Факси все ще перевозять вантажівками по офісах по всьому світу. Урядові установи, юристи, лікарі та інші організації, що рухаються повільно, все ще потребують факсів - у кращому випадку це необхідне зло.
Факс часто розглядається як більш безпечний, ніж електронна пошта, хоча насправді це не так. Факси-апарати спілкуються по телефонних лініях безкоштовно шифрування а факсимільні апарати часто зберігаються в зайнятих місцях, де кожен може легко захопити документи.
Альтернативи факсу
ПОВ'ЯЗАНІ: Як сканувати документи в PDF за допомогою камери вашого телефону Android
Існує безліч альтернатив факсу. Якщо ви не обмежені законами або тому, що особа з іншого боку вимагає використання факсу, спробуйте одну з таких альтернатив:
- Документи електронної пошти : Так, скромна електронна пошта може замінити багато факсів. Напевно, ви все одно факсом набираєте документ, набраний із комп’ютера, то чому навіщо користуватися факсом? Прикріпіть файл до електронного листа або просто включіть важливий текст до самого електронного листа.
- Сканування та електронна пошта : Якщо у вас є факс, який також виконує функцію сканера, ви можете використовувати його для сканування паперових документів на свій комп’ютер у вигляді PDF-файлів. Прикріпіть ці файли PDF до електронного листа, щоб надіслати їх. Можна навіть спробувати за допомогою телефону для сканування документа - звичайно, це буде не найкращої якості, але ми бачили досить низькоякісні факси.
- Завантажити документи: Деякі організації можуть дозволити вам завантажувати ці відскановані файли документів в Інтернет, а не просто надсилати їх електронною поштою.
- Використовуйте Равликову пошту : Равликова пошта є більш повільною альтернативою факсу, що гірше в багатьох відношеннях, але це не завжди погано. Якщо у вас немає факсу, і документ не є терміновим, ви можете, як правило, надіслати документ більшості організацій, а не факсом. Звичайно, вам доведеться мати справу з поштовою системою, але принаймні вам не потрібно нічого надсилати факсом.
Підписуйте документи, не друкуючи їх
ПОВ'ЯЗАНІ: Як електронно підписувати документи PDF без їх друку та сканування
Можливо, вам доведеться підписати документи та надіслати їх комусь, і після їх роздрукування у вас може виникнути спокуса надіслати їх факсом. Зрештою, альтернативою було б роздрукувати документ, підписати його, відсканувати назад на комп’ютер та надіслати електронною поштою. Замість того, щоб витрачати час на це, ви можете використовуйте програмне забезпечення, щоб застосувати ваш справжній підпис до документа на вашому комп’ютері . Просто захопіть свій підпис один раз, і він буде збережений як зображення, яке ви можете застосувати до документів. Ви можете легко підписати майбутні документи, не друкуючи їх.
Якщо у вас є планшет зі стилусом, ви можете навіть використовуйте стилус для підпису документа безпосередньо на екрані .
Вислати документ факсом через Інтернет
ПОВ'ЯЗАНІ: Як надсилати та отримувати факси в Інтернеті без факсу або телефонної лінії
Інтернет-послуги факсу дозволяють відправляти документи факсом, не потребуючи власного факсу або навіть телефонної лінії. Ви використовуєте веб-інтерфейс для завантаження документа та введення номера телефону одержувача. Сама служба опікується всіма останніми милями, передаючи ваш документ факсом на віддалений факс через власні телефонні лінії.
Якщо вам потрібно надсилати факси лише рідко, ці служби дозволять вам відправляти кілька сторінок туди-сюди, не витрачаючи ні цента. Якщо вам доводиться відправляти документи факсом частіше, можливо, вам доведеться щось заплатити, але все одно доведеться заплатити за факс і телефонну лінію.
Ці послуги технічно передбачають надсилання факсів, але принаймні вони не хочуть користуватися незграбним старим факсимільним апаратом і не вимагають наявності стаціонарного телефону.
Отримайте факс в Інтернеті
Отримання факсу може спричинити головний біль, якщо у вас є домашній офіс. Ваш факс повинен постійно бути увімкненим і слухати факси. Вам потрібна виділена лінія для отримання факсів, щоб не пропустити жодного факсу, коли ви телефонуєте. Ви можете спробувати попросити людей надіслати вам факсом документ у визначений час, коли ви впевнені, що ваш стаціонарний телефон не пов’язаний.
Замість того, щоб займатися цією нісенітницею, попросіть людей відсканувати документи та надіслати вам електронною поштою. Ви також можете використовувати інші інструменти, якщо не хочете покладатися на електронну пошту - наприклад, ви можете скористатися ними JotForm разом з Dropbox щоб створити веб-сторінку, куди люди могли завантажувати файли PDF, і вони з’являлися б у папці у вашому Dropbox.
Ви також можете спробувати скористатися послугою, яка надає вам спеціальний номер факсу та дозволяє отримувати там факси. Як правило, це коштує грошей - зрештою факсимільна служба повинна заплатити за виділений стаціонарний номер телефону та відстежувати його за вами. eFax пропонує 10 безкоштовних вхідних сторінок на місяць, хоча вони не дають вам жодних безкоштовних вихідних сторінок. HelloFax дозволяє надіслати п’ять безкоштовних сторінок, але це все. Кожна безкоштовна послуга факсу в Інтернеті має таку кришку: безкоштовна пропозиція існує, щоб залучити вас, тоді як вам доведеться заплатити за найважливіші функції. Факс передбачає взаємодію з факсимільними апаратами та стаціонарними номерами телефонів, і це не безкоштовно. Він також часто використовується в комерційних цілях, і компанії готові витратити гроші на подібні речі.
В останньому випадку: використовуйте фактичний факс, не маючи у своєму розпорядженні
Якщо ви не хочете мати справу з послугами в Інтернеті чи поштою, і вам абсолютно нічого не залишається, як надіслати випадковий документ у вигляді факсу, є альтернатива придбанню власного факсу та користуванню стаціонарним телефоном. Можливо, ви можете відвідати місцевий магазин, де пропонують копіювання, і вони дозволять вам заплатити кілька центів, щоб відправити факс. Це не ідеально, якщо ви часто надсилаєте факси, але якщо вам доводиться щось факсувати раз на рік, це може бути нормальним варіантом.
Звичайно, це все одно передбачає використання факсу. Деякі організації просто вимагають отримання факсів, і вам може не сподобатися завантажувати надзвичайно конфіденційні документи до веб-служби факсу. Ви не можете багато чого зробити, якщо вам доводиться мати справу з організацією, яка вимагає отримання факсів.
Факс ще деякий час буде з нами, хоча б через правила, які заохочують охорону здоров’я та юридичні організації продовжувати використовувати стару систему факсів замість сучасних альтернатив.
Кредит зображення: Абхісек Сарда на Flickr , казки про мандрівних юкаїв на Flickr , AuthenticEccentric на Flickr
