Faksilaitteet kuljettavat edelleen konttoreita ympäri maailmaa. Valtion virastot, asianajajat, lääkärit ja muut hitaasti liikkuvat organisaatiot vaativat usein fakseja - parhaimmillaan se on välttämätön paha.
Faksi nähdään usein turvallisemmana kuin sähköposti, vaikka se ei todellakaan ole. Faksilaitteet kommunikoivat puhelinlinjoilla ilman mitään salaus ja fakseja pidetään usein vilkkaalla alueella, josta kuka tahansa voi helposti tarttua asiakirjoihin.
Vaihtoehtoja faksille
LIITTYVÄT: Asiakirjojen skannaaminen PDF-muotoon Android-puhelimen kameralla
Faksille on paljon vaihtoehtoja. Jos laki ei rajoita sinua tai koska toisessa päässä oleva henkilö vaatii faksin käyttöä, kokeile jotakin seuraavista vaihtoehdoista:
- Sähköpostiasiakirjat : Kyllä, nöyrä sähköposti voi korvata monet faksit. Faksaat todennäköisesti tietokoneeltasi kirjoitetun asiakirjan, joten miksi vaivaudut faksilaitteen käyttämiseen? Liitä tiedosto sähköpostiin tai sisällytä vain tärkeä teksti itse sähköpostiin.
- Skannaa ja lähetä sähköpostia : Jos sinulla on faksi, joka toimii myös skannerina, voit skannata sen avulla paperidokumentit tietokoneellesi PDF-tiedostoina. Liitä nämä PDF-tiedostot sähköpostiin lähettääksesi ne mukaan. Voit jopa yrittää skannaa asiakirja puhelimellasi - Varmasti, se ei ole parasta laatua, mutta olemme nähneet melko huonolaatuisia fakseja.
- Lähetä asiakirjat: Jotkut organisaatiot saattavat sallia sinun ladata nämä skannatut tiedostotiedostot verkkoon sen sijaan, että lähetät niihin sähköpostia.
- Käytä etanapostia : Etanaposti on hitaampi vaihtoehto faksille, joka on monella tapaa huonompi, mutta se ei aina ole huono. Jos sinulla ei ole faksia eikä asiakirja ole kiireellinen, voit yleensä lähettää asiakirjan useimmille organisaatioille sen sijaan, että faksisit sen. Toki, sinun on käsiteltävä postijärjestelmää, mutta sinun ei tarvitse ainakin faksata mitään.
Allekirjoita asiakirjat tulostamatta niitä
LIITTYVÄT: PDF-asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen tulostamatta ja skannaamatta niitä
Saatat joutua allekirjoittamaan asiakirjat ja lähettämään ne jollekulle, ja kun ne on tulostettu, saatat olla kiusaus faksata ne. Loppujen lopuksi vaihtoehto olisi tulostaa asiakirja, allekirjoittaa se, skannata se takaisin tietokoneellesi ja lähettää se sähköpostilla. Sen sijaan, että tuhlata aikaa tähän, voit käytä ohjelmistoa oikean allekirjoituksen käyttämiseen tietokoneessa olevaan asiakirjaan . Ota vain allekirjoituksesi kerran ja se tallennetaan kuvana, jota voit käyttää asiakirjoissa. Voit allekirjoittaa tulevat asiakirjat helposti tulostamatta niitä.
Jos sinulla on kynällä varustettu tabletti, voit jopa allekirjoita asiakirja kynällä suoraan näytölle .
Faksaa asiakirja verkossa
LIITTYVÄT: Kuinka lähettää ja vastaanottaa fakseja verkossa ilman faksia tai puhelinlinjaa
Online-faksipalvelut voit faksata asiakirjan tarvitsematta omaa faksia tai edes puhelinlinjaa. Voit ladata asiakirjan verkkopohjaisen käyttöliittymän avulla ja kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron. Palvelu itse huolehtii kaikista viimeisen kilometrin asioista faksaamalla asiakirjan etäfaksilaitteeseen omien puhelinlinjojensa kautta.
Jos sinun tarvitsee lähettää fakseja vain harvoin, näiden palveluiden avulla voit lähettää muutaman sivun tänne ja tänne kuluttamatta senttiäkään. Jos sinun on faksattava asiakirjoja useammin, joudut ehkä maksamaan jotain - mutta sinun on silti maksettava faksista ja puhelinlinjasta.
Näihin palveluihin liittyy teknisesti faksi, mutta ainakaan he eivät halua käyttää vanhaa kömpelöä faksia eivätkä vaadi, että sinulla on lankapuhelin.
Vastaanota faksi verkossa
Faksin vastaanottaminen voi olla päänsärky, jos sinulla on kotitoimisto. Faksilaitteen on oltava päällä ja kuunneltava fakseja koko ajan. Tarvitset erillisen linjan faksien vastaanottamiseen, jotta et menetä fakseja puhelimessa. Voit yrittää pyytää ihmisiä faksaamaan sinulle asiakirjan tiettynä ajankohtana, kun olet varma, että lankapuhelimesi ei ole kiinni.
Sen sijaan, että käsittelisit kaikkea tätä hölynpölyä, pyydä ihmisiä skannaamaan ja lähettämään sinulle asiakirjoja sähköpostitse. Voit käyttää myös muita työkaluja, jos et halua luottaa sähköpostiin - voit esimerkiksi käyttää JotForm yhdessä Dropboxin kanssa luoda verkkosivu, johon ihmiset voivat ladata PDF-tiedostoja ja jotka näkyvät Dropbox-kansiossasi.
Voit myös kokeilla palvelua, joka tarjoaa sinulle erillisen faksinumeron ja jonka avulla voit vastaanottaa fakseja siellä. Nämä maksavat yleensä rahaa - loppujen lopuksi faksipalvelun on maksettava kiinteä lankapuhelinnumero ja valvottava sitä puolestasi. eFax tarjoaa 10 ilmaista saapuvaa sivua kuukaudessa, vaikka ne eivät antaakaan sinulle ilmaisia lähteviä sivuja. HelloFax avulla voit lähettää viisi ilmaista sivua, mutta siinä kaikki. Jokaisella ilmaisella online-faksipalvelulla on tällainen saalis - ilmainen tarjous on olemassa houkuttelemaan sinua, kun taas sinun on maksettava tärkeimmistä ominaisuuksista. Faksiin liittyminen on faksilaitteiden ja lankapuhelinnumeroiden käyttö, eikä se ole ilmaista. Sitä käytetään myös usein yritystarkoituksiin, ja yritykset ovat valmiita käyttämään rahaa tällaisiin asioihin.
Viimeinen keino: Käytä todellista faksia omistamatta sitä
Jos et halua käsitellä verkkopalveluja tai etanapostia ja sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin lähettää satunnainen asiakirja faksina, on edelleen vaihtoehto oman faksin ostamiselle ja lankapuhelimen käyttämiselle. Voit todennäköisesti käydä paikallisessa myymälässä, joka tarjoaa kopiointia, ja voit maksaa muutaman sentin faksin lähettämisestä. Tämä ei ole ihanteellinen, jos lähetät usein fakseja, mutta jos sinun on faksattava jotain kerran vuodessa, tämä voi olla hyvä vaihtoehto.
Tietenkin tähän liittyy edelleen faksilaitteen käyttö. Jotkut organisaatiot vaativat vain fakseja, etkä voi tuntea olosi mukavaksi ladata erittäin arkaluontoisia asiakirjoja verkkopohjaiseen faksipalveluun. Et voi tehdä paljon, jos joudut käsittelemään fakseja vaativaa organisaatiota.
Faksaus on vielä jonkin aikaa kanssamme, jo pelkästään säännösten vuoksi, jotka kannustavat terveydenhuoltoa ja lakiasiain organisaatioita käyttämään vanhempaa faksijärjestelmää nykyaikaisten vaihtoehtojen sijaan.
Kuvahyvitys: Abhishek Sarad Yksi Flickr , tarinoita vaeltavista youkista Flickrissä , AuthenticEccentric on Flickr
