V kancelářích po celém světě stále přepravují faxy. Vládní agentury, právníci, lékaři a další pomalu se rozvíjející organizace často stále vyžadují faxy - v nejlepším případě je to nutné zlo.
Fax je často považován za bezpečnější než e-mail, i když tomu tak není. Faxové přístroje komunikují po telefonních linkách bez jakékoli šifrování a faxy jsou často uchovávány v rušných oblastech, kde může někdo snadno popadnout dokumenty.
Alternativy k faxování
PŘÍBUZNÝ: Jak skenovat dokumenty do PDF pomocí fotoaparátu telefonu Android
K faxování existuje spousta alternativ. Pokud nejste omezeni zákony nebo protože osoba na druhé straně požaduje použití faxu, vyzkoušejte jednu z těchto alternativ:
- E-mailové dokumenty : Ano, skromný e-mail může nahradit mnoho faxů. Pravděpodobně stejně faxujete dokument napsaný z počítače, tak proč se obtěžovat používat fax? Připojte soubor k e-mailu nebo jen vložte důležitý text do e-mailu samotného.
- Skenujte a e-mailem : Pokud máte fax, který funguje také jako skener, můžete jej použít ke skenování papírových dokumentů do počítače jako soubory PDF. Připojte tyto soubory PDF k e-mailu a pošlete je spolu. Můžete to dokonce zkusit skenování dokumentu pomocí telefonu - jistě, nebude to nejlepší kvalita, ale viděli jsme některé docela nekvalitní faxy.
- Nahrát dokumenty: Některé organizace vám mohou umožnit nahrát tyto soubory naskenovaných dokumentů na web, místo toho, abyste je jednoduše poslali e-mailem.
- Použijte šnečí poštu : Šnečí pošta je pomalejší alternativou k faxování, což je v mnoha ohledech horší, ale není to vždy špatné. Pokud nemáte fax a dokument není urgentní, můžete jej místo faxu poslat většinou organizaci poštou. Jistě, musíte se vypořádat s poštovním systémem, ale alespoň nemusíte nic faxovat.
Podepisujte dokumenty bez jejich tisku
PŘÍBUZNÝ: Jak elektronicky podepisovat dokumenty PDF bez jejich tisku a skenování
Možná budete muset podepsat dokumenty a někomu je poslat, a jakmile budou vytištěny, můžete být v pokušení je odfaxovat. Alternativou by nakonec byl dokument vytisknout, podepsat, naskenovat zpět do počítače a odeslat e-mailem. Spíše než ztrácet čas tím, že můžete používat software k použití vašeho skutečného podpisu na dokument v počítači . Jednoduše zachyťte svůj podpis a bude uložen jako obrázek, který můžete použít na dokumenty. Budoucí dokumenty můžete snadno podepsat, aniž byste je tiskli.
Pokud máte tablet se stylusem, můžete dokonce pomocí stylusu podepište dokument přímo na obrazovce .
Faxujte dokument online
PŘÍBUZNÝ: Jak odesílat a přijímat faxy online bez faxu nebo telefonní linky
Online faxové služby vám umožní faxovat dokument, aniž byste potřebovali vlastní fax nebo dokonce telefonní linku. Pomocí webového rozhraní nahrajete dokument a zadáte telefonní číslo příjemce. Samotná služba se postará o vše na poslední míli a faxuje váš dokument na vzdálený fax pomocí jejich vlastních telefonních linek.
Pokud potřebujete odesílat faxy jen zřídka, tyto služby vám umožní poslat sem a tam několik stránek, aniž byste utratili cent. Pokud budete muset faxovat dokumenty častěji, možná budete muset něco zaplatit - ale stejně budete muset zaplatit za fax a telefonní linku.
Tyto služby technicky zahrnují faxování, ale přinejmenším nemají chuť používat neohrabaný starý fax a nevyžadují, abyste měli pevnou linku.
Přijměte fax online
Pokud máte domácí kancelář, může vás příjem faxu bolet. Váš fax musí být zapnutý a neustále poslouchat faxy. Pro příjem faxů potřebujete vyhrazenou linku, takže vám po telefonu žádné faxy nebudou chybět. Pokud jste si jisti, že váš pevný telefon není svázaný, můžete zkusit požádat lidi, aby vám faxovali dokument v určitou dobu.
Spíše než řešit všechny tyto nesmysly, požádejte lidi, aby vám naskenovali a poslali e-mailem dokumenty. Pokud se nechcete spoléhat na e-mail, můžete použít i jiné nástroje - například můžete použít JotForm spolu s Dropboxem k vytvoření webové stránky, kde by lidé mohli nahrávat soubory PDF a ty by se zobrazovaly ve složce ve vašem Dropboxu.
Můžete také zkusit použít službu, která vám poskytne vyhrazené faxové číslo a umožní vám tam přijímat faxy. To obecně stojí peníze - koneckonců, faxová služba musí platit za vyhrazené telefonní číslo pevné linky a sledovat ho za vás. eFax nabízí 10 příchozích stránek zdarma za měsíc, i když vám neposkytují žádné odchozí stránky zdarma. HelloFax vám umožní poslat pět stránek zdarma, ale to je vše. Každá bezplatná online faxová služba má takový úlovek - existuje bezplatná nabídka, která vás vtáhne, zatímco za nejdůležitější funkce musíte zaplatit. Faxování zahrnuje propojení s faxovými zařízeními a pevnými telefonními čísly, což není zdarma. Často se také používá pro obchodní účely a podniky jsou ochotné za takové věci utrácet.
Poslední možnost: Použijte skutečný fax, aniž byste jej vlastnili
Pokud se nechcete zabývat službami online nebo šnečí poštou a rozhodně nemáte jinou možnost, než příležitostný dokument zaslat jako fax, stále existuje alternativa k nákupu vlastního faxu a používání pevného telefonu. Pravděpodobně můžete navštívit místní obchod, který nabízí kopírování, a ten vám umožní zaplatit pár centů za odeslání faxu. To není ideální, pokud často posíláte faxy, ale pokud musíte něco faxovat jednou za rok, může to být dobrá volba.
Samozřejmě to stále zahrnuje používání faxu. Některé organizace požadují pouze faxy a možná se nebudete cítit pohodlně při nahrávání extrémně citlivých dokumentů do webové faxové služby. Není mnoho, co můžete udělat, pokud musíte jednat s organizací, která vyžaduje faxy.
Faxování tu ještě nějakou dobu budeme, i když jen kvůli předpisům, které podporují zdravotnické a právní organizace, aby místo moderních alternativ nadále používaly starší faxový systém.
Kredit obrázku: Abhisek Sarda na Flickru , příběhy o putujícím youkai na Flickru , AuthenticEccentric na Flickru
