dengan sempurna - bahkan dalam kasus Gmail, jika Anda terlambat sedetik, email itu akan hilang dan Anda tidak dapat menariknya kembali. Saat mengirim email, jeda sebelum mengklik tombol Kirim dan pastikan Anda siap untuk email itu keluar.
