Niektóre wolno działające firmy i agencje rządowe mogą nie przyjmować dokumentów pocztą e-mail, co zmusza Cię do przesłania ich faksem. Jeśli jesteś zmuszony wysłać faks, możesz to zrobić z komputera za darmo.
Omówiliśmy już wcześniej sposoby elektronicznego podpisywania dokumentów bez ich drukowania i skanowania . Dzięki temu procesowi możesz cyfrowo podpisać dokument i przefaksować go do firmy - wszystko na komputerze i bez konieczności drukowania.
Jak działają faksy (i dlaczego są tak niewygodne)
To nie jest takie proste, jak powinno. Wszystkie faksy są podłączone do zwykłych starych linii telefonicznych. Podczas korzystania ze standardowego urządzenia faksowego, ten faks nawiązuje połączenie telefoniczne z podanym numerem. Faks pod numerem docelowym odpowiada, a dokument jest przesyłany przez połączenie telefoniczne.
Ten proces został wymyślony przed Internetem i wydaje się w tym momencie śmiesznie archaiczny. Aby wykonać faks, osoba może wpisać dokument, wydrukować go i zeskanować do faksu, który przesyła go przez linię telefoniczną. Osoba odbierająca faks może następnie zeskanować przefaksowany dokument i zamienić go z powrotem w plik cyfrowy. Zatoczyli pełne koło - dokument został wysłany z jednego komputera do drugiego z dużą ilością dodatkowej pracy i utratą jakości obrazu.
ZWIĄZANE Z: Jak elektronicznie podpisywać dokumenty PDF bez ich drukowania i skanowania
Idealnie byłoby, gdybyś mógł przesłać dokument e-mailem lub w bezpieczniejszy sposób online. Wiele firm uważa faks za bezpieczną metodę przesyłania dokumentów, ale tak naprawdę nie jest - gdyby ktoś węszył na linii telefonicznej, mógłby łatwo przechwycić wszystkie przefaksowane dokumenty.
Nie ma możliwości połączenia się z faksem bezpośrednio przez Internet, ponieważ faks jest podłączony tylko do linii telefonicznych. Aby wysłać faks online, będziemy potrzebować jakiejś bramy, która akceptuje dokumenty przez Internet i przesyła je do faksu. W tym miejscu pojawiają się poniższe usługi. Daj im dokument, a wykonają irytującą pracę, wybierając numer faksu i wysyłając dokument przez linię telefoniczną.
Możesz faksować za pomocą samego komputera, ale…
Oczywiście możesz pominąć poniższe usługi. Microsoft Windows zawiera nawet aplikację do faksowania i skanowania, która umożliwia wysyłanie faksów. Problem polega na tym, że potrzebujesz komputera podłączonego do linii telefonicznej - tak, oznacza to, że potrzebujesz modemu telefonicznego. Potrzebujesz również połączenia telefonicznego z telefonem stacjonarnym i będziesz musiał powiedzieć ludziom, aby nie korzystali z telefonu podczas wysyłania faksów, tak jak w dawnych czasach połączenia telefonicznego. Oczywiście, jeśli dużo faksujesz, możesz zapłacić za dedykowaną linię telefoniczną do faksów - może to być nawet konieczne, jeśli otrzymujesz dużo faksów.
To oczywiście nie jest idealne. Jasne, jeśli chcesz wysłać kilka faksów, kup faks lub modem i podłącz go do telefonu stacjonarnego. Ale prawdopodobnie nie musisz tak często wysyłać i odbierać faksów - miejmy nadzieję, że wystarczy od czasu do czasu wysłać faks, gdy natkniesz się na organizację, która utknęła w przeszłości.
Zeskanuj dokument lub użyj istniejącego pliku cyfrowego
ZWIĄZANE Z: Jak skanować dokumenty do formatu PDF za pomocą aparatu w telefonie z systemem Android
Podstawowy proces jest prosty. Najpierw musisz zeskanować dokument, który chcesz przefaksować, tak jakbyś miał wysłać ten dokument pocztą e-mail. jeśli nie masz skanera leżącego w pobliżu, możesz spróbować skanowanie go smartfonem . Jeśli dokument jest już plikiem na Twoim komputerze, gratulacje - nie musisz niczego skanować.
Gdy dokument jest teraz w formie cyfrowej, możesz wysłać go do serwisu, który wykona za Ciebie irytującą pracę faksu.
Wysyłaj faksy online, bezpłatnie
Istnieje tak wiele usług faksowania online, że trudno jest podjąć przemyślaną decyzję, którą wybrać. Pierwszą rzeczą do rozważenia jest to, jakim jesteś użytkownikiem, jak często będziesz faksować i jakich funkcji potrzebujesz.
Użytkownik energii: RingCentral Fax
Jeśli zamierzasz cały czas wysyłać poufne faksy lub pracujesz dla firmy i próbujesz wybrać usługę, RingCentral Fax , który jest częściowo własnością Cisco i AT&T, jest prawdopodobnie najlepszym wyborem dla twoich potrzeb, zwłaszcza, że mają wiele wspaniałych funkcji bezpieczeństwa i wsparcia dla wielu użytkowników z oddzielnymi liniami faksowymi.
Ma wszystkie funkcje, jakie możesz sobie wyobrazić, w tym integrację z Outlookiem, Dyskiem Google, Dropbox, Box, a nawet możesz uzyskać bezpłatny numer. Posiada również wiele funkcji bezpieczeństwa, które byłyby przydatne dla firm lub osób przesyłających bezpieczne informacje.
Oczywiście, jeśli chcesz wysłać tylko kilka faksów, możesz zapisać się na jeden z ich tanich planów… a następnie po prostu anulować po miesiącu lub dwóch.
Okazjonalny użytkownik
Jeśli od czasu do czasu musisz wysyłać faksy, zalecamy zapisanie się na bezpłatną wersję próbną domeny MyFax , co pozwoli Ci wysłać do 100 stron, czyli więcej stron miesięcznie niż większość ludzi musi przesyłać faksem rocznie. Jeśli potrzebujesz często faksować, możesz przejdź na zwykły plan .
Odbieranie faksów
Jeśli musisz odbierać faksy, musisz zarejestrować się w usłudze płatnej. Usługa będzie musiała ustalić specjalny numer telefonu dla Twojej linii faksu, a to kosztuje. RingCentral , MyFax i wiele innych usług zrobi to, jeśli zapłacisz.
ZWIĄZANE Z: Jak elektronicznie podpisywać dokumenty PDF bez ich drukowania i skanowania
Na szczęście powinieneś przynajmniej mieć możliwość uzyskania bezpłatnej wersji próbnej - RingCentral oferuje na przykład 30 dni bezpłatnego odbioru faksów.
Istnieje wiele usług faksowych, a jeśli potrzebujesz tylko od czasu do czasu wysłać faks, możesz to zrobić za darmo, ale jeśli chcesz odebrać faks, będziesz musiał założyć konto próbne . Zawsze możesz anulować, jeśli chcesz.
Źródło zdjęcia: Matt Jiggins na Flickr , David Voegtle na Flickr
