Faksmaskiner transporteres fremdeles på kontorer over hele verden. Offentlige etater, advokater, leger og andre langsomme organisasjoner krever ofte fortsatt fakser - i beste fall er det et nødvendig onde.
Faks blir ofte sett på som sikrere enn e-post, selv om det egentlig ikke er det. Faksmaskiner kommuniserer over telefonlinjer uten noen kryptering og faksmaskiner oppbevares ofte i travle områder der dokumenter lett kan tas tak i av noen.
Alternativer til faksing
I SLEKT: Slik skanner du dokumenter til PDF med Android-telefonens kamera
Det er mange alternativer til faksing. Hvis du ikke er begrenset av lover eller fordi personen i den andre enden krever at du bruker faks, kan du prøve et av disse alternativene:
- Send dokumenter via e-post : Ja, den ydmyke e-postmeldingen kan erstatte mange fakser. Du sender sannsynligvis et dokument som er skrevet fra en datamaskin uansett, så hvorfor bry deg med å bruke en faksmaskin? Legg filen til en e-post eller bare inkluder den viktige teksten i en e-post.
- Skann og send e-post : Hvis du har en faksmaskin som også fungerer som skanner, kan du bruke den til å skanne papirdokumenter til datamaskinen din som PDF-filer. Legg ved PDF-filene til en e-post for å sende dem sammen. Du kan til og med prøve bruke telefonen til å skanne dokumentet - visst, det vil ikke være den beste kvaliteten, men vi har sett noen ganske lave fakser av lav kvalitet.
- Last opp dokumenter: Noen organisasjoner kan tillate deg å laste opp disse skannede dokumentfilene på nettet i stedet for bare å sende dem e-post.
- Bruk Snail Mail : Snail mail er et tregere alternativ til faksing som er verre på mange måter, men det er ikke alltid dårlig. Hvis du ikke har en faksmaskin og dokumentet ikke haster, kan du vanligvis sende et dokument til de fleste organisasjoner i stedet for å sende det via faks. Visst, du må forholde deg til postsystemet, men i det minste trenger du ikke å fakse noe.
Signer dokumenter uten å skrive dem ut
I SLEKT: Hvordan elektronisk signere PDF-dokumenter uten å skrive ut og skanne dem
Du må kanskje signere dokumenter og sende dem til noen, og når de er skrevet ut, kan du bli fristet til å fakse dem. Tross alt vil alternativet være å skrive ut dokumentet, signere det, skanne det tilbake til datamaskinen din og sende det via e-post. I stedet for å kaste bort tiden din på å gjøre dette, kan du bruk programvare til å bruke den virkelige signaturen på et dokument på datamaskinen . Bare ta signaturen din en gang, så lagres den som et bilde du kan bruke på dokumenter. Du kan enkelt signere fremtidige dokumenter uten å skrive dem ut.
Hvis du har en nettbrett med penn, kan du til og med bruk pennen til å signere et dokument direkte på skjermen .
Faks et dokument online
I SLEKT: Hvordan sende og motta fakser online uten en faksmaskin eller telefonlinje
Online faks tjenester lar deg fakse et dokument uten at du trenger en egen faksmaskin eller til og med en telefonlinje. Du bruker et nettbasert grensesnitt for å laste opp et dokument og skrive inn mottakerens telefonnummer. Tjenesten i seg selv tar seg av alle last-mile ting, fakser dokumentet til den eksterne faksmaskinen via sine egne telefonlinjer.
Hvis du bare trenger å sende faks sjelden, vil disse tjenestene tillate deg å sende noen få sider hit og dit uten å bruke et øre. Hvis du må fakse dokumenter oftere, må du kanskje betale noe - men du må uansett betale for en faksmaskin og en telefonlinje.
Disse tjenestene innebærer teknisk faksing, men i det minste har de ikke lyst til å bruke en klumpete gammel faksmaskin og krever ikke at du har en fasttelefon.
Motta en faks online
Å motta en faks kan være hodepine hvis du har hjemmekontor. Faksmaskinen din må være på og lytte til fakser hele tiden. Du trenger en egen linje for å motta fakser, slik at du ikke går glipp av noen fakser når du ringer. Du kan prøve å be folk om å fakse et dokument til deg på et bestemt tidspunkt når du er sikker på at fasttelefonen din ikke er bundet.
I stedet for å takle alt dette tullet, kan du be folk om å skanne og sende dokumenter til deg. Du kan også bruke andre verktøy hvis du ikke vil stole på e-post - for eksempel kan du bruke det JotForm sammen med Dropbox for å lage en webside der folk kan laste opp PDF-filer og de vil vises i en mappe i Dropbox.
Du kan også prøve å bruke en tjeneste som gir deg et dedikert faksnummer og som lar deg motta fakser der. Disse koster vanligvis penger - når alt kommer til alt, må fakstjenesten betale for et dedikert fasttelefonnummer og overvåke det for deg. eFax tilbyr 10 gratis innkommende sider i måneden, selv om de ikke gir deg noen gratis utgående sider. HelloFax lar deg sende fem gratis sider, men det er det. Hver gratis online faksingstjeneste har en fangst som denne - det gratis tilbudet eksisterer for å trekke deg inn, mens du må betale for de viktigste funksjonene. Faksing innebærer grensesnitt med faksmaskiner og fasttelefonnumre, og det er ikke gratis. Det brukes også ofte til forretningsformål, og bedrifter er villige til å bruke penger på denne typen ting.
Den siste utvei: Bruk en faktisk faksmaskin uten å eie en
Hvis du ikke vil håndtere online-tjenester eller snail mail, og du absolutt ikke har noe annet valg enn å sende sporadisk dokument som en faks, er det fortsatt et alternativ til å kjøpe din egen faksmaskin og bruke en fasttelefon. Du kan sannsynligvis besøke en lokal butikk som tilbyr kopiering, og de lar deg betale noen få cent for å sende en faks. Dette er ikke ideelt hvis du ofte sender fakser, men hvis du må fakse noe en gang per år, kan dette være et greit alternativ.
Selvfølgelig innebærer dette fortsatt å bruke en faksmaskin. Noen organisasjoner krever bare fakser, og du føler deg kanskje ikke komfortabel med å laste opp ekstremt følsomme dokumenter til en nettbasert fakstjeneste. Det er ikke mye du kan gjøre hvis du må forholde deg til en organisasjon som krever fakser.
Faksing vil fremdeles være hos oss en stund, enda bare på grunn av forskrifter som oppfordrer helsevesenet og juridiske organisasjoner til å fortsette å bruke det eldre fakssystemet i stedet for moderne alternativer.
Bildekreditt: Abhisek Sarda på Flickr , historier om en vandrende youkai på Flickr , AuthenticEccentric på Flickr
