Os aparelhos de fax ainda estão circulando em escritórios em todo o mundo. Agências governamentais, advogados, médicos e outras organizações lentas muitas vezes ainda exigem fax - na melhor das hipóteses, é um mal necessário.
Fax é frequentemente visto como mais seguro do que e-mail, embora na verdade não seja. As máquinas de fax se comunicam por linhas telefônicas sem qualquer criptografia e os aparelhos de fax são frequentemente mantidos em áreas movimentadas, onde os documentos podem ser facilmente agarrados por qualquer pessoa.
Alternativas ao envio de fax
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Existem muitas alternativas ao envio de fax. Se você não está limitado por leis ou porque a pessoa do outro lado exige que você use o fax, tente uma destas alternativas:
- Documentos de Email : Sim, o humilde e-mail pode substituir muitos faxes. Você provavelmente está enviando por fax um documento digitado de um computador, então por que se preocupar em usar um aparelho de fax? Anexe o arquivo a um e-mail ou apenas inclua o texto importante em um e-mail.
- Scan and Email : Se você tiver um aparelho de fax que também funciona como scanner, poderá usá-lo para digitalizar documentos em papel para o computador como arquivos PDF. Anexe esses arquivos PDF a um e-mail para enviá-los junto. Você poderia até tentar usando seu telefone para digitalizar o documento - claro, não será da melhor qualidade, mas vimos alguns faxes de qualidade muito baixa.
- Carregar documentos: Algumas organizações podem permitir que você carregue esses arquivos de documentos digitalizados na web, em vez de simplesmente enviá-los por e-mail.
- Use Snail Mail : O correio tradicional é uma alternativa mais lenta ao envio de fax que é pior em muitos aspectos, mas nem sempre é ruim. Se você não tiver um aparelho de fax e o documento não for urgente, geralmente você pode enviar um documento para a maioria das organizações em vez de enviá-lo por fax. Claro, você tem que lidar com o sistema postal, mas pelo menos não precisa enviar nada por fax.
Assinar documentos sem imprimi-los
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Você pode ter que assinar documentos e enviá-los para alguém, e depois que eles forem impressos, você pode ficar tentado a enviá-los por fax. Afinal, a alternativa seria imprimir o documento, assiná-lo, digitalizá-lo novamente em seu computador e enviá-lo por e-mail. Em vez de perder tempo fazendo isso, você pode use software para aplicar sua assinatura real a um documento em seu computador . Basta capturar sua assinatura uma vez e ela será armazenada como uma imagem que pode ser aplicada a documentos. Você pode facilmente assinar documentos futuros sem imprimi-los.
Se você tem um tablet com uma caneta, pode até use a caneta para assinar um documento diretamente na tela .
Enviar um documento por fax online
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Serviços de fax online permitem que você envie um documento por fax sem precisar de um aparelho de fax próprio ou mesmo de uma linha telefônica. Você usa uma interface baseada na web para fazer upload de um documento e inserir o número de telefone do destinatário. O próprio serviço cuida de todas as coisas de última milha, enviando seu documento por fax para a máquina de fax remota através de suas próprias linhas telefônicas.
Se raramente precisa de enviar faxes, estes serviços permitem-lhe enviar algumas páginas aqui e ali sem gastar um cêntimo. Se você precisa enviar documentos por fax com mais frequência, pode ter que pagar algo - mas você teria que pagar por um aparelho de fax e uma linha telefônica, de qualquer maneira.
Esses serviços envolvem tecnicamente o envio de fax, mas pelo menos eles não querem usar uma máquina de fax velha e desajeitada e não exigem que você tenha um telefone fixo.
Receba um fax online
Receber um fax pode ser uma dor de cabeça se você tiver um escritório doméstico. Sua máquina de fax precisa estar ligada e ouvindo fax o tempo todo. Você precisa de uma linha dedicada para receber fax, para não perder nenhum fax quando estiver ao telefone. Você pode tentar pedir às pessoas que enviem um documento por fax em um horário específico, quando tiver certeza de que seu telefone fixo não está ocupado.
Em vez de lidar com todo esse absurdo, peça às pessoas que digitalizem e enviem documentos por e-mail para você. Você também pode usar outras ferramentas se não quiser depender de e-mail - por exemplo, você pode usar JotForm junto com Dropbox para criar uma página da web onde as pessoas poderiam enviar arquivos PDF e eles apareceriam em uma pasta em seu Dropbox.
Você também pode tentar usar um serviço que forneça um número de fax dedicado e permita que você receba fax nesse local. Geralmente, isso custa dinheiro - afinal, o serviço de fax tem que pagar por um número de telefone fixo dedicado e monitorá-lo para você. eFax oferece 10 páginas de entrada gratuitas por mês, embora não ofereçam nenhuma página de saída gratuita. HelloFax permite enviar cinco páginas grátis, mas é isso. Todo serviço de fax online gratuito tem um problema como este - a oferta gratuita existe para atraí-lo, enquanto você precisa pagar pelos recursos mais importantes. O envio de fax envolve a interface com aparelhos de fax e números de telefone fixo, e isso não é gratuito. Também é frequentemente usado para fins comerciais, e as empresas estão dispostas a gastar dinheiro com esse tipo de coisa.
O último recurso: usar uma máquina de fax real sem possuir uma
Se você não deseja lidar com serviços online ou correio tradicional e não tem escolha a não ser enviar o documento ocasional como um fax, ainda há uma alternativa para comprar seu próprio aparelho de fax e usar um telefone fixo. Você provavelmente pode visitar uma loja local que oferece cópias e eles permitem que você pague alguns centavos para enviar um fax. Isso não é ideal se você envia fax com frequência, mas se tiver que enviar algo por fax uma vez por ano, essa pode ser uma opção aceitável.
Claro, isso ainda envolve o uso de um aparelho de fax. Algumas organizações apenas exigem fax e você pode não se sentir confortável enviando documentos extremamente confidenciais para um serviço de fax baseado na web. Não há muito que você possa fazer se tiver que lidar com uma organização que exige fax.
O envio de fax ainda estará conosco por um tempo, ainda que apenas por causa de regulamentações que incentivam as organizações jurídicas e de assistência médica a continuar usando o sistema de fax mais antigo em vez de alternativas modernas.
Crédito da imagem: Abhisek Sarda no Flickr , contos de um youkai errante no Flickr , AuthenticEccentric no Flickr
