I fax continuano a circolare negli uffici di tutto il mondo. Le agenzie governative, gli avvocati, i medici e altre organizzazioni lente spesso richiedono ancora i fax: nella migliore delle ipotesi, è un male necessario.
Il fax è spesso visto come più sicuro dell'email, anche se in realtà non lo è. Gli apparecchi fax comunicano senza linee telefoniche crittografia e i fax sono spesso tenuti in aree trafficate dove i documenti potrebbero essere facilmente afferrati da chiunque.
Alternative al fax
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Ci sono molte alternative al fax. Se non sei limitato dalle leggi o perché la persona dall'altra parte ti chiede di usare il fax, prova una di queste alternative:
- Documenti tramite posta elettronica : Sì, l'umile e-mail può sostituire molti fax. Probabilmente stai comunque inviando via fax un documento digitato da un computer, quindi perché preoccuparsi di usare un fax? Allega il file a un'e-mail o includi semplicemente il testo importante in un'e-mail stessa.
- Scansione ed e-mail : Se si dispone di un fax che funziona anche come scanner, è possibile utilizzarlo per acquisire documenti cartacei nel computer come file PDF. Allega i file PDF a un'e-mail per inviarli. Potresti anche provare utilizzando il telefono per eseguire la scansione del documento - certo, non sarà la migliore qualità, ma abbiamo visto alcuni fax di qualità piuttosto bassa.
- Carica documenti: Alcune organizzazioni potrebbero consentire di caricare questi file di documenti scansionati sul Web anziché semplicemente inviarli tramite e-mail.
- Usa Snail Mail : La posta ordinaria è un'alternativa più lenta all'invio di fax che è peggio in molti modi, ma non è sempre male. Se non si dispone di un fax e il documento non è urgente, è generalmente possibile inviare un documento alla maggior parte delle organizzazioni invece di inviarlo via fax. Certo, devi fare i conti con il sistema postale, ma almeno non devi mandare via fax nulla.
Firmare i documenti senza stamparli
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Potrebbe essere necessario firmare documenti e inviarli a qualcuno, e una volta stampati potresti essere tentato di inviarli via fax. Dopotutto, l'alternativa sarebbe stampare il documento, firmarlo, scansionarlo di nuovo sul tuo computer e inviarlo via email. Invece di sprecare il tuo tempo in questo modo, puoi farlo usa un software per applicare la tua vera firma a un documento sul tuo computer . Cattura semplicemente la tua firma una volta e verrà archiviata come immagine che puoi applicare ai documenti. Puoi firmare facilmente documenti futuri senza stamparli.
Se hai un tablet con uno stilo, puoi anche farlo utilizzare lo stilo per firmare un documento direttamente sullo schermo .
Invia un documento in linea via fax
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Online fax services consentono di inviare via fax un documento senza bisogno di un proprio apparecchio fax o anche di una linea telefonica. Utilizzi un'interfaccia basata sul Web per caricare un documento e inserire il numero di telefono del destinatario. Il servizio stesso si prende cura di tutte le cose dell'ultimo miglio, inviando il tuo documento al fax remoto tramite le proprie linee telefoniche.
Se devi inviare fax solo raramente, questi servizi ti permetteranno di inviare qualche pagina qua e là senza spendere un centesimo. Se devi inviare documenti via fax più spesso, potresti dover pagare qualcosa, ma dovresti comunque pagare per un fax e una linea telefonica.
Questi servizi tecnicamente implicano l'invio di fax, ma almeno non hanno voglia di usare un vecchio fax goffo e non richiedono che tu abbia un telefono fisso.
Ricevi un fax in linea
Ricevere un fax può essere un mal di testa se hai un ufficio a casa. Il tuo fax deve essere acceso e in ascolto di fax tutto il tempo. Hai bisogno di una linea dedicata per ricevere i fax in modo da non perdere nessun fax quando sei al telefono. Potresti provare a chiedere alle persone di inviarti un documento via fax in un momento specifico quando sei sicuro che il tuo telefono fisso non sia collegato.
Piuttosto che occuparti di tutte queste sciocchezze, chiedi alle persone di scansionare e inviare documenti via email. Potresti anche utilizzare altri strumenti se non vuoi fare affidamento sull'email, ad esempio potresti usare JotForm insieme a Dropbox per creare una pagina web in cui le persone possono caricare file PDF che verranno visualizzati in una cartella nel tuo Dropbox.
Potresti anche provare a utilizzare un servizio che ti fornisce un numero di fax dedicato e ti consente di ricevere fax lì. Questi generalmente costano denaro - dopotutto, il servizio fax deve pagare per un numero di telefono fisso dedicato e monitorarlo per te. eFax offre 10 pagine in entrata gratuite al mese, sebbene non ti forniscano pagine in uscita gratuite. HelloFax ti consente di inviare cinque pagine gratuite, ma questo è tutto. Ogni servizio di fax online gratuito ha un problema come questo: l'offerta gratuita esiste per attirarti, mentre devi pagare per le funzionalità più importanti. L'invio di fax implica l'interfacciamento con apparecchi fax e numeri di telefono di rete fissa, e questo non è gratuito. Viene spesso utilizzato anche per scopi commerciali e le aziende sono disposte a spendere soldi per questo genere di cose.
L'ultima risorsa: utilizzare un vero fax senza possederne uno
Se non vuoi occuparti di servizi online o posta ordinaria e non hai assolutamente altra scelta che inviare il documento occasionale come fax, c'è comunque un'alternativa all'acquisto del tuo fax e all'utilizzo di un telefono fisso. Probabilmente puoi visitare un negozio locale che offre servizi di copia e ti permetteranno di pagare qualche centesimo per inviare un fax. Questo non è l'ideale se invii spesso fax, ma se devi inviare un fax una volta all'anno, questa può essere un'opzione accettabile.
Ovviamente, questo comporta ancora l'utilizzo di un fax. Alcune organizzazioni richiedono solo fax e potresti non sentirti a tuo agio nel caricare documenti estremamente sensibili su un servizio fax basato sul web. Non c'è molto che puoi fare se hai a che fare con un'organizzazione che richiede fax.
Il fax sarà ancora con noi per un po ', se non altro a causa di normative che incoraggiano le organizzazioni sanitarie e legali a continuare a utilizzare il vecchio sistema fax invece delle alternative moderne.
Credito immagine: Abhisek Sarda on Flickr , racconti di uno youkai errante su Flickr , AuthenticEccentric su Flickr
