Faksy wciąż jeżdżą po biurach na całym świecie. Agencje rządowe, prawnicy, lekarze i inne wolno działające organizacje często nadal potrzebują faksów - w najlepszym przypadku jest to zło konieczne.
Faks jest często postrzegany jako bezpieczniejszy niż poczta e-mail, chociaż w rzeczywistości tak nie jest. Faksy komunikują się przez linie telefoniczne bez żadnego szyfrowanie a faksy są często trzymane w ruchliwych miejscach, gdzie każdy może łatwo złapać dokumenty.
Alternatywy dla faksowania
ZWIĄZANE Z: Jak skanować dokumenty do formatu PDF za pomocą aparatu w telefonie z systemem Android
Istnieje wiele alternatyw dla faksowania. Jeśli nie jesteś ograniczony przez prawo lub osoba po drugiej stronie żąda użycia faksu, wypróbuj jedną z poniższych możliwości:
- Dokumenty e-mailem : Tak, skromna wiadomość e-mail może zastąpić wiele faksów. Prawdopodobnie i tak wysyłasz faksem dokument napisany z komputera, więc po co zawracać sobie głowę korzystaniem z faksu? Załącz plik do wiadomości e-mail lub po prostu umieść ważny tekst w samej wiadomości e-mail.
- Skanuj i wyślij e-mailem : Jeśli masz faks, który działa również jako skaner, możesz go używać do skanowania dokumentów papierowych do komputera w postaci plików PDF. Dołącz te pliki PDF do wiadomości e-mail, aby je wysłać. Możesz nawet spróbować używając telefonu do skanowania dokumentu - oczywiście, nie będzie to najlepsza jakość, ale widzieliśmy kilka faksów o dość niskiej jakości.
- Prześlij dokumenty: Niektóre organizacje mogą zezwolić na przesyłanie tych zeskanowanych plików dokumentów do sieci WWW zamiast zwykłego wysyłania ich pocztą e-mail.
- Użyj poczty Snail : Poczta zwykła to wolniejsza alternatywa dla faksowania, która jest gorsza pod wieloma względami, ale nie zawsze jest zła. Jeśli nie masz faksu, a dokument nie jest pilny, przeważnie możesz wysłać dokument pocztą tradycyjną do większości organizacji zamiast faksować. Jasne, masz do czynienia z systemem pocztowym, ale przynajmniej nie musisz niczego faksować.
Podpisuj dokumenty bez ich drukowania
ZWIĄZANE Z: Jak elektronicznie podpisywać dokumenty PDF bez ich drukowania i skanowania
Być może będziesz musiał podpisać dokumenty i wysłać je komuś, a po ich wydrukowaniu możesz ulec pokusie, aby je przefaksować. W końcu alternatywą byłoby wydrukowanie dokumentu, podpisanie go, zeskanowanie z powrotem do komputera i wysłanie pocztą e-mail. Zamiast tracić na to czas, możesz użyj oprogramowania, aby zastosować swój prawdziwy podpis do dokumentu na komputerze . Wystarczy, że raz uchwycisz swój podpis, a zostanie on zapisany jako obraz, który możesz zastosować do dokumentów. Możesz łatwo podpisywać przyszłe dokumenty bez ich drukowania.
Jeśli masz tablet z rysikiem, możesz nawet użyj rysika, aby podpisać dokument bezpośrednio na ekranie .
Przefaksuj dokument online
ZWIĄZANE Z: Jak wysyłać i odbierać faksy online bez faksu lub linii telefonicznej
Usługi faksu online pozwalają na faksowanie dokumentów bez konieczności posiadania własnego faksu lub nawet linii telefonicznej. Za pomocą interfejsu internetowego przesyłasz dokument i podajesz numer telefonu odbiorcy. Usługa sama zajmuje się wszystkimi sprawami ostatniej mili, wysyłając dokument do zdalnego faksu za pośrednictwem własnych linii telefonicznych.
Jeśli rzadko potrzebujesz wysyłać faksy, te usługi pozwolą Ci wysłać kilka stron tu i tam bez wydawania ani grosza. Jeśli musisz częściej faksować dokumenty, być może będziesz musiał coś zapłacić - ale i tak będziesz musiał zapłacić za faks i linię telefoniczną.
Te usługi z technicznego punktu widzenia obejmują faksowanie, ale przynajmniej nie mają ochoty korzystać ze starego, niezgrabnego faksu i nie wymagają telefonu stacjonarnego.
Odbierz faks online
Odbieranie faksu może przyprawiać o ból głowy, jeśli masz biuro w domu. Faks musi być włączony i przez cały czas nasłuchiwać faksów. Potrzebujesz dedykowanej linii do odbierania faksów, aby nie przegapić żadnych faksów podczas rozmowy telefonicznej. Możesz poprosić innych o przesłanie Ci dokumentu faksem o określonej godzinie, gdy masz pewność, że Twój telefon stacjonarny nie jest zajęty.
Zamiast zajmować się tymi wszystkimi bzdurami, poproś ludzi o zeskanowanie i wysłanie do Ciebie dokumentów e-mailem. Możesz także użyć innych narzędzi, jeśli nie chcesz polegać na e-mailu - na przykład możesz użyć JotForm wraz z Dropbox aby utworzyć stronę internetową, na której ludzie mogliby przesyłać pliki PDF i pojawiałyby się w folderze w Twoim Dropbox.
Możesz również spróbować skorzystać z usługi, która zapewnia dedykowany numer faksu i umożliwia odbieranie faksów w tym miejscu. Te generalnie kosztują - w końcu usługa faksowa musi zapłacić za dedykowany numer telefonu stacjonarnego i monitorować go za Ciebie. eFax oferuje 10 bezpłatnych stron przychodzących miesięcznie, chociaż nie zapewnia żadnych bezpłatnych stron wychodzących. HelloFax pozwala wysłać pięć darmowych stron, ale to wszystko. Każda bezpłatna usługa faksowania online ma taki haczyk - bezpłatna oferta istnieje, aby Cię przyciągnąć, podczas gdy musisz zapłacić za najważniejsze funkcje. Faksowanie obejmuje połączenie z faksami i numerami telefonów stacjonarnych, a to nie jest darmowe. Jest również często używany do celów biznesowych, a firmy są skłonne wydawać pieniądze na tego typu rzeczy.
Ostatnia deska ratunku: użyj rzeczywistego faksu bez posiadania własnego
Jeśli nie chcesz zajmować się usługami online lub zwykłą pocztą i absolutnie nie masz innego wyjścia, jak tylko wysyłać sporadyczne dokumenty jako faks, nadal istnieje alternatywa dla zakupu własnego faksu i korzystania z telefonu stacjonarnego. Prawdopodobnie możesz odwiedzić lokalny sklep, który oferuje kopiowanie, a on pozwoli ci zapłacić kilka centów za wysłanie faksu. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli często wysyłasz faksy, ale jeśli musisz coś faksować raz w roku, może to być dobra opcja.
Oczywiście nadal wymaga to korzystania z faksu. Niektóre organizacje po prostu żądają faksów i możesz nie czuć się komfortowo, przesyłając bardzo poufne dokumenty do internetowej usługi faksowej. Niewiele możesz zrobić, jeśli masz do czynienia z organizacją, która wymaga faksów.
Faksowanie będzie z nami jeszcze przez jakiś czas, choćby z powodu przepisów, które zachęcają opiekę zdrowotną i organizacje prawne do dalszego korzystania ze starszego systemu faksu zamiast nowoczesnych alternatyw.
Źródło zdjęcia: Abhisek Sarda na Flickr , opowieści o wędrującym youkai na Flickr , AuthenticEccentric na Flickr
