Mașinile de fax sunt încă în trafic în birourile din întreaga lume. Agențiile guvernamentale, avocații, medicii și alte organizații cu mișcare lentă necesită adesea faxuri - în cel mai bun caz, este un rău necesar.
Faxul este adesea văzut ca fiind mai sigur decât e-mailul, deși chiar nu este. Aparatele de fax comunică fără linii telefonice criptare iar aparatele de fax sunt adesea păstrate în zone aglomerate unde documentele ar putea fi ușor preluate de oricine.
Alternative la trimiterea prin fax
LEGATE DE: Cum să scanați documente în format PDF cu camera telefonului dvs. Android
Există o mulțime de alternative la fax. Dacă nu sunteți limitat de legi sau pentru că persoana de la celălalt capăt vă solicită să utilizați faxul, încercați una dintre aceste alternative:
- Documente prin e-mail : Da, e-mailul modest poate înlocui multe faxuri. Probabil că oricum trimiteți prin fax un document tastat de pe un computer, deci de ce să vă deranjați să folosiți un aparat de fax? Atașați fișierul la un e-mail sau includeți doar textul important într-un e-mail.
- Scanare și e-mail : Dacă aveți un aparat de fax care funcționează și ca scaner, îl puteți utiliza pentru a scana documente de hârtie în computerul dvs. ca fișiere PDF. Atașați acele fișiere PDF la un e-mail pentru a le trimite împreună. Ai putea chiar încerca folosind telefonul pentru a scana documentul - Sigur, nu va fi de cea mai bună calitate, dar am văzut niște faxuri destul de scăzute.
- Încărcați documente: Unele organizații vă pot permite să încărcați aceste fișiere de documente scanate pe web, mai degrabă decât să le trimiteți prin e-mail.
- Utilizați Snail Mail : Snail mail este o alternativă mai lentă la trimiterea prin fax, care este mai rău în multe privințe, dar nu este întotdeauna rău. Dacă nu aveți un aparat de fax și documentul nu este urgent, în general puteți trimite un document către majoritatea organizațiilor în loc să îl trimiteți prin fax. Sigur, trebuie să aveți de-a face cu sistemul poștal, dar cel puțin nu trebuie să trimiteți nimic prin fax.
Semnați documente fără a le imprima
LEGATE DE: Cum să semnați electronic documente PDF fără a le imprima și a le scana
Este posibil să trebuiască să semnați documente și să le trimiteți cuiva și, odată ce acestea sunt tipărite, puteți fi tentat să le trimiteți prin fax. La urma urmei, alternativa ar fi să tipăriți documentul, să îl semnați, să îl scanați din nou în computer și să-l trimiteți prin e-mail. Mai degrabă decât să-ți pierzi timpul făcând asta, poți utilizați software pentru a vă aplica semnătura reală unui document de pe computer . Pur și simplu capturați semnătura o dată și aceasta va fi stocată ca o imagine pe care o puteți aplica documentelor. Puteți semna cu ușurință documente viitoare fără a le imprima.
Dacă aveți o tabletă cu un stylus, puteți chiar utilizați stylusul pentru a semna un document direct pe ecran .
Fax a Document Online
LEGATE DE: Cum să trimiteți și să primiți faxuri online fără un aparat de fax sau o linie telefonică
Online fax services vă permit să trimiteți prin fax un document fără a avea nevoie de un aparat de fax propriu sau chiar de o linie telefonică. Utilizați o interfață web pentru a încărca un document și a introduce numărul de telefon al destinatarului. Serviciul în sine se ocupă de toate lucrurile de ultimul kilometru, trimitând prin fax documentul dvs. la aparatul de fax la distanță prin propriile linii telefonice.
Dacă trebuie să trimiteți faxuri rareori, aceste servicii vă vor permite să trimiteți câteva pagini aici și acolo fără a cheltui un cent. Dacă trebuie să trimiteți documente prin fax mai des, este posibil să fiți nevoit să plătiți ceva - dar oricum ar trebui să plătiți pentru un aparat de fax și o linie telefonică.
Aceste servicii implică din punct de vedere tehnic trimiterea de faxuri, dar cel puțin nu au chef să folosească un aparat de fax vechi ciudat și nu necesită să aveți un telefon fix.
Primiți un fax online
Primirea unui fax poate fi o durere de cap dacă aveți un birou la domiciliu. Aparatul dvs. de fax trebuie să fie pornit și să asculte faxurile tot timpul. Aveți nevoie de o linie dedicată pentru a primi faxuri, astfel încât să nu pierdeți niciun fax când sunteți la telefon. S-ar putea să încercați să cereți oamenilor să vă trimită prin fax un document la un anumit moment, când sunteți sigur că telefonul dvs. fix nu este legat.
În loc să rezolvați toate aceste prostii, cereți oamenilor să vă scaneze și să vă trimită documente prin e-mail. De asemenea, puteți utiliza alte instrumente dacă nu doriți să vă bazați pe e-mail - de exemplu, puteți utiliza JotForm împreună cu Dropbox pentru a crea o pagină web în care oamenii ar putea încărca fișiere PDF și ar apărea într-un dosar din Dropbox.
De asemenea, puteți încerca să utilizați un serviciu care vă oferă un număr de fax dedicat și vă permite să primiți faxuri acolo. În general, acestea costă bani - la urma urmei, serviciul de fax trebuie să plătească pentru un număr de telefon fix dedicat și să îl monitorizeze pentru dvs. eFax oferă 10 pagini de intrare gratuite pe lună, deși nu vă oferă pagini de ieșire gratuite. HelloFax vă permite să trimiteți cinci pagini gratuite, dar asta este. Fiecare serviciu gratuit de fax online are o astfel de captură - oferta gratuită există pentru a vă atrage, în timp ce trebuie să plătiți pentru cele mai importante caracteristici. Trimiterea prin fax implică interfața cu aparatele de fax și numerele de telefon fixe, iar acest lucru nu este gratuit. De asemenea, este adesea folosit în scopuri comerciale, iar companiile sunt dispuse să cheltuiască bani pentru acest gen de lucruri.
Ultima stațiune: utilizați un aparat de fax real fără a deține unul
Dacă nu doriți să vă ocupați de serviciile online sau de poștă electronică și nu aveți absolut altă opțiune decât să trimiteți documentul ocazional ca fax, există încă o alternativă la cumpărarea propriului aparat de fax și folosirea unui telefon fix. Probabil puteți vizita un magazin local care oferă copiere și vă vor permite să plătiți câțiva cenți pentru a trimite un fax. Acest lucru nu este ideal dacă trimiteți frecvent faxuri, dar dacă trebuie să trimiteți prin fax o dată pe an, aceasta poate fi o opțiune bună.
Desigur, aceasta implică în continuare utilizarea unui aparat de fax. Unele organizații solicită doar faxuri și este posibil să nu vă simțiți confortabil încărcând documente extrem de sensibile într-un serviciu de fax bazat pe web. Nu puteți face mult dacă aveți de-a face cu o organizație care solicită faxuri.
Trimiterea prin fax va fi în continuare la noi pentru o vreme, chiar dacă doar din cauza reglementărilor care încurajează organizațiile juridice și de asistență medicală să continue să folosească sistemul de fax mai vechi în locul alternativelor moderne.
Credit de imagine: Abhisek Sarda pe Flickr , povești despre un youkai rătăcitor pe Flickr , AuthenticEccentric pe Flickr
